CSVファイルが文字化けする現象

サイト管理者には必須のツールである「Google Search Console（サーチコンソール）」。SEO施策を検討する上で欠かせないサーチコンソールの情報は、CSVでエクスポート(ダウンロード)することができます。

エクスポート

ダウンロードファイルの解凍

ダウンロードしたZIPファイルを解凍します。

文字化けしているCSVファイル

解凍したCSVファイルをExcelで開いてみると、文字化けしています。

CSVファイルが文字化けする原因

コンピューターは、データを0と1の2進数で処理しています。ひらがなや漢字、アルファベット、記号等の文字データも「文字コード」と呼ばれる2進数のコードに置き換えて処理しています。「UTF-8」や「Shift_JIS」などと呼ばれるものですが、この文字コードは統一されていません。例えばShift_JISで「あ」は「001」と割り振っているところ、UTF-8では「あ」は「002」や「001A」という番号を割り振るといったルールの違いがあるのです。そのため例えばShift_JISコードの文字データをUTF-８で出力した場合、対応した文字がない等の事態が発生し、文字化けが起こるわけです。
今回の文字化けの原因は、このファイルが UTF-8で保存されていることにあります。インターネット上ではUTF-8が主流で、多言語に対応したサイトを作成する場合はUTF-8が採用されています。つまりExcelでCSVファイルは「Shift-JIS(ANSI)」で読み込まれますが、CSVファイル内の日本語がUTF-8になっているため文字化けが発生します。解決方法は、BOMを付けることやUTF-8としてEXCELに読み込ませることで正常に表示させることができます。

CSVファイルが文字化けする時の対処方法

ここでは、メモ帳を使用して文字コードを変更する方法と、Excelファイル上で文字コードをUTF-8を指定する方法の2つを紹介します。

メモ帳経由で開いて文字化けを直す方法

メモ帳の選択

CSVファイルを右クリックから「プログラムから開く」を選択し、「メモ帳」を選択します

注意:
「メモ帳」が表示されていない場合には、「別のプログラムを選択」をクリックして表示されたアプリケーション一覧から「メモ帳」を選択します。

名前を付けて保存

メモ帳で内容が表示されますので、内容には手を入れずに、左上「ファイル」から「名前を付けて保存」をクリックします

「UTF-8(BOM付き)」を選択

「文字コード」から「UTF-8(BOM付き)」を選択します

留意:
本来であればUTF-8にBOMは不要ですが、ExcelではBOM(バイトオーダーマーク)付きが必須です。

「保存」をクリック

ファイル名の拡張子は「.csv」の状態のままで保存をします。
注意:元のファイルと区別するために名称を変更しています。

Excelから直接開いて文字化けを直す方法

Excelで新規ブックを開く

「テキストまたはCSVから」を選択

ツールリボンの「データ」タブをクリック後、「テキストまたはCSVから」を選択

CSVを選択し、「インポート」をクリック

「UTF-8」を選択

「元のファイル」をクリックし、「UTF-8」を選択します。

「区切り記号」をクリックし、「コンマ」を選択

「読み込み」をクリック

文字化けが解消されていることを確認します。

保存

保存先を指定して保存します。

人事評価シート(エクセルテンプレート)の改定内容

「二次評価の有無の選択」のレイアウト変更

二次評価=有の場合は、「二次評価者」欄に二次評価者名を記入します。

「二次評価の有無」の設定

入力シート(コンピテンシー)で2次考課を行なう二次評価者がいる場合は、基本情報シートの「二次評価の有無」欄で、「有」を選択することで、入力シート(コンピテンシー)で、2次考課欄を使用できる様になります。

「確定考課計算方法の選択」のレイアウト変更

確定考課の計算を2名又は3名の「平均」とするか?最終評価者の評価点とするか?を選択できます。デフォルトは「最終」となっています。
注意:
計算方法は、全員同じ方法でなければ人によって評価結果が異なることとなりますので、変更する場合は必ず全員分同じ計算方法となるようにして下さい

確定考課計算方法が「最終」の時

確定考課計算方法が「平均」の時

「二次評価の有無」設定時の注意

一度、「二次評価」=「有」とした後、「無」に変えた場合、チェックは消えませんが、2次考課としての計算はされませんので、そのまま表示されていても問題ありません。

注意:
オプションボタンは、一度チェックすると、チェックボックスグループ内のいづれかのチェックを選ぶことはできますが、グループ内のすべてのチェックを外すことはできませんので、どうしても残ってしまいます。これを消すには、「シート保護」を解除して、オブジェクトの選択から対象となるチェックボックスの範囲を選択して、その範囲内のいづれかのチェックボックスを選択して右クリック、「オブジェクトの書式設定」をクリックして、「コントロールの書式設定」で値を「オフ」とすることが必要です。

Excelのオプションボタン(ラジオボタン)の挿入方法

Excelで良く見かけるチェックボックス形式やラジオボタン形式の項目の選択肢の多くは□を削除して☑に変えたり、○を●の記号に変えるものが殆どです。フォームコントロールでクリックするだけで自動で□が☑に変換される形式はそれほど多くありません。

gungii.com

2024.07.23

「オプションボタンの初期化」の概要

人事評価シート(エクセルテンプレート)の構成

評価シートの種類

以下の2種類の評価シートで構成されています。

• 人事評価シートV4.0_一般職(原本)
• 人事評価シートV4.0_管理職(原本)

評価シートの違い

評価シートは、一般職と管理職に分かれていますが、評価シート上での違いは、V4.0では、コミュニケーションシート(業績評価)があるか否か?(つまり、配点の違い)です。

人事評価シート-一般職

人事評価シート-管理職

評価シートの構成

構成全体

評価シートは「基本情報シート」、「入力シート」、「コミュニケーションシート」、「評価結果シート」で構成されます。
注意:一般職には、「コミュニケーションシート」はありません。

基本情報シート

評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、全ての対象者が同一のシートです。

入力シート

入力シートは「基本コンピテンシー」と「職務コンピテンシー」で構成され、「基本コンピテンシー」は等級に関わりなく同一ですが、「職務コンピテンシー」は、一般職と管理職とでは、一部の考課項目が異なります。

管理職

一般職

コミュニケーションシート

V3.0までは、「コミュニケーション・シート」のページに「課題解決・目標達成」として「業績」を記入するシートと、レーダーチャートを含めた「評価結果を集計する」ページが含まれていましたが、V4.0では、これを1ページずつ「コミュニケーション・シート」と「評価結果シート」に分割しましたので、コミュニケーションシートは、管理職にはありますが、一般職にはありません。

評価結果シート

評価結果を集計するページとなりますので、一般職と、管理職それぞれにあります。

人事評価シート(エクセルテンプレート)の配点

評価シートの配点

管理職

管理職は、行動評価(基本コンピテンシー+職務コンピテンシー)80点、業績評価20点の合計100点満点です。

行動評価(80点満点)

業績評価(20点満点)

一般職

一般職は、行動評価として基本コンピテンシー50点、職務コンピテンシー50点の合計100点満点です。

行動評価(100点満点)

ウェイト調整

評価シートは各シート共に、100点満点ですが、その配分は均一ではなく、ウェイトにより評価項目に重さを乗じています。ウェイトを変更される場合は、配点と異ならない様にご注意願います。

例:
以下の例では、「問題発見・解決力」のウェイトを1.0から2.0に変更したため、ウェイトのトータルが55点となり、配点の50点を超えてしまっています。一般職は、行動評価として基本及び職務コンピテンシーは、いづれも50点の配点です。

人事評価シート(エクセルテンプレート)の運用

人事評価の実施方法

人事評価の実際の実施手順について、実例をもとに説明します。
年1度、4月に昇給・昇格の為の人事評価を実施、本部又は人事が人事評価シートを準備して社員に配布して、本人、1次、2次考課を行い、シートを回収してデータ化します。

• 人事評価シートは、PCを持たない社員もいますので、ペーパーとして配布します。
• 人事評価シートは予め、氏名等の基本情報シートが入力されたものを印刷して本人へ配布します。(基本情報の入力は、本部又は人事が行います。)
• 本人への配布は、2次考課者又は1次考課者が行うものとします。従って、本部又は人事は、人事評価シートの対象者分を、1次又は2次考課者へ渡します。
• 1次又は2次考課者は、本人へ配布して各期日までに回収するものとします。
  ・本人考課後、1次考課、そして2次考課というワークフローとなる為、本人考課の納期、1次考課の納期、2次考課の納期及び回収先(提出先)を決めておきます。
  ・最終的に、本部又は人事へ回収されるように納期をチェックします。

回収された人事評価シート(手書き)は、人事評価シート(excel)に入力して採点します。

人事評価シートの準備

基本情報シートの入力

注意:2次評価者が居る場合は、二次評価=有とすることを忘れないで下さい。

人事評価シートの印刷

基本情報シートの入力が完了しましたら、印刷します。1ブック1名で印刷します。つまり、人数分のセットを印刷します。
注意:管理職の場合、「コミュニケーションシート」も忘れず印刷して下さい。

印刷は、A4となっていますので、考課チェックがしづらいようでしたら、「入力シート」のみA3で拡大コピーして下さい。

留意:
人事評価シート(excel)は、原本をコピーして人数分のブックを作成します。よってブック名は、以下のようにするのが良いでしょう
例:小野小町さんの2024年04月の人事評価シートを作成する場合
　人事評価シート_一般職→人事評価シート20240401_小野小町

本人への配布

印刷した人事評価シートは1人分をクリップで止めて、対象者分を2次考課者又は1次考課者へ、まとめて渡し、2次考課者又は1次考課者から本人へ渡すように依頼します。
注意:シートは回収して、1次考課又は2次考課を行いますので、回収納期を伝えておきます。

本人考課

人事評価シートを受け取った本人は、本人考課欄等を埋めて、納期までに提出します。

一般職の場合

• 本人考課欄の選択
  該当するa,b,c欄を、鉛筆等で塗りつぶすか?レでチェックします。(採点は不要)
• 考課理由と根拠の記入
  本人考課欄の選択で、aもしくはcを選択された場合は、できればその理由を記載して下さい。(ここは、各々の会社で決めて下さい)

