Excelから直接読み込む

取り込むPDFを用意する。

表データの掲載されているPDFとして、ここでは総務省の情報通信白書を取り込んでみます。

ダウンロードしたサイト

ダウンロードしたPDF

ダウンロードしたPDFファイルの中の赤枠で囲った表をExcelに取り込んでみます。

ExcelでPDFを読み込む

Excelの起動

PDFのインポート

データタブ→データの取得→ファイルから→PDFからをクリックします。

該当のPDFファイルを選択して、「インポート」をクリックします。

表の読み込み

ナビゲータ画面の表示

PDFファイルを選択すると、ナビゲータ画面が表示されます。元のPDFファイルに表が複数ある為、TableとPageに、002、003・・と表示されます。

それぞれクリックすると、内容を確認することができます。

注意:
Tableは、元ファイルに含まれる表のみが対象となります。タイトル文や欄外の備考等は対象となりません。(が、欄外の文章とテーブルに1行空白行が無い場合は、テーブルとみなされる場合があります。)Pageは、表のタイトルや欄外の文章等も対象となります。

アイテムの選択

ここでは表のみを使いますので、Table001を選択して、「読み込み」をクリックします。

読み込んだTableは新しいシートに追加されます。

PowerQueryの起動

こちらをダブルクリックすると、PowerQueryエディターという別画面が開きます。項目の削除や移動等が簡単にできます。

また、読み込んだデータによっては、見出しの部分がColumn01,02等となっている場合があります。その場合は、「1行目をヘッダーとして使用」を選択します。

PowerQueryの終了

修正が終わりましたら、左上の「閉じて読み込む」をクリックします。

データの変換

Tableの読み込みではなく、データの変換を選択すると、先にPowerQueryのエディターが開きます。直接、読み込みでも良いですし、データの変換から閉じて読み込むのでも順番はどちらでも構いません。結果は同じとなります。

Wordを経由して取り込む

取り込むPDFを用意する。

次に、Excel2021以降又はoffice365を使っていない場合は、Excelから直接読み込むことができませんので、その場合はWordを経由して読み込みます。

ななめ線のないPDF

取り込むPDF(テストシート1とテストシート2)を2つ用意します。ななめ線があるPDFと、それがないPDFです。元となるPDFにななめ線があると図として認識される為、テキスト選択できずWordから取り込むことはできませんので、実際の現象をお見せします。

ななめ線のあるPDF

WordでPDFを読み込む

Word2013以降は、PDFファイルを直接開くことができます。文書がそのままWordで再現できるので、単純なレイアウトであれば問題なく使えます。まず、ななめ線のないPDFを読み込んでみます。PDFファイルを右クリックして、プログラムから開くを選択してWordをクリックします。

