OneDriveのインストールと使い方

Windows

「OneDrive(ワンドライブ)」は、Microsoftアカウントがあれば、誰でも利用できるMicrosoftのオンラインストレージサービスです。オンラインストレージサービスとは、インターネット上でデータの保管や共有などを行えるサービスで、所謂「インターネット上のファイル保存場所」です。会社のPCに入っているExcelやWordで作成したファイルをOneDriveフォルダに格納すれば、自宅のPCで編集できます。また、容量の大きいファイルを相手に渡すとき、メールで送るのではなく、OneDriveにそのファイルを保存したフォルダを用意して、そのフォルダを共有することで簡単にファイルのやりとりができます。さらに、会社のPCが壊れたとしても、OneDriveにアップロードしておけば、そこからファイルを復活させることができます。
オンラインストレージサービスには、「OneDrive」のほかに「Dropbox」、「Google Drive」等があります。が、他にはない最大の特徴が、Officeアプリと統合されていることです。他のオンラインストレージサービスでは、閲覧のみや、文字化けするというトラブルがあるエクセルやワードを「OneDrive」からは直接開くことができるうえ、編集できるという特徴です。

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OneDriveのインストール

インストール

Windows 10 には(デフォルトで)OneDrive がインストールされているので、何もしなくてもOneDrive を使用することができます。ただし、OneDrive をアンインストール(削除)してしまった場合は、OneDrive を再インストールする必要があります。

ダウンロード

インストール

OneDriveの開設

マイクロソフトアカウントの入力

OneDriveフォルダの指定

既に、OneDriveのフォルダがある場合は、「このフォルダを使用」を選択します。

プレミアムへのバージョンUP確認

バージョンアップはしませんので、「後で」をクリックします。

「次」又は「後で」

OnedDriveフォルダを開く

OneDriveフォルダを開けますが、再構成が始まりますので、×で閉じて、時間をおいて、開きます。(ここでは、既にフォルダがあり、データも格納されていますので、再構成が始まっています。)

OneDriveの更新

既存のデータとのリンクを再構成して終了すると、再度OneDriveを開けます。

OneDriveの起動

OneDrive(Web)へのアクセス

OneDrive(Web)の起動については、3つの方法があります。URLを入力して起動する方法と、雲のマーク又はOneDrive(PC)を右クリックして「オンラインで表示」をクリックすることで起動できます。

URLを入力して起動

https://onedrive.live.com/about/ja-jp/

雲のマークを右クリック

雲のマークを右クリックして「オンラインで表示」をクリック

OneDrive(PC)を右クリック

OneDrive(PC)を右クリックして「オンラインで表示」をクリック

サイトの表示

①サインイン

「サインイン」をクリックして、メールアドレスとパスワードを入力します。

②ファイルの表示

クラウド上のファイルが表示されます。

OneDrive(PC)へのアクセス

雲のマークを右クリック

雲のマークを右クリックして、「フォルダーを開く」を選択します。又は、エクスプローラから直接、OneDriveをクリックします。

ファイルの表示

onedrive(PC)上に保存されているファイルが表示されます。

  • 雲のマークがついているファイルは、ローカル上にはないことを表しています。
  • 人のマークがついているファイルやフォルダは゛共有゛となっているファイルやフォルダです。
  • ダウンロードしたファイル(ローカル上にある)は、チェックのマークが付きます。

OneDriveの設定

設定

OneDrive(PC)の起動

雲のマークを右クリックして、「設定」を選択します。

ファイルオンデマンド

ファイルオンデマンドにチェックがついていると、ファイルをクリックした時にダウンロードされます。

Windows 10のOneDriveでは、ファイルやフォルダごとにオンラインストレージから即座にダウンロードするか、それとも必要なタイミング(オンデマンド)でダウンロードするかの選択ができ、これを「オンデマンド機能」と言います。

Onedriveの自動起動

OneDrive以外のクラウドストレージサービスを使う場合には、自動起動を無効にします。雲のマークを右クリックして設定タブ内の「WindowsにサインインしたときにOneDriveを自動的に開始する」のチェックを外します。

バックアップ

写真と動画

「バックアップ」タブをクリックし、「写真と動画」の「カメラ、電話などのデバイスをPCに接続するたびに写真とビデオをOneDriveに自動保存」のチェックを外します。
留意:OneDriveを無料プランの場合、自動保存の設定だと、直ぐに容量不足となる為

重要なPCフォルダー

フォルダをOneDriveに自動でバックアップさせることができます。バックアップできるフォルダは、「デスクトップ」「ドキュメント」「画像」の3つ。自動バックアップさせたいフォルダにチェックを入れて、「バックアップの開始」をクリックします。

①PCのドキュメントフォルダ(バックアップ前)

②PCのドキュメントフォルダ(バックアップ後)

「状態」にマークが表示されています。

③OneDrive(PC)のドキュメントフォルダ(バックアップ後)

同期されています。

④OneDrive(Web)のディレクトリー一覧(バックアップ後)