管理職の場合

「本人考課欄の選択」及び「考課理由と根拠の記入」は、一般職の場合と同じですが加えて、業績評価として「コミュニケーションシート」へ「課題解決・目標達成」と「次期目標」の①記載と②自己評価が必要です。

1次考課又は2次考課

本人考課の済んだ人事評価シートを回収して、1次評価又は2次評価を行います。

人事評価シートの回収

1次考課又は2次考課

留意:
管理職の人事評価シートの場合は、業績評価として「コミュニケーションシート」の1次評価又は2次評価も必要です。

採点と、評価結果のデータ入力

本人考課、1次考課、2次考課の完了した人事評価シートは、本部又は人事へ返却・回収されますので、回収した「人事評価シート」の結果をexcelデータとして入力します。

フィードバック面談の実施

評価結果の入力された人事評価シートは、各個人毎に印刷して、フィードバック面談に備えます。

Excelから直接読み込む

取り込むPDFを用意する。

表データの掲載されているPDFとして、ここでは総務省の情報通信白書を取り込んでみます。

ダウンロードしたサイト

ダウンロードしたPDF

ダウンロードしたPDFファイルの中の赤枠で囲った表をExcelに取り込んでみます。

ExcelでPDFを読み込む

Excelの起動

PDFのインポート

データタブ→データの取得→ファイルから→PDFからをクリックします。

該当のPDFファイルを選択して、「インポート」をクリックします。

表の読み込み

ナビゲータ画面の表示

PDFファイルを選択すると、ナビゲータ画面が表示されます。元のPDFファイルに表が複数ある為、TableとPageに、002、003・・と表示されます。

それぞれクリックすると、内容を確認することができます。

注意:
Tableは、元ファイルに含まれる表のみが対象となります。タイトル文や欄外の備考等は対象となりません。(が、欄外の文章とテーブルに1行空白行が無い場合は、テーブルとみなされる場合があります。)Pageは、表のタイトルや欄外の文章等も対象となります。

アイテムの選択

ここでは表のみを使いますので、Table001を選択して、「読み込み」をクリックします。

読み込んだTableは新しいシートに追加されます。

PowerQueryの起動

こちらをダブルクリックすると、PowerQueryエディターという別画面が開きます。項目の削除や移動等が簡単にできます。

また、読み込んだデータによっては、見出しの部分がColumn01,02等となっている場合があります。その場合は、「1行目をヘッダーとして使用」を選択します。

PowerQueryの終了

修正が終わりましたら、左上の「閉じて読み込む」をクリックします。

データの変換

Tableの読み込みではなく、データの変換を選択すると、先にPowerQueryのエディターが開きます。直接、読み込みでも良いですし、データの変換から閉じて読み込むのでも順番はどちらでも構いません。結果は同じとなります。

Wordを経由して取り込む

取り込むPDFを用意する。

次に、Excel2021以降又はoffice365を使っていない場合は、Excelから直接読み込むことができませんので、その場合はWordを経由して読み込みます。

ななめ線のないPDF

取り込むPDF(テストシート1とテストシート2)を2つ用意します。ななめ線があるPDFと、それがないPDFです。元となるPDFにななめ線があると図として認識される為、テキスト選択できずWordから取り込むことはできませんので、実際の現象をお見せします。

ななめ線のあるPDF

WordでPDFを読み込む

Word2013以降は、PDFファイルを直接開くことができます。文書がそのままWordで再現できるので、単純なレイアウトであれば問題なく使えます。まず、ななめ線のないPDFを読み込んでみます。PDFファイルを右クリックして、プログラムから開くを選択してWordをクリックします。

Word文書への変換

Word文書への変換の確認メッセージが表示されますのでＯＫをクリックします。

変換されたWordの表示

変換されたWordが表示されます。

表のコピー

十字をクリックするか又はテキスト選択ツールで必要な箇所を選択してCTRL+Cでコピーします。

Excelに貼り付け

Excelを開いて、CTRL+Vでペーストします。

後は、罫線やフォント等を自由に調整して完成です。

罫線を調整して、PDFのExcelへの取り込み完了です。

Wordで読み込めないケース

「ななめ線のあるPDF」をWordで読み込むと以下の通り、とても使えるものではありません。

使わない項目に斜線が引いてあるだけですが、複雑なレイアウトとななされ、図として認識されてレイアウトが崩れています。

このような場合は、次に解説します「テキストで読み込む」方法を試して下さい。

テキストで読み込む

Acrobatリーダーで読み込む

PDFをWord経由での取り込みがうまくいかない場合、PDFをテキストで取り込んで、Excelに貼り付け、データを修正する方法です。

表のコピー

CTRL+Aで全体選択して、CTRL+Cでコピーします。

Excelに貼り付け

Excelを開いて、A1セルにカーソルを位置づけて、CTRL+Vでペーストします。

データの修正

数式バーを確認して、A列のセルに全てのデータが格納されていて、スペースが項目の区切りとなっていることが確認できます。

「区切り位置」の選択

データが格納されている列を全て範囲選択して、データタブから「区切り位置」をクリックします。

「元のデータの形式」の選択

「コンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ(D)」を選択します。

区切り文字の選択

区切り文字として、スペースを選択します。

列のデータ形式の選択

そのままで、「完了」をクリックします。

データの修正完了

データがスペースで区切られています。

が、良く見ると、氏名と区分のAがくっついています。これは、元のデータ(テキスト)がくっついていたのが理由です。データの修正で、氏名と区分のAの間にスペースを1つ埋めておけば、正しく区切れたと思います。が、修正せずとも、元のデータ(テキスト)の段階でくっついていない状態にする方法があります。

GoogleChromeで読み込む

PDFを右クリックして「プログラムから開く」を選択し、「Google Chrome」を選択します。MicroSoftのEdge又はgoogleChromeもPDFの閲覧機能を備えています。

表のコピー

CTRL+Aで全体選択して、CTRL+Cでコピーします。

Excelに貼り付け

「貼り付けオプション」の選択

Excelを開いて、A1セルにカーソルを位置づけて、「形式を選択して貼り付け(S)」をクリックします。

「Unicodeテキスト」の選択

元のPDFは同じですが、氏名と区分のAがくっついていません。レイアウト情報はキチンと引き継がれています。変換の精度が高いです。

データの修正完了

罫線の調整して、PDFのExcelへの取り込みの完了です。

取り込めない場合の対処

次のような複雑なレイアウトのPDFは、取り込むことが難しいことがあります。特に、項目が併合されていたり、ななめ線がある場合は、Wordでの読み込みも、テキストでの読み込みもうまくいかないことが多々あります。この場合は、変換できる箇所のみ変換して、あとはExcelを修正するのが最適な方法です。

注意:
このPDFの場合、Excelから直接読み込む方法(PowerQueryで取り込む方法)ではうまくいきました。

Word経由で取り込めない

1枚の図として取り込まれ、テキストがコピーできず、Excelにペーストできません。これはPDFの表が結合されている場合に、テキストが埋め込みになっていない場合等に発生します。

テキストで取り込めない

Acrobatリーダーで取り込めない

Excelにペーストしても、結合されている項目はテキスト選択できていないので抜けている。

GoogleChromeで取り込めない

chromeで読み込んでも、結合されている項目は選択できない箇所が残ります。

Excelにペーストしても、テキスト選択できていないので抜けている。

対応方法

この場合、100%変換は難しいので、必要な数値を取り込み、タイトルや罫線等はExcelを直接修正しましょう。

Excelで修正

元のPDFの結合されている項目が変換されていない為、項目が左詰めとなっていますので、ここを修正します。

項目位置をづらす。

位置をずらして、文字色を赤に変更します。

項目名の入力

抜けている項目名(A,B)を追加します。

Excelの修正完了

これで、PDFのExcelへの取り込みが完了です。

V4.0の改良点

(1).入力シート(基本情報)」のレイアウト変更

「入力シート(基本情報)」は、これまでA4縦でレイアウトしていましたが、これをA4横でレイアウトしました。これにより、他のシートと同じA4横で統一されましたので、印刷した際に綴じる向きを統一できるようになりました。

(2).評価結果シートのレイアウト変更

採点方法も記載して、見やすくしました。

(3).L3(レベル3)のシートの追加

「介護サービス事業管理(事業所)」職種では、管理者用としてレベル4のみの設定としていましたが、V4.0よりサービス提供責任者(サ責)をレベル3として追加しました。従って、管理者用のスキル評価シートとしてはレベル3、レベル4の中から選択して頂きます。

注意:
レベル3とレベル4の大きな違いは職務遂行の為の基準」の数です。特に、選択能力ユニットでは「要員計画」と「営業」の能力ユニットがレベル4(管理者向け)にはありますがレベル3(サ責向け)には設定していません。

(4).訪問介護サービスの個人宅への対応

これまでは、隣接する住宅型有料老人ホームの入居者を訪問介護サービスの対象としていましたので、食事介助、調理、洗濯の能力ユニットについては対象としていませんでしたが、今回より、個人宅への訪問介護サービスも対象としています。

テンプレートは、こちら→ スキル評価シート(在宅介護業、訪問介護サービス)

動画解説は、こちら

スキル評価シートの構成

使い方の説明をする前に、「評価シートの構成」を確認しておきます。

「スキル評価シートV4.0」の収録内容

訪問介護事業所のスタッフ及び管理者の評価を目的として、以下5種類のテンプレートを収録しています。

対象職種

対象は、「介護サービス事業管理(事業所)」と「訪問介護サービス」職種です。前者は事業所の管理者向けにレベル3とレベル4、後者は、介護スタッフ向けにレベル1～3までの評価シートを用意しています。

注意:
通所介護サービスのレベル4のスーパーバイザーについては、「介護サービス事業管理」の管理者の評価として扱い、事業管理のレベル2についてはレベル3に含めますので合計5種類のテンプレートとなっています。