Word文書への変換

Word文書への変換の確認メッセージが表示されますのでＯＫをクリックします。

変換されたWordの表示

変換されたWordが表示されます。

表のコピー

十字をクリックするか又はテキスト選択ツールで必要な箇所を選択してCTRL+Cでコピーします。

Excelに貼り付け

Excelを開いて、CTRL+Vでペーストします。

後は、罫線やフォント等を自由に調整して完成です。

罫線を調整して、PDFのExcelへの取り込み完了です。

Wordで読み込めないケース

「ななめ線のあるPDF」をWordで読み込むと以下の通り、とても使えるものではありません。

使わない項目に斜線が引いてあるだけですが、複雑なレイアウトとななされ、図として認識されてレイアウトが崩れています。

このような場合は、次に解説します「テキストで読み込む」方法を試して下さい。

テキストで読み込む

Acrobatリーダーで読み込む

PDFをWord経由での取り込みがうまくいかない場合、PDFをテキストで取り込んで、Excelに貼り付け、データを修正する方法です。

表のコピー

CTRL+Aで全体選択して、CTRL+Cでコピーします。

Excelに貼り付け

Excelを開いて、A1セルにカーソルを位置づけて、CTRL+Vでペーストします。

データの修正

数式バーを確認して、A列のセルに全てのデータが格納されていて、スペースが項目の区切りとなっていることが確認できます。

「区切り位置」の選択

データが格納されている列を全て範囲選択して、データタブから「区切り位置」をクリックします。

「元のデータの形式」の選択

「コンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ(D)」を選択します。

区切り文字の選択

区切り文字として、スペースを選択します。

列のデータ形式の選択

そのままで、「完了」をクリックします。

データの修正完了

データがスペースで区切られています。

が、良く見ると、氏名と区分のAがくっついています。これは、元のデータ(テキスト)がくっついていたのが理由です。データの修正で、氏名と区分のAの間にスペースを1つ埋めておけば、正しく区切れたと思います。が、修正せずとも、元のデータ(テキスト)の段階でくっついていない状態にする方法があります。

GoogleChromeで読み込む

PDFを右クリックして「プログラムから開く」を選択し、「Google Chrome」を選択します。MicroSoftのEdge又はgoogleChromeもPDFの閲覧機能を備えています。

表のコピー

CTRL+Aで全体選択して、CTRL+Cでコピーします。

Excelに貼り付け

「貼り付けオプション」の選択

Excelを開いて、A1セルにカーソルを位置づけて、「形式を選択して貼り付け(S)」をクリックします。

「Unicodeテキスト」の選択

元のPDFは同じですが、氏名と区分のAがくっついていません。レイアウト情報はキチンと引き継がれています。変換の精度が高いです。

データの修正完了

罫線の調整して、PDFのExcelへの取り込みの完了です。

取り込めない場合の対処

次のような複雑なレイアウトのPDFは、取り込むことが難しいことがあります。特に、項目が併合されていたり、ななめ線がある場合は、Wordでの読み込みも、テキストでの読み込みもうまくいかないことが多々あります。この場合は、変換できる箇所のみ変換して、あとはExcelを修正するのが最適な方法です。

注意:
このPDFの場合、Excelから直接読み込む方法(PowerQueryで取り込む方法)ではうまくいきました。

Word経由で取り込めない

1枚の図として取り込まれ、テキストがコピーできず、Excelにペーストできません。これはPDFの表が結合されている場合に、テキストが埋め込みになっていない場合等に発生します。

テキストで取り込めない

Acrobatリーダーで取り込めない

Excelにペーストしても、結合されている項目はテキスト選択できていないので抜けている。

GoogleChromeで取り込めない

chromeで読み込んでも、結合されている項目は選択できない箇所が残ります。

Excelにペーストしても、テキスト選択できていないので抜けている。

対応方法

この場合、100%変換は難しいので、必要な数値を取り込み、タイトルや罫線等はExcelを直接修正しましょう。

Excelで修正

元のPDFの結合されている項目が変換されていない為、項目が左詰めとなっていますので、ここを修正します。

項目位置をづらす。

位置をずらして、文字色を赤に変更します。

項目名の入力

抜けている項目名(A,B)を追加します。

Excelの修正完了

これで、PDFのExcelへの取り込みが完了です。

Wordを高画質でPDF変換

WORDは変換ソフトを用いなくても、WORDの機能だけでPDFに変換できます。画質の劣化を高品質に抑える方法として、「ファイル」の「エクスポート」からPDFにするのではなく、「名前を付けて保存する」方法でPDF化を行ないます。ただしこの方法は、あくまで劣化を高品質に抑える手法です。WORDでPDF出力する際には画像はJPEG形式で強制的に圧縮されますので、劣化は避けられません。

