ZOOMオンライン会議の始め方② (会議の主催と参加)

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Zoomは、パソコンだけでなくスマートフォンからでもオンライン会議ができるアプリケーションです。会議の主催者から招待URLまたは、ミーティングIDを受け取り、その招待URLをクリックするか、又はミーティングIDを入力するだけで、会議に参加できます。ここでは、会議の開催と参加方法をわかり易くするために、パソコンの場合と、スマートフォンの場合とで分けて説明しています。また、画面の共有の仕方についても、ウィンドウを選択した場合とアプリケーションを選択した場合とで分けて説明しています。実際に自分で操作してみてわかりにくかった箇所は、具体的に説明を加えましたので皆さんの参考となればと思います。ZOOMのインストールやセットアップ方法については、別のブログ「ZOOMオンライン会議の始め方①」で説明していますので、そちらを参照下さい。

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会議の開催と参加(PC)

主催者の会議への参加

会議の主催

①Zoomアプリの起動

Zoomアプリアイコンをクリックしてzoomアプリを起動します。

留意:既にサイインしている場合は、zoomアプリのホーム画面が表示されます。

②「サインイン」をクリック

主催者の場合は、サインインをクリックします。

③メールアドレスとパスワードの入力

メールアドレスとパスワードを入力してサインインします。

④Zoomアプリの表示

サインインすると、アイコンのホーム画面が表示されます。

新規ミーティングの開催

ホスト役として会議を主催します。

ビデオの開始

「コンピュータでオーディオに参加」をクリックします。

注意:
「ビデオの開始画面」については、別ブログ「ZOOMオンライン会議の始め方①」の「ZOOMアプリ画面の設定」を参照下さい。

ビデオの終了

主催者側は「終了」をクリックして、「全員に対してミーティングを終了」をクリックします。

主催者から会議へ招待

「参加者」をクリック

表示されている主催者画面から、「参加者」をクリックします。

「招待」をクリック

参加者一覧が表示されますので、「招待」をクリックします。

①「メール」タブをクリック

以下のような画面が表示されますので、「メール」を選択します。

会議開催の都度、URLは変わりますので、メール等でURLを送信する際は、「URLのコピー」をしなければなりません。
※毎回変わるのでなく、ミーティングIDを固定したい場合は、管理画面で設定します。ここでは、ミーティングIDを固定として設定しています。

②メールサービスの選択

ここでは、「デフォルトメール」を選択します。

③宛先メールアドレスを入力

宛先(メールアドレス)を入力して、「送信」をクリックします。

参加者の会議への参加(招待メール)

招待メールの受信

届いた招待メールからURLをクリックします。

会議への参加

①「Zoom Meeetingを開く」をクリック

既にzoomアプリがインストールされている場合は、「Zoom Meetingを開きますか?」と表示されますが、zoomアプリがインストールされていない場合は、ダウンロードしてインストールを行います。

②ミーティングパスワードの入力

メールに記載されているパスワードを入力します。

③主催者の許可待ち

主催者が会議を開くと

留意:
主催者側に以下の画面が表示されますので、「許可する」をクリックすることで、参加者に「ビデオの開始」画面が表示されます。

ビデオの開始

注意:
「ビデオの開始画面」については、別ブログ「ZOOMオンライン会議の始め方①」の「ZOOMアプリ画面の設定」を参照下さい。

ビデオの終了

参加者側は、「退出」をクリックして、「ミーティングを退出」をクリックします。

参加者の会議への参加(zoomアプリ)

主催者から送信されるメールに記載のURLをクリックすることで会議に参加することができますが、既にzoomアプリケーションがインストールされている場合はミーティングIDとパスワードがわかっていれば、Zoomアプリケーションから起動します。
※毎回同じIDで会議を開催することができます。

Zoomアプリの起動

Zoomアプリを起動して、「ミーティングに参加」をクリックします。

ミーティングに参加

①ミーティングID、名前を入力

下の欄は、ミーティング中に相手に見える名前となりますので、都度、好きな名前を入力。その名前を今後もずっと使いたい場合は、「将来のミーティング・・・」にチェックを入れます。(毎回、名前を変えたい場合は、チェックを入れずにおきます。)「自分のビデオをオフにする」は、ミーティングに参加した時に、顔出しをしたくない時にチェックを入れておきます。