介護スタッフ向け

「訪問介護サービス」の職種ではレベル1～3までの3種類のシートがあります。

管理者向け

「介護サービス事業管理(事業所)」の職種では、レベル1とレベル2の2種類のシートがあります。

スキル評価シートの全体構成

「スキル評価シート」は「入力シート(基本情報)」,「入力シート(共通能力)」,「入力シート(選択能力)」、「評価結果シート」,「コミュニケーションシート」で構成されます。入力シートは介護スタッフ用では「共通能力ユニット」が1種類、「選択能力ユニット」が「訪問介護」と「訪問介護技術」の2種類に分かれています。

スキル評価シート(訪問介護)

こちらは「訪問介護サービス」職種の介護スタッフ用のレベル2(中級)の「スキル評価シート」です。

注意:
共通能力は1種類、選択能力(訪問介護、訪問介護技術)は2種類ですが、項目数が多い為、共通能力が2ページ、訪問介護が2ページ、訪問介護技術が3ページとなっています。

スキル評価シート(事業管理)

こちらは、「介護サービス事業管理」職種のレベル4の管理者用のスキル評価シートです。

注意:
共通能力は1種類、選択能力も1種類ですが項目数が多い為、共通能力及び選択能力共に、2ページとなっています。

スキル評価シートの個別シート

入力シート(基本情報)

評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、フォームは全て同一です。

留意:
「スキル評価シート」は職種毎に「職務」×「レベル」のマトリックスとして作成されていますので、介護スタッフであれば、スキル評価シート(訪問介護)のレベル1(初級)、レベル2(中級)、レベル3(上級)の中から選択して、管理者(又は、サ責)であれば、スキル評価シート(事業管理)のレベル3、レベル4の中から選択します。

入力シート(共通能力)

この入力シートで、本人評価及び上司評価欄にチェックをします。チェックは、excel上では、該当箇所をクリックするのみですが、実際の運用では、被評価者へ評価シートを配布して、手で該当箇所をボールペンや鉛筆で塗りつぶす又は✔マークを付けて頂き、それを回収して例えば本部でexcelデータとして入力することとなります。

入力シート(選択能力)

能力細目、職務遂行のための基準は、それぞれのレベルに応じて選択された内容となっています。(レベル毎に異なっています。)

評価結果シート

評価結果シートは、入力シートの評価結果を集計し、レーダーチャートとして表示したものです。各職業能力評価シートに記載されている「レベル判定の方法」を自動判定させる為に○、△、×の数を集計して合否判定して「判定結果」を表示させています。さらに、昇給・昇格、賞与の査定に利用できる様に「達成率」と「評価(SAB判定)」も、自動で表示させています。

留意:
レベル判定の基準は、在宅介護業界の業界標準です。
上記の例では、スキル評価シート(「訪問介護サービス」職種)のレベル2の評価シートで評価を受けて、要件を満たしている為、「L2認定」となっています。条件を満たさなかった場合はL1(レベル1)という表示されます。

コミュニケーションシート

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。

留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

評価方法の確認

評価目的の確認

「評価」を実施するにあたって、その目的を明確にしておきましょう。
「人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。
注意:
「人材育成」を目的とする場合は、キャリアマップを作成して、レベルに応じた社員教育制度を整備し、教育(内部研修、外部研修等)に繋げることが大切です。

評価方法の確認

評価の実施に当たっては、「人事評価」を目的とする場合の評価結果は報酬制度へどのように反映させるのか?そして評価の対象者やその範囲等を確認しておく必要があります。

レベル判定

「スキル評価シート」は、職業能力評価基準の判定であるレベル判定です。がレベル判定と共に、報酬制度へ反映しやすいように、「評価点数」、「達成率」、「SAB評価」を指標として追加しています。

判定基準

在宅介護業で規定されている以下の判定基準で「認定結果(合否)」を決定しています。

報酬制度への反映方法

「レベル判定」結果の昇給・賞与への反映方法

「レベル判定」は、「職業能力判定」ですので「合格」することが、その仕事に従事する為の条件といった性質のものです。また、テストや実技試験での成績判定ではなく、上司による判定で決定(「×」が1つでもあれば「不合格」)となってしまう為、上司による評価のバラツキや偏りのリスクがあります。教育目的での利用では大きな効果がありますが、昇給や昇格等の報酬へ反映する目的では、レベル判定だけを昇給等の指標とするのは適切ではありません。達成率、評価(SAB判定)等の指標をご利用をお薦めします。
例えば、そのレベルの経験年数が2年以上で、且つ、Aランク以上の評価の場合には昇給して、2年連続してSランク以上であれば、「評価委員会」(注)の承認の上で昇格する等
注意:
「評価委員会」とは、評価のバラツキや偏りなどを是正して、公正・公平を保持する為の合議体です。全員の評価結果を一覧として査定のバランスを見て、各部門マネージャーが協議して、全員納得の上で査定を決定します。

評価結果による評価シートの選定

評価結果としての「レベル判定」は、「職業能力判定」ですので、その仕事に従事する為の条件といった性質のもので、「合格」したからと言って、次は上のレベルの評価シートで評価を受けるというものではありません。例えば、L2の評価シートで「L2認定」となれば、次回はL3の評価シートで受け、「L１」であれば、次回もまたL2の評価シートで評価を行なうということではありません。「レベル判定」は「運転免許の更新」という性質のもので、毎年、その仕事に従事できるか?否か?をチェックすることなので、「合格」が前提です。従って、次にどのレベルの評価シートで評価するか?ランクを上げるか否か?は、あくまでも「評価委員会」の決定となります。達成率、評価(SAB判定)等の指標や、キャリアマップとの関係や経験年数を判断した結果で、次にどのレベルの評価シートで評価するか?を決定します。
注意:
職業能力評価基準は、行動評価なので、同じシートで評価しても結果が同じとは限りませんし、レベル判定は、その仕事に従事する為の条件と考えれば毎回、「合格」という評価での結果であることが望ましいのです。

よって、どのレベルの評価シートで評価するかは、評価シートの結果と共に、毎回、評価委員会等で個人毎に他の指標も加味して、キャリアマップに準じて、一定の経験年数を条件として決定することとするのが良いでしょう。

評価実施の手順

評価実施の準備

評価目的の確定

「評価」を実施するにあたって、その目的を明確にしておきましょう。
「人材育成」を目的とする場合は、キャリアマップを作成して、レベルに応じた社員教育制度を整備し、教育(内部研修、外部研修等)に繋げることが大切です。「人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。

評価の対象

適用部署の確認

例えば、ここでは「スキル評価」の適用部署は、以下の通りとします。

被評価者の特定

評価の目的が昇給や賞与の査定など「人事評価」を目的とする場合は、評価の対象者を特定しなければなりません。例えば、ここでは、以下の「給与規定」で決められた条件を満たすものとします。

特定された被評価者は、次の通りです。

評価シートの特定

「スキル評価シート」は、職種を「職務」×「レベル」のマトリックスとして用意していますので、どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うのかを決定することが必要です。「評価」の被評価者(対象)は、誰なのか?管理職のみか?パートさんも含めた全スタッフか?を決めた後、「評価シート」のレベルを特定します。

管理者の評価シートの特定

管理者は、介護サービス事業管理のレベル4の評価シートのみとなります。ここでは、訪問介護事業所の管理者である゛静根裕典゛さんとなります。
注意:レベル3はサ責を想定していますので、ここでは対象者がいません。

注意:
共通能力は1種類、選択能力も1種類ですが項目数が多い為、共通能力及び選択能力共に、2ページとなっています。

介護スタッフの評価シートの特定

訪問介護サービスの介護スタッフ用はレベル1,2,3の3種類ありますので、個々のスタッフ毎にレベルを特定します。

注意:
共通能力は1種類、選択能力(訪問介護、訪問介護技術)は2種類ですが、項目数が多い為、共通能力が2ページ、訪問介護が2ページ、訪問介護技術が3ページとなっています。

「評価シート」の準備

「評価シート」の特定

どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うかが確定します。役職やこれまでの経験や実績を元にキャリアマップを参照して、スタッフ毎にレベルを設定します。

「評価シート」の作成

どのスタッフが、どのレベルのシートを使うかが確定しましたら、「評価シート」を作成します。「評価シート」の基本情報シートに被評価者の氏名や上司評価者の氏名など基本情報を入力して、被評価者ごとの「評価シート」を作成します。
注意:
「スキル評価シート」(excel)は原本をコピーして人数分のブックを作成します。定期的に評価を行うためにも、データとして残しておくことが必要ですので、作成するブック名は、以下のようにするのが良いでしょう(※ブック名に、被評価者氏名と評価日付を付加すると管理しやすくなります。)

例:小野小町さんの2020年04月の「スキル評価シート」を作成する場合
スキル評価シート(訪問介護L2_中級スタッフ)原紙.xlsx→スキル評価シートL220240401_小野小町.xlsx

留意:
評価シートの識別(誰のシートなのか)の為、評価日付と本人氏名及び上司氏名を入力すれば、他は必要な場合、入力することで問題ありません。

「評価シート」の印刷

「評価シート」を、直接、Excelで被評価者へメール添付で配布して評価を依頼する場合は、「評価シート」を印刷する必要はありませんが、ペーパー(紙)で配布する場合は、印刷が必要です。

印刷の方法

基本情報シートの入力が完了しましたら、印刷します。1ブック1名で印刷します。つまり、人数分のセットを印刷します。

印刷の範囲

ペーパー(紙)で「評価シート」を配布する場合は評価結果とコミュニケーションシートは必要ありませんので、入力シートまでを印刷して配布します。

留意:
この場合は、手書きで評価(チェックマークを記入)されたシートを回収して、人事や事務で、被評価者のexcelの評価シートに結果を入力する必要があります。

評価の実施

「評価シート」の配布

印刷した評価シートは1人分をクリップ(ホッチキス)で止めて、対象者分を被評価者の上司へ、まとめて渡し、上司から本人へ渡すように依頼します。
※シートは回収して、評価結果の集計を行いますので、回収納期を伝えておきます。