名前を付けて保存する。

「参照」をクリック

「ファイル」から「名前を付けて保存」を選択して「参照」をクリックします。

「ファイルの種類」の選択

「PDF」を選択します。

高品質に抑える

「最適化」の選択

「最適化」を「標準」に設定します。

「図の圧縮」の選択

「ツール」から「図の圧縮」をクリック。

「高品質」又は「HD(330ppi）」にチェックを入れて「OK」をクリックします。

先ほどの画面に戻るので「保存」をクリックします。

ファイル保存の完了

CubePDFでPDF化

Wordの機能でWordをPDFに変換した場合、jpeg形式で圧縮される為、画質は必ず劣化します。では、どうすればよいのでしょうか。そこで、ご紹介するのが仮想プリンタとして高機能で無償のCubePDFです。
CubePDFでは、変換時に「PDFの中の画像をjpeg形式で圧縮する。」か否かを選択できますのでチェックを外すことで完全に劣化させることなくPDF化が可能です。

今回ペーパーバック出版の為にWordの機能でPDF変換しました。が、本来B5で生成されなければならないものがB6で生成された為、CubePDFでB6からB5へサイズ変換しましたが、サイズ変換の際に「jpeg形式で圧縮する。」にチェックが入ったままPDF変換した結果、画質の劣化が発生しました。

WordをPDFで保存する際に画像が劣化する現象と原因

Word原稿をPDFで保存する際に、Wordで指定したサイズと異なるPDFが生成されることがある為、CubePDFで指定したサイズへ変換していました。が、「jpeg形式で圧縮する。」にチェックを入れたまま変換したため、画質の劣化が発生していました。

WordをPDFで保存する際に画像の劣化を防ぐ対処と結果

対処

CubePDFのプロパティの詳細設定からサイズの変更(今回はB6からB5)が終わりましたら、「印刷」をクリックして、変換が実行され、最後に確認が求められます。

ここで、オプションのチェックを外し、解像度を350に変更します。

• 「PDFファイル中の画像をjpeg形式で圧縮する」のチェックをはずします。
• 解像度を350にします。

ここを変更せずにそのまま「変換」をクリックすると、画質が劣化してしまいます。

一般的に、Webで表示される解像度の目安は72dpiとなっており、画面上では綺麗に表示されますが、印刷用途としては72dpiの解像度では低い為印刷するとぼやけてしまう場合がありますので、フルカラーの印刷の場合、画像解像度は350dpiが適切です。

留意:
モノクロ原稿(グレースケール)の場合は白と黒しかない為、色の境目がカクカクになっているのが目だってしまいます。そこでより細かい解像度でカクカクを目立たなくする必要がある為、600dpiとなっているのです。フルカラーでは中間色で4色のインクの点々を重ねて表現される為、細かすぎる解像度を設定しても無意味となり一般的にはモノクロほど解像度が必要とされないのです。

結果

画質の劣化はなくなりました。

PDF-Xchange Editorのダウンロード

提供元サイトへアクセス

提供元サイトへアクセスし、ダウンロードサイトにある「PDF-XChange Editor」の「Zipped EXE installer（32/64bit）」が選択されている状態で「Download Now」をクリックすると、インストーラーを含んだZIPファイルのダウンロードが開始します。
※ インストール時は英語表記ですが、ソフトは日本語で利用できます。

解凍

ダウンロードしたファイルを選択して、右クリックメニューから「すべて展開」を選択。

PDF-Xchange Editorのインストール

PDFXVE8.exeの起動

解凍したフォルダに入っている「PDFXVE8.exe」を起動して「Install」をクリック。

「Next」をクリック

セットアップウィザードが起動するので「Next」。

「同意する」にチェックを入れて、「Next」をクリック

「I accept the terms the License Agreement」にチェックを入れて「Next」。

「Custom」をクリック

セットアップタイプは「Custom」をクリック。

※プログラムのインストール先を変更する場合は「Change..」をクリックして任意の場所を指定します。

「Next」をクリック

インストールするプログラムの選択は、そのままで「Next」をクリック

不要なもののチェックを外して「Next」。

• Create a Start Menu folder.:「スタートメニューに追加」
• Create Desktop Icons.:「デスクトップにアイコンを作成」
• Set PDF-Xchange Editor as default application for PDF files.:
  　　　　　　　　　　「PDF X-ChangeをデフォルトのPDFファイルのアプリに設定」
• Show PDF files in browsers.:「ブラウザのPDFファイル閲覧に使用」
• Set Printer “PDF-Xchange Lite” As Defult.:
  　　　　　　　　　　「PDF-XCange Liteをデフォルトのプリンタに設定」。