留意:
最近のOneDriveでは、OneDrive内に保存したフォルダ・データのみならず、バックアップ元であるPCのドキュメントフォルダも自動同期されますので、PCのドキュメント、PCのoneDrive、WebのoneDriveの3つのフォルダが自動同期されるようになっています。従って、バックアップ機能を有効にしておくことで、パソコンのハードディスクが故障した時には、OneDriveから3つのフォルダのデータが復旧できます。

バックアップの停止

①「バックアップを管理」をクリック

②「バックアップを停止」をクリック

ここでは、「ピクチャ」フォルダのバックアップを停止してみます。

③バックアップの停止

留意:
バックアップを停止すると、PCの「ピクチャ」フォルダ内の画像ファイルが消えてしまいますが、これは、PCの「OneDrive」の「ピクチャ」フォルダ内に移動した為です。「ファイルの場所」のアイコンがあるのでこれをクリックすると、OneDriveの「ピクチャ」フォルダに移動します。

バックアップの注意点

以前は、OneDriveとOutlookを標準設定のまま使うと、OutlookのPSTファイルがバックアップ対象となり、複数台のパソコンでPSTファイルが同期されてしまいメインとサブのパソコンでOutlookを開くと、異なるPCでひとつのPSTファイルを開くこととなり、データの整合性が保てなくなっていましたので、現在は、以下の様にPSTファイルを他に移動しなければバックアップはできない様になっています。ここでは、PCのドキュメントファイルの中にあったPSTファイルをデスクトップに移動させた為、今度はデスクトップのバックアップができない状態となっています。

よって、デストトップ上のフォルダ、ファイルについては、バックアップではなく、手動でOneDrive(PC)にフォルダやファイルを移動させて、同期をとっています。

ディスク容量の節約

PCのディスク容量の節約

①OneDrive(PC)のドキュメントフォルダーを開く

②「空き容量を増やす」をクリック

容量を節約するフォルダを選択して、右クリックで「空き容量を増やす」をクリックします。

雲マークに変わります。

PCのドキュメントフォルダも同期され、雲のマークに変わります。

注意:
雲のマークは、ローカルには存在しないことを意味します。つまり、クリックすることで、OneDrive(Web)のドキュメントよりダウンロードされます。

フォルダの同期

同期とは、Web上のOneDriveとPC(ローカル)上のOneDriveとをフォルダ単位で、同じ状態にすることを言います。図では、花岡実太さんは、AとCフォルダが同期しています。

OneDrive(PC)の起動

エクスプローラーの起動

ファイルの表示

OneDriveをクリックすると、OneDrive上に保存されているファイルが表示されます。デフォルトで2つのフォルダが作成されています。このフォルダにファイルをドラッグ&ドロップすれば、自動的にOneDrive(Web)にもアップロードされます。

ローカルフォルダーの場所

OneDriveと同期させたいファイルは、以下の場所に配置されます。

フォルダのアップロード

OneDrive(PC)を開く

フォルダをアップロード

①ドラッグ&ドロップ

アップロードするフォルダをドラッグ&ドロップします。

②アップロードの完了

フォルダをアップロードしてしばらくすると、自動的に「状態」に緑色のチェックマークが表示されます。これが「ローカルとOneDrive(Web)でファイルが同期できた」という意味になります。(つまり、ローカルにもクラウドにも全く同じフォルダが存在している状態)フォルダ内のファイルも、「状態」は緑色のチェックマークとなります。

留意:
OneDriveバックアップでは、パソコン内の「デスクトップ」、「ドキュメント」、「ピクチャ」フォルダのデータが自動的に同期される機能ですが、今回、デスクトップはバックアップの対象としていませんので、デスクトップにあるフォルダ「02.4windows10」を手動で、アップロードしています。

フォルダの同期

同期

設定の「アカウント」タブから、「フォルダの選択」をクリックしてください。デフォルトで全て同期となっています。

同期させたいフォルダだけにチェックを入れて、「OK」ボタンをクリックします。チェックを外したフォルダは、中のファイルを更新してもOneDriveと同期されません。(手動で「アップロード」することで一時的に同期させることは可能)

非同期

それでは、ここで、OneDrive(PC)のドキュメントフォルダにある「社内システムの運用」フォルダの中の「Heartful-Net(gungii)の運用」を非同期にしてみます。

①非同期後のフォルダ(ローカル)の確認

PCのドキュメントフォルダからも、OneDrive(PC)のドキュメントフォルダからも選択したフォルダが消えています。

②非同期後のOneDrive(Web)の確認

※ここでは、非同期は同期に戻しておきます。
但し、設定でフォルダの同期を行ったとしても、㋹にはならず、雲マークのままとなりますので、OneDrive(Web)の該当フォルダ内のファイルを書き変えれば、同期されて㋹に変わります。