本人評価の実施

「評価シート」を受け取った本人は、本人評価欄に評価(○、△、×,-)をチェックして、納期までに上司へ返却します。

上司評価の実施

本人から記入済みの「評価シート」を受け取った上司は、本人評価を参照しながら上司評価欄に評価(○、△、×,-)をチェックして、納期までに本部(又は人事)へ返却します。

採点と、評価結果のデータ入力

本人評価、上司評価の記入された評価シートは、本部又は人事へ返却・回収されますので、回収した「評価シート」の結果をexcelデータとして入力します。

結果を入力することで、評価結果シートで採点されます。

この場合、「×:できていない」がなく、「○の割合が78.9%」ある為、条件を満たしレベル判定では、「L2認定」となっています。

フィードバック面談の実施

評価結果の入力された評価シートは、各個人毎に印刷して、フィードバック面談に備えます。上司評価者は、評価結果の印刷された「スキル評価シート」で、被評価者に対してフィードバック面談を行います。
注意:「評価シート」はコピーして、被評価者に渡し、面談を開始します。

課題特定・目標設定、実績確認

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。
留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われます(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われます

V4.0の改良点

「入力シート(基本情報)」のレイアウト変更

「入力シート(基本情報)」は、これまでA4縦でレイアウトしていましたが、これをA4横でレイアウトしました。これにより、他のシートと同じA4横で統一されましたので、印刷した際に綴じる向きを統一できる様になりました。

評価結果シートのレイアウト変更

採点方法も記載して、見やすくしました。

L3(レベル3)のシートの追加

「介護サービス事業管理(事業所)」職種では、管理者用としてレベル4のみの設定としていましたが、V4.0よりサービス提供責任者(サ責)をレベル3として追加しました。従って、管理者用のスキル評価シートとしてはレベル3、レベル4の中から選択して頂きます
注意:
レベル3とレベル4の大きな違いは「職務遂行の為の基準」の数です。特に、選択能力ユニットでは「要員計画」と「営業」の能力ユニットがレベル4(管理者向け)にはありますがレベル3(サ責向け)には設定していません。

テンプレートは、こちら→ スキル評価シート(在宅介護業、通所介護サービス)

動画解説は、こちら

スキル評価シートの構成

使い方の説明をする前に、「評価シートの構成」を確認しておきます。

「スキル評価シート」の収録内容

通所介護事業所のスタッフ及び管理者の評価を目的として、以下5種類のテンプレートを収録しています。

対象職種

対象は、「介護サービス事業管理(事業所)」と「通所介護サービス」職種です。前者は事業所の管理者向けにレベル3とレベル4、後者は、介護スタッフ向けにレベル1～3までの評価シートを用意しています。

注意:
通所介護サービスのレベル4のスーパーバイザーについては、「介護サービス事業管理」の管理者の評価として扱い、事業管理のレベル2についてはレベル3に含めますので合計5種類のテンプレートとなっています。

介護スタッフ向け

「通所介護サービス」の職種ではレベル1～3までの3種類のシートがあります。

管理者向け

「介護サービス事業管理(事業所)」の職種では、レベル1とレベル2の2種類のシートがあります。

スキル評価シートの全体構成

「スキル評価シート」は「入力シート(基本情報)」,「入力シート(共通能力)」,「入力シート(選択能力)」、「評価結果シート」,「コミュニケーションシート」で構成されます。入力シートは介護スタッフ用では「共通能力ユニット」が1種類、「選択能力ユニット」が「通所介護」と「通所介護技術」の2種類に分かれています。

スキル評価シート(通所介護)

こちらは「通所介護サービス」職種の介護スタッフ用のレベル2(中級)の「スキル評価シート」です。

スキル評価シート(事業管理)

こちらは、「介護サービス事業管理」職種のレベル4の管理者用のスキル評価シートです。

スキル評価シートの個別シート

入力シート(基本情報)

評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、フォームは全て同一です。

留意:
「スキル評価シート」は職種毎に「職務」×「レベル」のマトリックスとして作成されていますので、介護スタッフであれば、スキル評価シート(通所介護)のレベル1(初級)、レベル2(中級)、レベル3(上級)の中から選択して、管理者(又は、サ責)であれば、スキル評価シート(事業管理)のレベル3、レベル4の中から選択します。

入力シート(共通能力)

この入力シートで、本人評価及び上司評価欄にチェックをします。チェックは、excel上では、該当箇所をクリックするのみですが、実際の運用では、被評価者へ評価シートを配布して、手で該当箇所をボールペンや鉛筆で塗りつぶす又は✔マークを付けて頂き、それを回収して例えば本部でexcelデータとして入力することとなります。

入力シート(選択能力)

能力細目、職務遂行のための基準は、それぞれのレベルに応じて選択された内容となっています。(レベル毎に異なっています。)

評価結果シート

評価結果シートは、入力シートの評価結果を集計し、レーダーチャートとして表示したものです。各職業能力評価シートに記載されている「レベル判定の方法」を自動判定させる為に○、△、×の数を集計して合否判定して「判定結果」を表示させています。さらに昇給・昇格、賞与の査定に利用できる様に「達成率」と「評価(SAB判定)」も、自動で表示させています。

留意:
レベル判定の基準は、在宅介護業界の業界標準です。上記の例では、スキル評価シート(「通所介護サービス」職種)のレベル2の評価シートで評価を受けて、要件を満たしてなかった為、「L2認定」とならず「L1」(レベル1)という判定結果となっています。

コミュニケーションシート

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。
留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。
(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

評価方法の確認

評価目的の確認

「評価」を実施するにあたって、その目的を明確にしておきましょう。「人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。
「人材育成」を目的とする場合は、キャリアマップを作成して、レベルに応じた社員教育制度を整備し、教育(内部研修、外部研修等)に繋げることが大切です。

評価方法の確認

評価の実施に当たっては、「人事評価」を目的とする場合の評価結果は報酬制度へどのように反映させるのか?そして評価の対象者やその範囲等を確認しておく必要があります。

評価指標

「スキル評価シート」は、職業能力評価基準の判定であるレベル判定です。がレベル判定と共に、報酬制度へ反映しやすいように、「評価点数」、「達成率」、「SAB・・評価」を指標として追加しています。

レベル判定の基準

在宅介護業で規定されている以下の判定基準で「認定結果(合否)」を決定しています。

報酬制度への反映方法

「レベル判定」結果の昇給・賞与への反映方法

「レベル判定」は、「職業能力判定」ですので「合格」することが、その仕事に従事する為の条件といった性質のものです。また、テストや実技試験での成績判定ではなく、上司による判定で決定(「×」が1つでもあれば「不合格」)となってしまう為、上司による評価のバラツキや偏りのリスクがあります。教育目的での利用では大きな効果がありますが、昇給や昇格等の報酬へ反映する目的では、レベル判定だけを昇給等の指標とするのは適切ではありません。達成率、評価(SAB判定)等の指標をご利用をお薦めします。例えば、そのレベルの経験年数が2年以上で、且つ、Aランク以上の評価の場合には昇給して、2年連続してSランク以上であれば、「評価委員会」(注)の承認の上で昇格する等
注意:
「評価委員会」とは、評価のバラツキや偏りなどを是正して、公正・公平を保持する為の合議体です。全員の評価結果を一覧として査定のバランスを見て、各部門マネージャーが協議して、全員納得の上で査定を決定します。

評価結果による評価シートの選定

評価結果としての「レベル判定」は、「職業能力判定」ですので、その仕事に従事する為の条件といった性質のもので、「合格」したからと言って、次は上のレベルの評価シートで評価を受けるというものではありません。例えば、L2の評価シートで「L2認定」となれば、次回はL3の評価シートで受け、「L１」であれば、次回もまたL2の評価シートで評価を行なうということではありません。「レベル判定」は「運転免許の更新」という性質のもので、毎年、その仕事に従事できるか?否か?をチェックすることなので、「合格」が前提です。従って、次にどのレベルの評価シートで評価するか?ランクを上げるか否か?は、あくまでも「評価委員会」の決定となります。達成率、評価(SAB判定)等の指標や、キャリアマップとの関係や経験年数を判断した結果で、次にどのレベルの評価シートで評価するか?を決定します。
注意:
職業能力評価基準は、行動評価なので、同じシートで評価しても結果が同じとは限りませんし、レベル判定は、その仕事に従事する為の条件と考えれば毎回、高い評価での結果であることが望ましいのです。
よって、どのレベルの評価シートで評価するかは、評価シートの結果と共に、毎回、評価委員会等で個人毎に他の指標も加味して、キャリアマップに準じて、一定の経験年数を条件として決定することとするのが良いでしょう。

評価実施の手順

評価実施の準備

評価目的の確定

「評価」を実施するにあたって、その目的を明確にしておきましょう。「人材育成」を目的とする場合は、キャリアマップを作成して、レベルに応じた社員教育制度を整備し、教育(内部研修、外部研修等)に繋げることが大切です。「人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。

評価の対象

適用部署の確認

例えば、ここでは「スキル評価」の適用部署は、以下の通りとします。

被評価者の特定

評価の目的が昇給や賞与の査定など「人事評価」を目的とする場合は、評価の対象者を特定しなければなりません。例えば、ここでは、以下の「給与規定」で決められた条件を満たすものとします。

特定された被評価者は、次の通りです。

評価シートの特定

「スキル評価シート」は、職種を「職務」×「レベル」のマトリックスとして用意していますので、どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うのかを決定することが必要です。「評価」の被評価者(対象)は、誰なのか?管理職のみか?パートさんも含めた全スタッフか?を決めた後、「評価シート」のレベルを特定します。

管理者の評価シートの特定

管理者は、介護サービス事業管理のレベル3又は4の評価シートとなります。ここでは、デイ1番館の管理者である゛栗田真澄美゛さんと、デイ2番館の管理者である゛横山早紀゛さんは、「スキル評価シート(事業管理L4_管理者)」と特定されます。
注意:レベル3はサ責を想定しています。(ここでは対象者がいません。)

