CocoonLP[有給休暇管理表]-infotop

自分自身の有休残がどれくらいあるのか?消滅する有休が残っているなら使いたい、新たな有休はいつ付与されるのか等、気になります。2019年4月から年10日以上の年次有給休暇を付与される従業員については、最低5日以上の有給休暇を取得することが義務づけられました。法律で決められていますので、罰則もあります。キチンと取得する為にも、しっかりと管理しましょう。毎月、消化した有給休暇の日数を入力するだけで、自動計算して確実な有休管理を行うことができます。

  • 自分の有給休暇の残日数はわかりますか?
  • 2年間で残っていた有給休暇が消滅することは知っていますか
  • 最低5日の有休取得の義務付けは知っていますか?
  • 有給休暇管理簿は、個人毎に管理できていますか?

有給休暇制度とは?

使用者は、労働者ごとに、時季、日数及び基準日を明らかにした年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存しなければなりません。

 

有給休暇の付与

労働基準法39条では年次有給休暇の付与は業種や業態、正社員、パートタイム・アルバイトといった労働者区分に関係なく、要件を満たせば年次有給休暇の付与が義務づけられています。

通常の労働者

通常の労働者(正社員)には、雇い入れの日から起算して勤続勤務年数ごとに、勤続勤務年数に応じた年次有給休暇日数を付与しなければいけません。

全労働日の8割以上の出勤という条件を満たすと、雇用した日から6ヶ月後に10日付与されます。その後の1年間で同様に8割以上の出勤という条件を満たすと、継続勤務1年6ヶ月で11日の付与となります。翌年の継続勤務2年6ヶ月では12日、それ以降は毎年2日ずつ増えていき、6年6ヶ月以降の条件を満たした年は、年次有給休暇の付与は一律20日 となります。

パートタイマー

パートタイム・アルバイトの労働者には、週所定労働日数4日以下かつ週所定労働時間30時間未満の場合、以下の年次有給休暇日数が付与されます。付与日数は、週所定労働日数と勤続年数を基準に変わります。

パートタイムやアルバイト等、所定労働日数が少ない労働者も出勤率等の条件を満たすと、年次有給休暇が比例的に付与されます。たとえば、所定労働日数が週3日の場合、継続して6ヶ月勤務すると5日、1年6ヶ月の勤務で6日であり、6年6ヶ月での11日が限度として付与されます。

有給休暇の消滅時効

有給休暇の有効期限は発生日より2年間と定められています。

例えば、2015年10月1日に入社したAさんは、6ヶ月後の2016年4月1日に10日の有給休暇が、付与されます。そして、1年後の2017年4月1日には、11日が付与されます。つまり2017年4月1日には10日+11日=21日分の有給休暇が残っています。さらに有給休暇の消化をせずに1年経過して2018年4月1日になると、12日が付与されます。が、有給休暇の有効期限が2年の為、最初の10日間が消滅してしまいますので11日+12日=23日が、有給休暇の残となります。

有給休暇の消化の順番

有給休暇の消化の順番については、労働基準法では決まりはありません。

つまり有給休暇が全部無くならず、且つ付与分・繰越分が残っている場合には、使用者は、有給休暇を与える時に、付与分から消化していくか繰越分から消化していくかを指定する事ができ、どちらから消化するかを定めていない場合は会社が指定する事ができます。但し、その場合は、就業規則等で明示しなければなりません。使用者が指定をしないときは、労働者は繰越分から消化することを指定できます。使用者も労働者も指定しないときは、使用者にとって有利な、本年度分からの消化となります。

例:

2017年4月1日から2018年3月31日までの間(有給休暇が21日残っている)で、5日間の有給休暇を取得した場合、繰越の有給日数は何日となるのでしょうか?

繰越分から消化

諸葛孔明さん、正社員、週5日勤務

2017年6月に5日の有給を消化した場合は、繰越分(0.5年目の有給付与分)10日から5日間が控除された上で、その残り5日分は時効により消滅します。よって付与分(1.5年目の有給付与分)11日は、そのまま繰り越されますので、2.5年目の有給付与分12日を加算して、当月有給残は23日となります。

付与分から消化

諸葛孔明さん、正社員、週5日勤務

2017年6月に5日の有給を消化した場合は、先に付与分(1.5年目の有給付与分)11日から控除される為、まず繰越分(0.5年目の有給付与分)の10日が時効により消滅します。それから付与分(1.5年目の有給付与分)11日から5日間が控除され、残り6日と2.5年目の有給付与分12日を加算して、当月有給残は、18日となります。

繰越分から消化

有給休暇管理表は、労働者保護の観点から「繰越分から消化」を採用しています。

全て、管理できます。

  • 有休休暇の残日数は、毎月、把握できます。
  • 時効消滅する日数は、お知らせしましょう。
  • 最低5日の有休取得の対象者の取得日数がわかります。
  • 有給休暇管理表は、個人毎にexcelシートで管理します。