フォルダの削除

OneDrive(PC)を開く

削除フォルダの選択

ここでは、「業務改善」フォルダの中の「テンポラリ」フォルダを削除してみます。

フォルダの削除

PCのフォルダ及びOneDrive(Web)のフォルダは、同期により削除されます。

削除フォルダの復元

削除されたフォルダは、OneDrive(Web)のごみ箱に30日間のこっていますので、復元することができます。

共有の設定

OneDriveで、他の人とフォルダやファイルを共有できます。図では、花岡実太さんのCフォルダを小野小町さんと共有しています。小野小町さんがCフォルダの中のファイルを編集すると、花岡実太さんのCフォルダに同期されて、編集した内容が反映されます。

ファイルの共有

OneDrive(PC)を開く

ファイルの共有(共有元)

①共有ファイルの選択

該当ファイルを右クリックして、「共有」を選択します。

②メールの送信

共有先(小野小町さん)のメールアドレスを入力して、「送信」をクリックします。

ファイルの共有(共有先)

①受信メールのURLをクリック

共有先(小野小町さん)に届いたメール(thunderbird)から「OPEN」をクリックします。

②該当ファイルの閲覧

開いたときは、閲覧モードとなっていますので、「編集モード」に切り替えて、編集します。ここでは、編集した項目を赤文字としました。

共有元の該当ファイルを見てみると、共有先で編集した内容で同期されています。

フォルダの共有

OneDrive(PC)を開く

フォルダの共有(共有元)

①共有フォルダの選択

該当フォルダを右クリックして、「共有」を選択します。

②リンクのコピー

共有相手にリンクをコピーしてメールで送付します。

※ここでは、メールアドレスではなく、「リンクのコピー」をメールします。

③メールの送信

コピーしたリンクを共有相手(小野小町さん)にメールで送信します。

フォルダの共有(共有先)

①受信メールのURLをクリック

②該当フォルダの閲覧

リンクをクリックすると、以下の様に、共有先のOneDriveのフォルダが表示されます。

注意:
表示されているフォルダ「施設管理」は、以下の様に、「共有」フォルダに格納されています。

※「自分のファイル」の「ドキュメント」フォルダの中は、空です。

③サインイン

共有フォルダを編集する度に、受信したメールのURLをクリックして該当ファイルにアクセスするわけにはいきませんので、次のアクセスする場合はサインインして、OneDrive(Web)の共有フォルダを開いて編集します。サインインは、共有先(小野小町さん)のMicrosoftアカウントとなります。

共有の制限

マクロの設定のあるファイルは、共有で編集することはできません。
注意:Officeオンライン(エクセル)で「できないこと」は、次の様なことです。

  • マクロの編集・実行
  • 一部図形が表示されない
  • 条件付き書式が追加できない
  • ピポットテーブルが新規追加できないetc

現象

共有フォルダの中のファイルを編集する為にクリックすると、「閲覧モード」で表示され、編集できません。

原因

マクロが設定されています。

対応

マクロを除いたファイルを作成して、そのファイルを編集する。

①「編集モード」を選択

②「コピーして編集」をクリック

コピーされたファイルが編集可能となりました。

共有の解除

フォルダの共有解除

共有の解除は、Web版のOneDriveでしかできません。

クラウド上のファイルの表示

Web版のOneDriveにアクセスすると、下記のように共有中のフォルダやファイルには共有中のアイコンが表示されています。

共有を解除するフォルダの選択

共有を解除するフォルダにカーソルを合わせると右上に選択の為のチェックが表示されますのでそれをクリックして選択した後、右上のiアイコンをクリックします。

「アクセス許可の管理」をクリック

右サイドバーにフォルダに関する情報が表示されますので「アクセス許可の管理」をクリックします。

「共有を停止」をクリック

以下の画面で、「編集可能」から「共有を停止」をクリックします。

共有解除の注意

「リンクのコピー」で、フォルダの共有を行った場合、その中の一部のファイルのみの共有を解除することはできません。この場合は、そのフォルダ全体の解除となります。

共有を解除するファイルの選択

共有を解除するファイルにカーソルを合わせると右上に選択の為のチェックが表示されますのでそれをクリックして選択した後、右上のiアイコンをクリックします。

「アクセス許可の管理」をクリック

右サイドバーにフォルダに関する情報が表示されますので「アクセス許可の管理」をクリックします。

「共有を停止」をクリック

「アクセス許可の管理」をクリックするとリンクが表示されますので、×を押して表示される゛リンクの削除゛で「リンクの削除」をクリックします。

フォルダ全体の共有が解除されました。

エクスプローラの共有マークを消す方法

OneDrive(Web)の共有マークは、「共有の解除」で消えますが、OneDrive(PC)の共有マークは残ったまま消えませんので、消す方法を説明します。

PCのリンク解除

「設定」から「アカウント」タブをクリックして、「アカウントのリンク解除」をクリックします。

OneDrive(PC)の開設

「アカウントのリンク解除」しますので、再度、「OneDriveの開設」をします。

PCのOneDriveの共有マークは消えています。

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