介護スタッフの評価シートの特定

通所介護サービスの介護スタッフ用はレベル1,2,3の3種類ありますので、個々のスタッフ毎にレベルを特定します。

「評価シート」の準備

「評価シート」の特定

どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うかが確定します。役職やこれまでの経験や実績を元にキャリアマップを参照して、スタッフ毎にレベルを設定します。
留意:
レベル設定が難しい場合は、例えば、次のような基準で設定しても良いと思います。初回の評価では該当レベルは不明ですので、入社歴1年未満の方へはL1の評価シート、入社歴1年以上の方へはL2の評価シートを配布します。例えば、デイサービス事業所が管理者1名とスタッフ4名(入社歴1年未満:1名、入社歴1年以上:3名)であれば、介護スタッフ用L1のスキル評価シートを1部とL2のスキル評価シート3部と、管理者用のスキル評価シート1部を渡します。

「評価シート」の作成

どのスタッフが、どのレベルのシートを使うかが確定しましたら、「評価シート」を作成します。「評価シート」の基本情報シートに被評価者の氏名や上司評価者の氏名など基本情報を入力して、被評価者ごとの「評価シート」を作成します。
注意:
「スキル評価シート」(excel)は原本をコピーして人数分のブックを作成します。定期的に評価を行うためにも、データとして残しておくことが必要ですので、作成するブック名は、以下のようにするのが良いでしょう
例:小野小町さんの2024年04月の「スキル評価シート」を作成する場合
スキル評価シート(通所介護L2_中級スタッフ)原紙.xlsx→スキル評価シートL220240401_小野小町.xlsx

ブック名に、被評価者氏名と評価日付を付加すると管理しやすくなります。

留意:
評価シートの識別(誰のシートなのか)の為、評価日付と本人氏名及び上司氏名を入力すれば、他は必要な場合、入力することで問題ありません。

「評価シート」の印刷

「評価シート」を、直接、Excelで被評価者へメール添付で配布して評価を依頼する場合は、「評価シート」を印刷する必要はありませんが、ペーパー(紙)で配布する場合は、印刷が必要です。

印刷の方法

入力シート(基本情報)の入力が完了しましたら、印刷します。1ブック1名で印刷します。つまり、人数分のセットを印刷します。

印刷の範囲

ペーパー(紙)で「評価シート」を配布する場合は評価結果とコミュニケーションシートは必要ありませんので、入力シートまでを印刷して配布します。

この場合は、手書きで評価(チェックマークを記入)されたシートを回収して、被評価者のexcelの評価シートに結果を入力する必要があります。

評価の実施

「評価シート」の配布

印刷した評価シートは1人分をクリップ(ホッチキス)で止めて、対象者分を被評価者の上司へ、まとめて渡し、上司から本人へ渡すように依頼します。
※シートは回収して、評価結果の集計を行いますので、回収納期を伝えておきます。

本人評価の実施

「評価シート」を受け取った本人は、本人評価欄に評価(○、△、×,-)をチェックして、納期までに上司へ返却します。

上司評価の実施

本人から記入済みの「評価シート」を受け取った上司は、本人評価を参照しながら上司評価欄に評価(○、△、×,-)をチェックして、納期までに本部(又は人事)へ返却します。

採点と、評価結果のデータ入力

本人評価、上司評価の記入された評価シートは、本部又は人事へ返却・回収されますので、回収した「評価シート」の結果をexcelデータとして入力します。

結果を入力することで、評価結果シートで採点されます。

フィードバック面談の実施

評価結果の入力された評価シートは、各個人毎に印刷して、フィードバック面談に備えます。
上司評価者は、評価結果の印刷された「スキル評価シート」で、被評価者に対してフィードバック面談を行います。(「評価シート」はコピーして、被評価者に渡し、面談を開始します。)

課題特定・目標設定、実績確認

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。
留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

入力フォームで簡単修正!労働者名簿v2.0の使い方

労働基準法第107条によって、従業員を雇う場合に作成・整備が義務づけられいる管理の楽な労働者名簿v2.0のご紹介です。一覧性のある他品一葉のフォームで、ダブルクリックで入力フォームから簡単に名簿修正ができます。

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2024.07.05

労働者名簿V2.0までは、労働者名簿として規定された項目に、勤務形態や保有資格等の最低限の項目を追加したのみでしたが、労働者個人毎の情報として月給や時間給や勤務時間など雇用契約書の内容も加えて、このシートさえ見れば、労働者個々の情報を得られる様にしました。さらにこれまで「保有資格」はデフォルトで介護業界の資格を表示していましたが、自社に合わせた資格に変更する場合、Excelシート上での変更は簡単ですが専用フォームの変更を行うにはVBAフォームの変更が必要となり、利用者ご自身での変更は難しい状況でした。今回のV3.0では、この変更もVBAを扱うことなく、Excelシート上での変更だけで自動的に専用フォームの「保有資格」も変わる様にフォームを改善していますので、大変扱いやすくなっています。

労働者名簿の管理項目の追加

管理項目の追加

労働者名簿V2.0までは、「社員№」から「保有資格」までの「会社情報」の項目と「電話番号」から「退職理由」までの「個人情報」の項目を労働者名簿として規程された管理項目として管理できる様にしていました。が、労働者名簿V3.0からは、個人識別情報、賃金情報、勤務時間情報、通勤手段等の「労働条件」を加えて、管理できるようにしました。

V2.0までの労働者名簿の管理項目

V3.0の労働者名簿の管理項目

労働条件の入力

労働者名簿V3.0より追加となった「労働条件」(個人識別情報、賃金、勤務時間、通勤手段)につきましては、労働者名簿として規定された必要項目ではありませんので、デフォルトは非表示としています。表示させて労働条件の項目を入力できる様にするためには、「シート保護の解除」を行い、「+」ボタンをクリックして折りたたまれた項目を表示することが必要です。

「シートの保護解除」

「シートの保護解除」を行わなければ、「+」ボタンをクリックできません。

注意:「シートの保護解除」については、別項「シートの保護と解除」を参照下さい。

「労働条件」項目の表示

「退職理由」の項目の右上にあります「+」ボタンをクリックします。

「+」ボタンをクリックすると、折りたたまれていた「労働条件」の項目が表示され、入力できる様になります。

「労働条件」項目の非表示

「労働条件」項目の入力、編集が済みましたら、右上の「-」ボタンをクリックします。

「シートの保護」

「シートの保護設定」を行って、元に戻しておきましょう。(給与情報等が記載されていますので)

注意:「シートの保護設定」については、別項「シートの保護と解除」を参照下さい。

入力フォームの追加

労働者名簿V3.0で追加しました「労働条件」につきましても、専用の入力フォームを用意しています。ここでは、その専用の入力フォームについて解説します。

入力フォームの起動

変更・修正の対象のセルでダブルクリックすると、表示されます。

起動の制約

社員№が入力されていない場合は、入力フォームは表示されません。V2.0と同様です。

社員№のみ入力されていれば、入力フォームは表示されますので、新規の労働者の登録で、全ての項目を入力フォームで行うこともできます。その場合は、社員№を入力した後、ダブルクリックして下さい。

入力フォームの構成

入力フォームは項目によって「会社情報」のページと「個人情報」のページ、そしてV3.0から追加となりました「労働条件」のページで構成されています。「労働条件」のページは、労働者名簿として定義された項目ではない賃金や勤務時間等の項目を管理していますのでデフォルトでは非表示としていますので、「Excel編集モード」での入力はできません。
留意:
別項「労働条件の入力」で解説していますように「シート保護の解除」の後、「+」ボタンをクリックして項目を表示することで「Excel編集モード」での入力が可能となります。

「会社情報」のページ

社員№から保有資格までのセルで、ダブルクリックすると「専用の入力フォーム」が開いて編集ができます。

「個人情報」のページ

電話番号から退職理由(死亡原因)までのセルで、ダブルクリックすると「専用の入力フォーム」が開いて編集ができます。

「労働条件」のページ

デフォルトで表示されている「労働条件」の項目はありませんので、項目をダブルクリックして「専用の入力フォーム」を開くことはできませんので表示されている項目をダブルクリックして「会社情報」又は「個人情報」の「専用の入力フォーム」を表示させた後、フォーム中の「労働条件」タグを選択して「労働条件」の「専用の入力フォーム」を表示させて、編集を行います。

・電話番号をダブルクリックして「個人情報」の入力フォームを立ち上げます。

・「労働条件」タグをクリックします。

入力フォームの終了

「更新」をクリックするか右上の×で閉じます。入力フォームの内容を変更した場合は、「更新」をクリックします。対象の行を間違えて表示した場合は、×で閉じます。

保有資格の任意設定

労働者名簿では「保有資格」を管理できるようになっていますが、Excelシート上は簡単に変更できますが、専用フォームにも表示される為、専用フォームも修正することとなるとVBAでフォームをせざるをえませんでした。が、今回の労働者名簿V3.0ではExcel上の「保有資格名称」を変更すると、自動的にフォームの「保有資格名称」も変更されるようにVBAのフォームを改定しました。デフォルトで介護業界の保有資格を設定していますが、これを自社の業界に合わせた保有資格に簡単に変更することができますので、ご利用下さい。

保有資格の変更方法

デフォルトで設定されている保有資格を次のように変更してみます。

[ 変更する内容 ]

• ヘルパー2級→簿記1級
• 社会福祉主事→MOS
• 実務者研修→ITパスポート
• 介護福祉士→なし
• 他→なし

「シートの保護解除」

「シートの保護解除」を行わなければ、「+」ボタンをクリックできません。

注意:「シートの保護解除」については、別項「シートの保護と解除」を参照下さい。

保有資格のセルの選択

保有資格のセルを全て選択して、「削除」を押下します。(削除した後、入力します)