有給休暇管理表

(V1.0)・・・2021.02.15より、V2.0に改定しています。(時季入力欄を追加)

(v2.0)・・・V1.0に時季入力欄を追加したものです。(仕様は変更ありません)

時季(労働者が実際に年次有給休暇を取得した日付)を記入できる欄を追加しました。


ここでは、1月度給与(2月15日支給)計算時の本阿弥光悦さんを例として、有給休暇管理表の更新の仕方を説明します。

本阿弥光悦さんのケース

シート(有給休暇管理表)の選択

本阿弥光悦さんのシートを選択して表示します。現在(2021.02.10)、有給休暇の残は、7.5日となっています。期首(令和2年4月1日)時点で19.5日あった有給休暇は、令和2年12月31日までに12日間を消化して、残り7.5日となっています。

有給休暇申請書の確認

本阿弥光悦さんは、1月度(令和3年1月1日から令和3年1月31日)は、3日間の有給休暇を取得しています。つまり、1月度の1ヶ月間の消化日数が3日ということです。

シート(有給休暇管理表)の更新

本阿弥光悦さんのシートの消化日数欄に、1月度の消化日数3日を加算します。12日だった消化日数を3日を加算した15日に書き換えます。そして、時季欄に消化した日付(1月1日、1月11日、1月31日)を入力します。

給与明細書の有給残と突合せ

更新した「有給休暇管理表」の期末残高が、給与明細書の「当月有給残」と一致するかを確認します。


有給休暇管理表の保管

印刷した更新済みの「有給休暇管理表」は、「有給休暇申請書」と共に個人毎に保管します。
但し、有給休暇管理表で、消化した日付も入力して管理できていますので、正確には「有給休暇申請書」を個人毎に保管する必要はありません。
(提出した・提出していないとならない様に、月でまとめて保管するということが目的です)


有給休暇管理表のダウンロード販売

お勧めの理由
  • 毎月、有給休暇の消化日数を入力するだけ
  • 時効消滅する日数がわかりますので、有効活用できて有給休暇が消えることがなくなります。
  • 社員追加によるシートの追加はボタン一つで自動追加(VBA)

ご利用者の声

今回より、ダウンロード販売を始めていますので「ご利用者の声」としての掲載はありませんが、 2019年4月に有給休暇の義務付けが始まってから、自身のブログでV1.0の「有給休暇管理表」を無償でダウンロードできようにしておりました。その際にメールで頂いたコメントをご紹介させて頂きます。

「有給休暇管理表」を使うことのメリット

介護施設の事務長として、有給休暇管理表を活用することで、大きな成果を上げることができました。

  • 業務効率があがった。
    50名の社員の給料計算で、出勤簿のチェックから始まり、給与明細書発行・明細書の封筒詰め、配布まで事務員2名が約3日かかっていました。給与計算が1.5日、有給休暇の管理で1日です。これが1.5日で完了できるようになりました。
  • 社員からの問い合わせに即座に回答できるようになつた。
    「今、私の有休残は何日残っていますか?」旅行に行く、法事の為、退職予定なので・・・・と問い合わせが結構あり、都度、その方の勤務形態を調べ、何日消化しているので、残りは何日と調べて回答するのに時間を要していましたが、エクセルシートを呼び出すだけで、即座に回答できるようになりました。
  • 取得義務付けの対象者を事前に把握でき、法令遵守が可能となった。
    「パートのAさんと正社員のCさんは取得義務付けの対象者でありながら、今年は2日しか有給休暇を取得していないので、年末までに3日取得する様にシフトを調整して下さい。」と勧告できるようになりました。
  • 有給休暇申請書(有給消化した届出書)を個人毎にファイリングする必要がなくなった。
    「有給休暇管理表の保管」の項で「有給休暇申請書」と共に個人毎に保管する旨を記載していますが、
    有給休暇管理表を活用することとなって、その月の申請書をまとめて保管してはいましたが、個人毎には保管はしなくなりました。シートで個人毎に管理していますので、原票を保管する必要がなくなったのです。(本人が提出した、していないとならない様にまとめて保管はしていますが・・・)

有給残が一目でわかる有給休暇管理表

ダウンロード解説PDF:全57ページ

ダウンロード: エクセルVBA

特別価格 6,500円

6,500円は、どのくらいの金額なのでしょう。令和2年の全国の最低賃金平均は902円/hです。
6,500円÷902円=7.2つまり、7.2時間分の賃金に相当します。 (約1日分の賃金)
有給休暇管理表を使う前までは、2名で1日、つまり2人日の工数が必要でした。年間で換算すると、
12ヶ月×2名×6,500円=156,000円/年間のコスト削減となります。

ご購入はこちら

特定商取引に基づく表記

gungiiのなるほどHack&Tips
タイトルとURLをコピーしました