「Free Version」にチェックを入れて「Next」。

「Install」をクリック。

「Finish」をクリック。

「Close」で閉じて完了。

PDF-Xchange Editorの使い方(文字入力)

インターフェースの切替え

デフォルトでは、メニューが リボンUIになっていますが、右上のアイコンから「クラシックツールバーに切り替え」を選択して、従来のメニューに切り替えることができます。
注意:これまでPDF-XChange Viewerを使っていましたので、「クラシックツールバー」で説明します。

対象ファイルの選択

「開く」をクリックするか又は、画面の中心でダブルクリックするとファイルの選択画面となりますので、対象ファイルを選択します。

文字入力

PDFファイルを開く

文字を書き込む

①「タイプライターツール」をクリック

②文字を入力する。

開始位置にカーソルをもっていき、クリックすると、薄いシアンのマウスポインターに変わります。

文字を入力した後、適切な位置に移動させて完了です。

文字を消す

既に記入されている文字や罫線などを消します。

①「テキストボックスツール」をクリック

②開始位置を決め、ドラッグします。

③枠を消す

右クリックして、プロパティを選択します。

ストロークの色を白に変更します。

枠が消えました。

留意:枠を消して、その上から文字を入力することができます。

PDF-Xchange Editorの使い方(文字装飾)

テキストの強調

「テキストの強調ツール」の選択

文章をマーカーします。

イエローで文章をマーカーしました。
※マーカーの色は、プロパティで変更できます。

吹き出しの追加

「吹き出しツール」の選択

「吹き出し」を付ける。

十字のマークの先端を吹き出しを付けたい箇所に合わせて、ドラッグします。

そのまま、文字を入力します。

「手のひら」のマークをクリックすると、確定します。

PDF-Xchange Editorの使い方(スタンプの押印)

「スタンプツール」をクリック

スタンプを選択すると、カーソルに合わせて移動しますので、適切な位置で、クリックします。クリックする続けたびスタンプを押すことができますので、やめる場合は、「手のひら」のマークをクリックして解除します。

PDF-Xchange Editorの使い方(スタンプの作成)