保有資格の入力

「シートの保護」

「シートの保護設定」を行って、元に戻しておきましょう。

注意:「シートの保護設定」については、別項「シートの保護と解除」を参照下さい。

保有資格の確認

専用フォームも変更されているか?確認します。

変更されています。簡単です。

賃金の任意設定

労働者名簿では「労働条件」のページを追加して、賃金や勤務時間等の雇用契約書の一部を管理できるようにしています。デフォルトでは良くある手当項目を設定していますが、自社に合わせた必要な手当などに変更することができます。

賃金項目の変更方法

デフォルトで設定されている賃金項目を次のように変更してみます。

[ 変更する内容 ]

• 職務手当→役職手当
• 家族手当→管理手当
• 資格手当→なし
• その他手当→なし

留意:
労働者名簿V3.0より追加となった「労働条件」(個人識別情報、賃金、勤務時間、通勤手段)のページは、労働者名簿として規定された必要項目ではありませんので、デフォルトは非表示としています。
表示させて労働条件の項目を入力できる様にするためには、「シート保護の解除」を行い、「+」ボタンをクリックして折りたたまれた項目を表示することが必要です。

職務手当のセルの選択

「職務手当」のセルを選択して、「役職手当」に変更します。

家族手当のセルの選択

資格手当とその他手当のセルの選択

2つまとめて選択して、削除を押下します。(記載されていた金額も消します。)

賃金項目の確認

専用フォームも変更されているか?確認します。

変更されています。

シートの保護と解除

シートの保護解除

「校閲」タブをクリック

Excelを起動して、「シート保護」を解除するシートを選択して、「校閲」タブをクリックします。

「シート保護の解除」をクリック

パスワードの入力

パスワードの入力画面が表示されますので、パスワードを入力して、「OK」をクリックします。

解除の完了

シートの保護設定

入力する際に誤って、セルに設定されている関数などを消してしまうことがありますので、必要な変更等が終わりましたら、「シートの保護」設定は行うことをお薦めします。

「校閲」タブをクリック

Excelを起動して、「シート保護」を解除するシートを選択して、「校閲」タブをクリックします。

「シートの保護」をクリック

パスワードの入力

パスワードの入力画面が表示されますので、パスワードを入力して、「OK」をクリックします。

パスワードの確認入力

確認の為、パスワードを再度入力して、「OK」をクリックします。

「シートの保護」の完了

データの入力規則の設定

ここでは、以下の「人事評価シート」のフォームの項目の中で、ドロップダウンリストの設定されている「本人所属」の項目で解説します。「本人所属」の項目は、5つの所属部署が選べる様に設定されています。

現象

ここに本部の事務員を登録する為に、本人所属として「HAPPYCARE株式会社」と入力したいのですが、リストにない為、以下の様なエラーとなります。

「HAPPYCARE株式会社」と入力しても、ENTERを押下した時点で、メッセージが表示され、元(「HAPPY1番館」)に戻ってしまいます。

原因

データの入力規則の「エラーメッセージ」タブで、「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する(S)」に✔が入っているからです。

対処

対処の方法は、3つあります。

メッセージの表示なく、リストにないデータを入力可能

「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する(S)」の✔を外します。

メッセージ表示なく、普通に入力できます。

メッセージは表示するが、入力可能(情報)

「エラーメッセージ」タブのスタイルで「情報」を選択します。

メッセージは表示されますが、「OK」をクリックすれば、入力できます。

留意:
表示するメッセージを変更することができます。

メッセージは変更されていますが、「OK」をクリックすれば、入力できます。

メッセージは表示するが、入力可能(注意)

「エラーメッセージ」タブのスタイルで「注意」を選択します。

メッセージは表示されますが、「はい」をクリックすれば、入力できます。

このメッセージが表示されるになった原因は、2022年9月から提供されだしているMicrosoft Officeのアップデートです。具体的にはOfficeバージョン2203以降、信頼できない環境下のOfficeファイルについてはマクロを実行できないよう修正されています。この強化された仕組みでマクロをブロックされるのはWindows版のMicrosoft Office(Excel、Word、PowerPoint、Access、Visio)です。但し、ブロックされるのはすべてのマクロ付きエクセルが対象というわけではありません。インターネット経由で入手したOfficeです。
この記事では、マクロのブロックを解除する方法と、もとよりマクロをブロックされないようにする方法をご紹介します。

現象・原因

マクロの実行がブロックされる現象

インターネットからダウンロードしたzipフォルダを解凍して、該当ファイルを起動すると警告バーが表示される。
「セキュリティリスク このファイルのソースが信頼できないため、Microsoftによりマクロの実行がブロックされた　詳細表示」

この警告メッセージが表示されている場合は、マクロは動作しません。「詳細を表示」をクリックしても動きません。一度、ブックを閉じて、次に紹介する対処を行った後、再度開き直すことが必要です。

マクロの実行がブロックされる原因

Microsoft社がセキュリティ強化の為、2022年9月のWindowsUpdate(Excelバージョン2203以降)からインターネットから取得したExcel等のマクロ(VBAマクロ有効ブック)がデフォルトでブロックする仕様へ変更されました。

マクロのブロックを解除する方法

WindowsはインターネットからExcelマクロブック(*.xlsm)をダウンロードした際にファイルに特殊なマーク(Mark of the Web:”MOTW”とも言う)を付加した状態でダウンロードします。このマークで「インターネットからダウンロードしたファイルなので開くと危険」という事を示しています。そしてExcelでブックを開くと、Windowsがこのマークがある為に「危険」と判断してマクロがブロックされるのです。動作環境がWindowsでなく、他のOS、例えばMac等の場合は”MOTW”が付与されないためマクロはブロックされません。
そこで対処方法は、大きくわけて次の2つの方法があります。
一つは、マクロのブロックを解除する方法として、ファイルに付加されているマーク(“MOTW”)を削除する方法で、もう一つは、もとよりブロックされないようにする方法として「信頼できる場所(マークが効かない場所)」に移動させる方法でブロックを回避させることができます。

マーク(“MOTW”)を削除する。

マーク(“MOTW”)を削除する方法は2つあります。「ファイルのプロパティを変更する方法」と「Powershellを使って変更する方法」です。前者が最もお薦めの方法です。

ファイルのプロパティを変更する方法

ダウンロードしたファイルを右クリックしてプロパティを開き、「全般」タブの一番下の「許可する」にチェックを付けて、「OK」を押下します。

注意:
一度チェックを付けたあとは、「セキュリティ」の項目はなくなりますので、ブロックされることはありません。

Powershellを使って変更する方法

ダウンロードしたファイルが多い場合は、ファイルごとにプロパティを変更するのは面倒です。こんな場合は、PowerShellを使ってマークを削除する方が楽です。
一度、PowerShellのファイルとbatファイルを用意すれば、あとはbatファイルにブックをドラッグするだけです。
「@vbabeginner」さんのブログ(Excel作業をVBAで効率化)を参照させて頂きました。

こちらは、記載内容通りに行えば大丈夫ですが、少し知識がある方が安心です。

unblock.ps1を作成する。

次のコードをテキストエディターで書いて、新規ファイル(unblock.ps1)を作成します。

unblock.batを作成する。

次のコードをテキストエディターで書いて、新規ファイル(unblock.bat)を作成します。

フォルダに配置する。

ダウンロードしたブックのあるフォルダに、unblock.ps1とunblock.batを置きます。※ここでは、「テストB」というフォルダに格納します。

unblock.batにドラッグする。

ダウンロードしたブックをunblock.batにドラッグすれば解除されます。
※解除済みのブックをドラッグしても問題ありません。何もかわらないだけです。

「セキュリティ」の項目が消えています。これでマークが削除されました。

対処方法の注意点

「プロパティを変更する方法」で対処する場合は、解凍前のzipフォルダ内のExcelマクロブックでは、圧縮されているため、「セキュリティ」項目は表示されません。解凍後のフォルダ内のExcelマクロブックを扱うようにして下さい。

マクロの実行をブロックされないようにする方法

「信頼できる場所(マークが効かない場所)」に移動させる

エクセルの設定で「信頼できる場所」を設定して、ブックを移動させることでマクロはブロックされなくなります。「信頼できる場所」にあたるフォルダ等にあるExcelブックは”安全ですよ”と設定するのです。
例えば、「ダウンロード」フォルダに「テスト」というフォルダを追加して、このフォルダを「信頼できる場所」とします。C:\User\owner\download\テストとパスを設定しておくと、「テスト」フォルダに移動させたブックは、安全とみなされ”MOTW”が付いていても無視するため、マクロは実行可能となります。但し、別の場所に移すとブロックされてしまいます。

フォルダの追加

予め、「信頼できる場所」として、「テスト」というフォルダを作成します。

ファイル→オプションをクリック

Excelシートを開いて、ファイルメニューからオプションを選択します。

「トラストセンターの設定」をクリック

「トラストセンター」を選択して、「トラストセンターの設定」をクリックします。

「信頼できる場所」の設定

「新しい場所の追加」をクリック

「信頼できる場所」を選択して、「新しい場所の追加」をクリックします。

フォルダの選択

「参照」を選択して、ダウンロードフォルダに追加した「テスト」フォルダを選択します。

パスの追加表示

「テスト」フォルダへのパスが追加されましたので、「OK」を押下します。

Excelマクロブックの移動

ブロックされたExcelマクロブックを「信頼できる場所」である「テスト」フォルダに移動させます。

ブロック解除の確認

ブロックが解除されました。

対処方法の注意点

「”信頼できる場所”に移動させる方法」で対処する場合は”信頼できる場所”である「テスト」フォルダの中にあるブックのマクロは実行できますが、マーク(“MOTW”)は付与され残ったままの為、「テスト」フォルダから別のフォルダへ移動やコピーすると、再度マクロは、ブロックされて実行ができなくなります。

[ 別の場所へ移動させた例 ]

「テスト」フォルダからデスクトップへ移動させて、Excelマクロブックを起動すると警告メッセージが表示され、ブロックされます。

「職業能力評価基準」とは仕事をこなすために必要な「知識」と「技術・技能」に加えて、「成果につながる職務行動例（職務遂行能力）」を、厚生労働省が国と業界団体と連携の下で、業種別、職種・職務別に整理したものです。採用や人材育成、人事評価、検定試験の「基準書」として利用できるものとなっていますので各企業でカスタマイズして活用できます。

