フォルダ整理する為の4つのルール

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仕事をする上で、情報の共有は、非常に大切なことです。
現在は、フIT環境が整備され、サーバーなどに情報を保管して、共有することがあたりまえとなっています。
ところが、ネットワークを張れば、サーバーに誰でもフォルダを作ったり、ファイルをUPすることができることから、折角、情報共有しても、求める情報(ファイルなど)がどこにあるのか?わからないというのが現状ではないでしょうか?自由にフォルダやファイルを作ることができる為、保管すれども検索できないのです。また、ファイルの最新版管理もできていない為、全く同じ名前のファイルが、別のフォルダに存在することが、良くあります。
そこで、私が行ってきたフォルダの整理術を、ご紹介します。

  1. フォルダの第1階層は、フォルダ名を予め、以下の如く決めてしまう。
    但し、第2階層、青色のフォルダのみは予め作成しておく。
  2. folder_list

    これまでIT関連企業、卸売り業、福祉関連企業で、このフォルダ構成を使ってきましたが、第1階層は9つのフォルダでほぼ分類を行うことができました。

    ①01.0企画・提案・改善

    このフォルダには、プロジェクトの企画書や提案書などの情報を格納します。

    kikaku-teian

    ②02.0情報リテラシー

    このフォルダには、システムやソフトのインストール手順書や操作マニュアルなどを保管します。

    it-reteracy

    ③03.0インフラストラクチャー

    このフォルダには、全社で使用する文書のフォームなどの原紙や、メールアドレス一覧表などを格納します。尚、第2階層、青色のフォルダのみは予め作成しておく。

    infrastracture

    ④04.0組織運営

    このフォルダには、全社の組織運営に関する情報を格納します。尚、第2階層、青色のフォルダのみは予め作成しておく。

    orga-operation

    ⑤05.0拠点運営

    このフォルダには、各拠点運営に関する情報を格納します。拠点がある場合は、第2階層は、拠点となり、拠点がない場合は、部署(部や課)となります。

    bra-operation

    ⑥06.0教育訓練

    このフォルダには、教育訓練に関する情報を格納します。

    education

    ⑥07.0総務

    このフォルダには、総務に関する情報を格納します。赤色のフォルダ(07.0総務~09.0経理)は、一般には公開せず、特定の者のみの扱いとなります。

    soumu

    ⑥08.0人事

    このフォルダには、人事に関する情報を格納します。赤色のフォルダ(07.0総務~09.0経理)は、一般には公開せず、特定の者のみの扱いとなります。

    jinji

    ⑥09.0経理

    このフォルダには、経理に関する情報を格納します。赤色のフォルダ(07.0総務~09.0経理)は、一般には公開せず、特定の者のみの扱いとなります。

    keiri

  3. 第1階層のフォルダの追加・削除は、承認制として特定の者のみ扱えることとする。
    第1階層のフォルダは、特定の者でしか扱えないものとし、追加が必要な場合は、承認の上、特定の者がフォルダを追加する
  4. 第1階層の内、赤色のフォルダ(07.0総務~09.0経理)は、一般には公開せず、特定の者の制限をかける。
    赤色のフォルダは、総務、人事、経理の者のみ扱えるものとする。
  5. 第1階層以外は、自由にフォルダを設定して頂く
    但し、出来る限り必要と思われるフォルダは予め作成しておく。自分でフォルダを作成するのではなく、作成されているフォルダを使わせる様にします。
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