電子印鑑の作成

陰影の作成

電子印鑑を作り、スタンプとして登録して、PDF文書に印鑑を押します。以下のサイトで、無料で陰影を作ることができます。

陰影の保存

電子印鑑の登録

陰影をスタンプとして登録します。

「スタンプパレット」をクリック

「新しく追加」をクリック

「ファイルから新しいスタンプを追加」をクリック

陰影の登録

「新しいスタンプ」として陰影を選択すると、「新しいコレクション」という分類で、陰影が登録されます。

電子印鑑の押印

「スタンプ」を選択して、電子印鑑をクリック

押印

カーソルにくっついて電子印鑑が移動しますので、該当の位置でクリックして確定させます。ここでは、氏名の後ろにスタンプします。

スタンプの位置が確定したら、スタンプの大きさを調整して完了です。

[ 更新履歴 ]
2022.01.28 「印刷品質の確認方法」を追記しました。

エクセルのPDF印刷で、分割される現象

Excelを開く

社会保険料納付金額のチェックシート(表紙含めて3シート)をブック全体でPDF化します。

ブック全体をPDF化

「変換」をクリック

再度の「変換」の要求

PDFに変換され、変換されたPDFが表示されているが、さらにPDFへの変換を求められる。

上書き確認

再度の「変換」要求に対して「変換」をクリックすると、今度は「上書き」の確認を要求されますので、「OK」をクリックします。

「OK」をクリックすると、そのまま上書きされるケースと、以下のようなエラーが表示されます。

エクセルのPDF印刷で分割される原因

1ページ、2ページは、印刷品質は空白だが、3ページは、600dpiだった

エクセルのPDF印刷で分割される原因(印刷品質)の確認方法

印刷品質は、通常プリンタで確認した場合、印刷品質の項目が灰色となっている場合は表示されていませんので、プリンタをPDFに設定して確認して下さい。

通常プリンタで確認

疑似プリンタをPDFとして確認

エクセルのPDF印刷で分割される時の対応

各々のシートの「印刷品質」を同じにします。

設定方法

ページレイアウトタブ」を選択して、ページ設定をクリック

各ページの設定

1ページと2ページの印刷品質を、3ページと同じ600dpiに変更します。

1ページの設定

2ページの設定

PDF化の実行

PDFが分割されないか?再度、ブック全体のPDF化を行います。

分割されることなく、1ページから3ページまで1つのPDFが作成されました。

その他の対応

上記で印刷品質を統一しても、PDFが分割されることがあります。何故なのか?原因は不明です。(私が知らないだけかも・・・)
この場合は、Excelで「名前を付けて保存」する際に、オプションで「PDF」を選択することができますので、この方法でPDF化して下さい。
留意:この場合は、品質統一は行わなくてもOKです。

プラグイン(flowpaper)の検索

「新規追加」をクリック

「flowpaper」を検索

プラグイン(flowpaper)のインストール

「今すぐインストール」をクリックした後、「有効化」をクリックします。

flowpaperの使い方

設定画面はなく、投稿画面で以下のショートコードを記載するだけです。

実際の運用

記事の投稿

pdfのアップロード

pdfの表示

PDFファイルは、flowpaperのサーバーにアップロードされ、1ファイル15MBまでのようです。PDFファイルのダウンロード、拡大、縮小もできます。左クリックしたまま(つかんだまま)で、画面をずらすことができます。
注意:パラメータのカスタマイズもできますが、詳細は、Wordpress.orgのflowpaperのサイトを確認下さい。

Created using FlowPaper Flipbook Maker ↗

Google Doc Embedder

プラグインの検索

「Google Doc Embedder」と入力して、表示されたら「今すぐインストール」をクリック

有効化

「有効化」をクリックします。

google Doc Embedderの設定

設定

設定画面の表示

「設定」→「GDE Setting」で、サイズ等の変更ができます。デフォルトで使用します。

設定の変更

「PDF Image Generator」と一緒に使用するときは、Advancedセッティングで、「Insert shortcode from Media Library by default」のチェックを外しておかねばなりません。チェックがついたままだと、「Google Doc Embedder」の方が有効となります。Advancedタグを選択し、チェックを外して、「Save Changes」をクリックします。

使い方

記事の投稿

記事の中にPDFを埋め込むために、「メディア追加」をクリックします。

PDFのアップロード

PDFを選択します。

ショートコードの生成

ショートコードが生成され、自動的に埋め込みとなります。

PDFの表示

以下のようにPDFをそのまま表示します。縦スクロールで、すべてのPDFを表示できます。

PDF Image Generator

プラグインの検索

「PDF Image Generator」と入力して、表示されたら「今すぐインストール」をクリック

有効化

「有効化」をクリックします。

設定

「設定」→「PDF画像ジェネレータ」

設定画面の表示

デフォルトのまま使用します。

使い方

記事の投稿

記事の中にPDFを埋め込むために、「メディア追加」をクリックします。

PDFのアップロード

PDFを選択します。

メディアの配置、大きさの選択

メディアの配置、大きさを選択して、「投稿に挿入」をクリックします。

PDFの埋め込み

サムネイル画像にリンクがつき、埋め込みができます。

Webページの表示

サムネイル画像をクリックすると、PDFが開きます。

コントロールパネルを開く

PDFをAcrobatに関連付けます。

①PDFを捜す

②pdfを選択して、「プログラムの変更」を押下します。

③関連付けを終わります。