(厚生労働省　職業能力評価基準より)

能力評価シートの構成

使い方の説明をする前に、「評価シートの構成」を確認しておきます。

テンプレートは、こちら→　能力評価シートV3.0(旅館業、旅館管理)

構成全体

「能力評価シート」は「基本情報シート」,「入力シート」,「評価結果」,「コミュニケーションシート」で構成されます。

各シートの構成

基本情報シート

評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、フォームは全て同一です。(レベルタイトルと貼り付けた設定レベルの表のマーカーが異なるのみ)
※レベルタイトルは、それぞれの「能力評価シート」のレベル表のマーカーで決まっています。

「能力評価シート」は職種(「旅館管理」)を「職務」×「レベル」のマトリックスとして作成されていますので職種、職務、レベルは、評価シートで固定となっています。

入力シート

入力シートは、「共通能力ユニット」と「選択能力ユニット」から構成されます。

この入力シートで、本人評価及び上司評価欄にチェックをします。
チェックは、◎、○、△、×、-をオプションボタンで選択します。実際の運用では、被評価者へ評価シートを配布して、手で✔をつけるか又は塗りつぶして頂き、それを回収して、例えば本部でexcelデータとして入力することとなります。
注意:
excelの評価シート自体をメール添付で配布することもできますが、全社員がPＣを持たないことが多い為、評価シートを印刷してペーパー(紙)で配布することを想定しています。

評価結果シート

評価結果シートは、入力シートの評価結果を集計し、レーダーチャートとして表示したものです。各職業能力評価シートに記載されている「レベル判定の方法」を自動判定させる為に◎、○、△、×の数を集計して合否判定して「判定結果」を表示させています。さらに、昇給・昇格、賞与の査定に利用できる様に「達成率」と「評価」も、自動で表示させています。

コミュニケーションシート

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。
留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。
(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

評価実施の手順

評価実施の準備

評価目的の確定

「評価」を実施するにあたって、その目的を明確にしておきましょう。
「人材育成」を目的とする場合は、キャリアマップを作成して、レベルに応じた社員教育制度を整備し、教育(内部研修、外部研修等)に繋げることが大切です。「人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。

評価結果の活用

「能力評価シート」は、職業能力評価基準の判定であるレベル判定です。が、レベル判定と共に、報酬制度へ反映しやすいように、「評価点数」、「達成率」、「SAB・・評価」を指標として追加しています。

レベル

レベル1、レベル2、レベル3、レベル4の4つのレベルがあります。「職業能力評価基準」に準じて、企業において期待される責任・役割の範囲と難易度により、４つの能力段階を設定しています。

レベル判定

旅館業、旅館管理で規定されている以下の判定基準で「認定結果(合否)」を決定しています。

• 「レベル判定」結果を、昇給・賞与に反映する?
  「レベル判定」は、「職業能力判定」ですので「合格」することが、その仕事に従事する為の条件といった性質のものです。従って「不合格」であれば勉強不足であり、「合格」が当たり前と考えれば、レベル判定だけを昇給等の指標とするのは適切ではありません。点数、達成率、評価等の指標や、他の指標(勤怠状況、成績等)を加味した形で反映することをおすすめします。
  例えば、そのレベルの経験年数が2年以上で、且つ、Aランク以上の評価の場合には昇給して、2年連続してSランク以上であれば、「評価委員会」の承認の上で昇格する等
  注意:
  「評価委員会」とは、評価のバラツキや偏りなどを是正して、公正・公平を保持する為の合議体です。全員の評価結果を一覧として査定のバランスを見て、各部門マネージャーが協議して、全員納得の上で査定を決定します。
• 「認定」となれば、次の評価時はレベルアップした評価シート?
  例えば、L2の評価シートで「L2認定」となれば、次回はL3の評価シートで受け、「L１」であれば、次回もまたL2の評価シートで評価を行なうのが妥当ですが、評価する上司の評価基準にバラツキ(甘い、厳しい等)があると、正確なレベル判定にならない事も考えられます。L1レベルの評価シートで「認定」を受けたからと言って、次はL2で受けるのか否かは、各会社での判断となりますが、キャリアマップとの関係を見て頂いて、認定となったからと言って経験年数が満たない場合は、上位レベルではなく、再度、同じレベルで評価して頂くのが良いでしょう。
  留意:
  職業能力評価基準は、行動評価なので、同じシートで評価しても結果が同じとは限りませんし、レベル判定は、その仕事に従事する為の条件と考えれば毎回、「認定」という結果であることが望ましいのです。
  よって、どのレベルの評価シートで評価するかは、評価シートの結果と共に、毎回、評価委員会等で個人毎に他の指標も加味して、キャリアマップに準じて、一定の経験年数を条件として決定することとするのが良いでしょう。

評価シートの特定

「能力評価シート」は、職種(「旅館管理」)を「職務」×「レベル」のマトリックスとして用意していますので、どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うのかを決定することが必要です。「評価」の被評価者(対象)は、誰なのか?管理職のみか?パートさんも含めた全スタッフか?を決めた後、「評価シート」のレベルを特定します。

評価シートの種類

「能力評価シート」は、職種「旅館管理」では、「職務」×「レベル」のマトリックスとして、9種類のシートがあります。
※各シートでは、複数の職務や複数の業務が記載されているシートもあります。

「評価シート」の準備

「評価シート」の作成

どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うかが確定しましたら、「評価シート」の基本情報シートに被評価者の氏名や上司評価者の氏名など基本情報を入力して、被評価者ごとの「評価シート」を作成します。
注意:
「能力評価シート」(excel)は、原本をコピーして人数分のブックを作成します。
定期的に評価を行うためにも、データとして残しておくことが必要ですので、作成するブック名は、以下のようにするのが良いでしょう
(ブック名に、被評価者氏名と評価日付を付加すると管理しやすくなります。)
例:小野小町さんの2020年04月の「能力評価シート」を作成する場合
能力評価シート(旅館管理)L2シニアスタッフ/衛生・環境管理.xlsx
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　→ 能力評価シートL220200401_小野小町.xlsx

評価シートの識別(誰のシートなのか)の為、評価日付と本人氏名及び上司氏名を入力すれば、他は必要な場合、入力することで問題ありません。

「評価シート」の印刷

「評価シート」を、直接、Excelで被評価者へメール添付で配布して評価を依頼する場合は、「評価シート」を印刷する必要はありませんが、ペーパー(紙)で配布する場合は、印刷が必要です。

印刷の方法

基本情報シートの入力が完了しましたら、印刷します。1ブック1名で印刷します。つまり、人数分のセットを印刷します。

印刷の範囲

ペーパー(紙)で「評価シート」を配布する場合は、4枚目の評価結果と5枚目のコミュニケーションシートは、評価して頂く段階では必要ありませんので、3枚目までを印刷します。

この場合は、手書きで評価(◎、○、△、×、-を記入)されたシートを回収して、被評価者のexcelの評価シートに結果を入力する必要があります。

評価の実施

「評価シート」の配布

印刷した評価シートは1人分をクリップ(ホッチキス)で止めて、対象者分を被評価者の上司へ、まとめて渡し、上司から本人へ渡すように依頼します。
※シートは回収して、評価結果の集計を行いますので、回収納期を伝えておきます。

本人評価の実施

「評価シート」を受け取った本人は、本人評価欄を✔又は塗りつぶしてして、納期までに上司へ返却します。

上司評価の実施

本人から記入済みの「評価シート」を受け取った上司は、本人評価を参照しながら上司評価欄を✔又は塗りつぶして、納期までに本部(又は人事)へ返却します。

採点と、評価結果のデータ入力

本人評価、上司評価の記入された評価シートは、本部又は人事へ返却・回収されますので、回収した「評価シート」の結果をexcelデータとして入力します。

結果を入力することで、評価結果シートで採点されます。

この場合、「×:できていない」がなく、「◎+○の割合が78.8%」の為、レベル判定では、「L2認定」となっています。

フィードバック面談の実施

評価結果の入力された評価シートは、各個人毎に印刷して、フィードバック面談に備えます。上司評価者は、評価結果の印刷された「能力評価シート」で、被評価者に対してフィードバック面談を行います。(「評価シート」はコピーして、被評価者に渡し、面談を開始します。)

コメントの記入

フィードバック面談では、お互いの評価がことなっている場合は、何故その評価をつけたのか、知識やスキルを向上させる為にはどうすれば良いかを話し合いましょう。

課題特定・目標設定、実績確認

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。
留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。
(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

担当ではない業務の扱い方

「能力評価シート」は「職業能力評価基準」がベースとなっていますので、担当ではない業務内容や会社では規程(能力ユニット)がない業務が記載されている場合もあります。その場合は、当該「職務遂行のための基準」で本人評価及び上司評価のチェックに、゛-:該当しない゛を選択します。
注意:ここでの「能力ユニット」とは、選択能力ユニットを言います。

業務の一部を外す場合

対応方法:「能力細目」で「-:該当しない」を選択する。

例えば、「衛生・環境管理」の中の「衛生管理実務」では「衛生基準の設定」、「全社的な普及推進」、「衛生基準の検証」、「緊急時対応」の能力細目が記載されています。が、「衛生基準の検証」は担当していない為、業務として規程していない場合等は、本人評価及び上司評価のチェックで、゛-:該当しない゛を選択して下さい。

予めわかっている場合は、評価シートを配布する前に、゛-:該当しない゛を選択した評価シートを印刷して配布します。
尚、評価シートを配布して本人評価、上司評価を行う場合は、「自分の担当していない業務」があった場合は、゛-:該当しない゛を選択する旨を伝えておきます。

業務の全てを外す場合

対応方法:「能力ユニット」で、「-:該当しない」を選択する。

「旅館管理」職種の「衛生・環境管理」職務では、「衛生管理実務」、「環境管理実務」、「館内・客室の点検・管理」、「浴場の点検・管理」の業務を担当することが規程されていますが、例えば「衛生管理実務」を担当していない場合は、本人評価及び上司評価で゛-:該当しない゛を選択します。

