新規指定申請と同時に書類を提出できるとおもいますが、届出の条件として、加算のパターンにより異なりますが、キャリアパス要件と職場環境要件を満たすことが必要です。弊社では、その仕組みがなかった為、その仕組みを準備して1年後に取得しました。このキャリアパス要件は、簡単に言えば、キャリアパスと定期昇給の仕組みを設けることです。介護職員について、どのような職位(地位)があり、その職位につく為には、どんなスキルや資格、経験が必要となるのかを定め、それに応じた給与体系、人事制度(「職能資格制度」)を定めることが必要です。
申請時には、それほど行政による審査はなされていない様で受理されますが、実際に処遇改善加算金を受けとり社員へ配賦した後、それらの条件を満足しているか？を審査・監査された場合、返金とならないとも限りませんので、申請の時から対処しておくことが良いと思います。
恐縮ですが、私のブログ「介護職員処遇改善計画 とキャリアパス要件への対応」も参照頂けると幸いです。
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