メールタイトルに「~について」や「~の件」は、使わない。

メールは、仕事をする上で、非常に有益なコミュニケーションツールです。メールを使いこなせば、情報のやりとりであれば、たいていの仕事はメールで済ますことができます。また、電話と違って、メールは記録が残りますので、後に確認が必要となった場合に、メールの履歴を検索すれば、その内容を確認することができます。
ところが、メールを受け取るも、内容がわからず、電話で確認しなければならない事があります。
<悪いメールサンブル>
メールタイトル:会議について
メール本文  :金曜日の13:00より会議を行いますので、参加して下さい。

<問題点>
①タイトルが「会議について」となっているが、会議のテーマ、目的は?
②参加者の記載がないので、参加者が不明。
③準備するものはないのか?
④会議の終了予定は?

<良いメールサンプル>
メールタイトル
営業会議開催のご案内
メール本文
①日時・・・平成28年9月2日(金)、13:00~17:00

注意:17:00で終わらなければ、19:00まで延長

②場所・・・本社第2会議室
③参加・・・会田営業部長、井上第1営業課長、上田主任、江川さん、奥田さん
④議題・・・今期営業目標の見直し
⑤準備する物

  • 各個人の提出済みの営業目標シート
  • メールタイトルは、「~ついて」「~の件」とせず、「~の依頼」「~の報告」「~の確認」等とする事。
  • テーマによって、自分のフォーマットを持っておくこと。

<例1>会議であれば、上記のように、①日時、②場所、③参加、④議題、⑤その他など
<例2>トラブルであれば、①現象、②原因、③対応、④結果など

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