②ミーティングパスワードの入力

③主催者の許可待ち

注意:
主催者がミーティングに参加していない場合は、以下のメッセージが表示され、待機状態となります。

留意:
主催者側に以下の画面が表示されますので、「許可する」をクリックすることで、参加者に「ビデオの開始」画面が表示されます。

ビデオの開始

注意:
「ビデオの開始画面」については、別ブログ「ZOOMオンライン会議の始め方①」の「ZOOMアプリ画面の設定」を参照下さい。

①小野小町さんのビデオ停止を解除

②本阿弥光悦さん(ホスト側)のビデオ停止解除

ビデオの終了

参加者側は、「退出」をクリックして、「ミーティングを退出」をクリックします。

会議への参加(スマホ)

主催者の会議への参加

会議の主催

①Zoomアプリの起動

Zoomアプリアイコンをクリックしてzoomアプリを起動します。

留意:既にサイインしている場合は、zoomアプリのホーム画面が表示されます。

②「サインイン」をクリック

主催者の場合は、サインインをクリックします。

③メールアドレスとパスワードの入力

メールアドレスとパスワードを入力してサインインします。

④Zoomアプリの表示

サインインすると、アイコンのホーム画面が表示されます。

新規ミーティングの開催

ホスト役として会議を主催します。

ビデオの開始

「コンピュータでオーディオに参加」をクリックします。

注意:
「ビデオの開始画面」については、別ブログ「ZOOMオンライン会議の始め方①」の「ZOOMアプリ画面の設定」を参照下さい。

参加者の会議参加の許可

参加者が会議に参加すると、確認メッセージが表示されますので、主催者側(ホスト)が「許可する」をクリックします。

ビデオ停止の解除

デフォルトで「ビデオの停止」を選択していますので、クリックして「ビデオの開始」とします。

参加者が会議に参加

会議へ参加の許可を行い、参加者が参加すると、以下の様に画面が分割されます。

参加者の会議への参加(スマホ)

Zoomアプリアイコンをタップ

アイコンをタップして、「ミーティングに参加」をタップします。

PMI(パーソナルミーティング)IDの入力

パーソソナルミーティングIDと、会議での名前を入力して、「参加」をタップした後ミーティングパスワードを入力します。

「ビデオ付きで参加」をクリック

「ビデオ付きで参加」をタップします。が、主催者側の「許可」がないと参加できませんので、主催者側の「許可」を待っています。

※主催者側(PC)の画面
主催者側で「許可する」をクリックすることで、待機状態が解除されます。

ビデオの開始

留意:
スマホで会議に参加する場合は、予めzoomアプリを、APPSTOREよりダウンロードしておきます。

画面の共有(ウィンドウ)

画面共有の準備

画面を共有する場合は、「画面の共有」をクリックして表示される「共有するウィンドウ又はアプリケーションの選択」で、左上の「画面」を選択することで、デスクトップ上の全てのファイルを共有することができます。が、デスクトップを見られたくない等の場合は、「アプリケーション」を選択します。

会議の開催

主催者(小野小町さん)と、参加者(本阿弥光悦)で会議を開催します。

画面の共有

主催者側

①ファイルの選択

共有するファイルを選び、「画面の共有」をクリックします。開いているものが全て表示されます。

②ファイルのクリック

売上実績グラフ202003.pdfをクリックしてみます。

参加者側

共有の停止(主催者側)

「共有の停止」をクリックします。

ビデオ画面の表示

「共有の停止」をクリックすると、最初の画面に戻ります。

画面の共有(アプリケーション)

画面共有の準備

会議の開催

主催者(小野小町さん)と、参加者(阿佐田哲也さん)で会議を開催します。

共有資料を開く

共有したい資料を開いておきます。

画面の共有

主催者側

①ファイルの選択

共有するファイルを選び、「画面の共有」をクリックします。開いているものが全て表示されます。従って、共有したい資料は予め開いておくことが必要です。

②タブのクリック

タブをクリックして別のPDFを参照します。スクロールすると、そのまま動きも共有されます。

参加者側

共有の停止(主催者側)

「共有の停止」をクリックします。

ビデオ画面の表示

「共有の停止」をクリックすると、最初の画面に戻ります。

共有資料を開く

急遽、追加で見せたい共有資料を開きます。

画面の共有

共有するファイルを選び、「画面の共有」をクリックします。

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