職務を外す場合

対応方法:職務で、「-:該当しない」を選択する。

「能力評価シートL2シニアスタッフ」のシートでは職務として「衛生・環境管理」と「施設・設備管理」が規程されています。これを一人で担当していない場合は、担当していない職務の能力細目の本人評価及び上司評価で゛-:該当しない゛を選択します。

「職業能力評価基準」とは仕事をこなすために必要な「知識」と「技術・技能」に加えて、「成果につながる職務行動例（職務遂行能力）」を、厚生労働省が国と業界団体と連携の下で、業種別、職種・職務別に整理したものです。採用や人材育成、人事評価、検定試験の「基準書」として利用できるものとなっていますので各企業でカスタマイズして活用できます。

(厚生労働省　職業能力評価基準より)

能力評価シートの構成

使い方の説明をする前に、「評価シートの構成」を確認しておきます。

テンプレートは、こちら→ 「能力評価シート(ホテル業、レストラン)」

構成全体

「能力評価シート」は「基本情報シート」,「入力シート」,「評価結果」,「コミュニケーションシート」で構成されます。

各シートの構成

基本情報シート

評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、フォームは全て同一です。(レベルタイトルと貼り付けた設定レベルの表のマーカーが異なるのみ)
※レベルタイトルは、それぞれの「能力評価シート」のレベル表のマーカーで決まっています。

「能力評価シート」は、職種(「レストラン」)を「職務」×「レベル」のマトリックスとして作成されていますので、職種、職務、レベルは、評価シートで固定となっています。

入力シート

入力シートは、「共通能力ユニット」と「選択能力ユニット」から構成されます。
留意:
この入力シートで、本人評価及び上司評価欄にチェックをします。
◎、○、△、×、-を選択してオプションボタンをクリックします。実際の運用では、被評価者へ評価シートを配布して、手で✔をつけるか又は塗りつぶして頂き、それを回収して、例えば本部でexcelデータとして入力することとなります。

評価結果シート

評価結果シートは、入力シートの評価結果を集計し、レーダーチャートとして表示したものです。各職業能力評価シートに記載されている「レベル判定の方法」を自動判定させる為に◎、○、△、×の数を集計して合否判定して「判定結果」を表示させています。さらに、昇給・昇格、賞与の査定に利用できる様に「達成率」と「評価」も、自動で表示させています。

留意:レベル認定の判定基準の変更
「職業能力評価基準」のレベル判定基準では、○、△、×の3段階評価で配点=2点として評価の平均点は1.7点以上と記載されていますが、「能力評価シート」では◎、○、△、×の4段階評価として配点=3点としていますので、同じ比率で平均点=2.55以上としています。

コミュニケーションシート

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。

評価実施の手順

評価実施の準備

評価目的の確定

「評価」を実施するにあたって、その目的を明確にしておきましょう。
「人材育成」を目的とする場合は、キャリアマップを作成して、レベルに応じた社員教育制度を整備し、教育(内部研修、外部研修等)に繋げることが大切です。「人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。

評価結果の活用

「能力評価シート」は、職業能力評価基準の判定であるレベル判定です。が、レベル判定と共に、報酬制度へ反映しやすいように、「評価点数」、「達成率」、「SAB・・評価」を指標として追加しています。

レベル

レベル1、レベル2、レベル3、レベル4の4つのレベルがあります。「職業能力評価基準」に準じて、企業において期待される責任・役割の範囲と難易度により、４つの能力段階を設定しています。

レベル判定

「ホテル業、レストラン」で規定されている以下の判定基準で「認定結果(合否)」を決定しています。

留意:レベル認定の判定基準の変更
「職業能力評価基準」のレベル判定基準では、○、△、×の3段階評価で配点=2点として評価の平均点は1.7点以上と記載されていますが、「能力評価シート」では◎、○、△、×の4段階評価として配点=3点としていますので、同じ比率で平均点は、2.55以上としています。

• 「レベル判定」結果を、昇給・賞与に反映する?
  「レベル判定」は、「職業能力判定」ですので「合格」することが、その仕事に従事する為の条件といった性質のものです。従って「不合格」であれば勉強不足であり、「合格」が当たり前と考えれば、レベル判定だけを昇給等の指標とするのは適切ではありません。点数、達成率、評価等の指標や、他の指標(勤怠状況、成績等)を加味した形で反映することをおすすめします。
  例えば、そのレベルの経験年数が2年以上で、且つ、Aランク以上の評価の場合には昇給して、2年連続してSランク以上であれば、「評価委員会」の承認の上で昇格する等
  注意:
  「評価委員会」とは、評価のバラツキや偏りなどを是正して、公正・公平を保持する為の合議体です。全員の評価結果を一覧として査定のバランスを見て、各部門マネージャーが協議して、全員納得の上で査定を決定します。
• 「認定」となれば、次の評価時はレベルアップした評価シート?
  例えば、L2の評価シートで「L2認定」となれば、次回はL3の評価シートで受け、「L１」であれば、次回もまたL2の評価シートで評価を行なうのが妥当ですが、評価する上司の評価基準にバラツキ(甘い、厳しい等)があると、正確なレベル判定にならない事も考えられます。L1レベルの評価シートで「認定」を受けたからと言って、次はL2で受けるのか否かは、各会社での判断となりますが、キャリアマップとの関係を見て頂いて、認定となったからと言って経験年数が満たない場合は、上位レベルではなく、再度、同じレベルで評価して頂くのが良いでしょう。
  留意:
  職業能力評価基準は、行動評価なので、同じシートで評価しても結果が同じとは限りませんし、レベル判定は、その仕事に従事する為の条件と考えれば毎回、高い評価での結果であることが望ましいのです。
  よって、どのレベルの評価シートで評価するかは、評価シートの結果と共に、毎回、評価委員会等で個人毎に他の指標も加味して、キャリアマップに準じて、一定の経験年数を条件として決定することとするのが良いでしょう。

評価シートの特定

「能力評価シート」は、職種(「レストラン」)を「職務」×「レベル」のマトリックスとして用意していますので、どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うのかを決定することが必要です。「評価」の被評価者(対象)は、誰なのか?管理職のみか?パートさんも含めた全スタッフか?を決めた後、「評価シート」のレベルを特定します。

評価シートの種類

「能力評価シート」は、職種「レストラン」では、「職務」×「レベル」のマトリックスとして、14種類のシートがあります。
注意:①②③⑤のシートでは複数の職務、④⑥のシートでは複数の業務が記載されています。

「評価シート」の準備

「評価シート」の作成

どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うかが確定しましたら、「評価シート」の基本情報シートに被評価者の氏名や上司評価者の氏名など基本情報を入力して、被評価者ごとの「評価シート」を作成します。

注意:
「能力評価シート」(excel)は、原本をコピーして人数分のブックを作成します。定期的に評価を行うためにも、データとして残しておくことが必要ですので、作成するブック名は、以下のようにするのが良いでしょう(ブック名に、被評価者氏名と評価日付を付加すると管理しやすくなります。)

例:小野小町さんの2021年04月の「能力評価シート」を作成する場合
能力評価シート(レストラン)L1レストランサービース.xlsx
　　　　　　　　　　　→ 能力評価シートL120210401_小野小町.xlsx

評価シートの識別(誰のシートなのか)の為、評価日付と本人氏名及び上司氏名を入力すれば、他は必要な場合、入力することで問題ありません。

「評価シート」の印刷

「評価シート」を、直接、Excelで被評価者へメール添付で配布して評価を依頼する場合は、「評価シート」を印刷する必要はありませんが、ペーパー(紙)で配布する場合は、印刷が必要です。

印刷の方法

基本情報シートの入力が完了しましたら、印刷します。1ブック1名で印刷します。つまり、人数分のセットを印刷します。

印刷の範囲

ペーパー(紙)で「評価シート」を配布する場合は、4枚目の評価結果と5枚目のコミュニケーションシートは必要ありませんので、3枚目までを印刷します。

この場合は、手書きで評価(◎、○、△、×、-に✔を記入)されたシートを回収して、被評価者のexcelの評価シートに結果を入力する必要があります。

評価の実施

「評価シート」の配布

印刷した人事評価シートは1人分をクリップ(ホッチキス)で止めて、対象者分を被評価者の上司へ、まとめて渡し、上司から本人へ渡すように依頼します。
※シートは回収して、評価結果の集計を行いますので、回収納期を伝えておきます。

本人評価の実施

「評価シート」を受け取った本人は、本人評価欄の評価(◎、○、△、×,-)を✔又は塗りつぶして、納期までに上司へ返却します。

上司評価の実施

本人から記入済みの「評価シート」を受け取った上司は、本人評価を参照しながら上司評価欄の評価(◎、○、△、×,-)を✔又は塗りつぶして、納期までに本部(又は人事)へ返却します。

採点と、評価結果のデータ入力

本人評価、上司評価の記入された評価シートは、本部又は人事へ返却・回収されますので、回収した「評価シート」の結果をexcelデータとして入力します。

結果を入力することで、評価結果シートで採点されます。

この場合、「×:できていない」がないのと、「評価の平均点が2.58」の為、レベル判定では、「L2認定」となっています。

フィードバック面談の実施

評価結果の入力された評価シートは、各個人毎に印刷して、フィードバック面談に備えます。上司評価者は、評価結果の印刷された「能力評価シート」で、被評価者に対してフィードバック面談を行います。(「評価シート」はコピーして、被評価者に渡し、面談を開始します。)

コメントの記入

フィードバック面談では、お互いの評価がことなっている場合は、何故その評価をつけたのか、知識やスキルを向上させる為にはどうすれば良いかを話し合いましょう。

課題特定・目標設定、実績確認

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。

担当ではない業務の扱い方

「能力評価シート」は「職業能力評価基準」がベースとなっていますので、担当ではない業務内容や会社では規程がない業務が記載されている場合もあります。その場合は、当該「職務遂行のための基準」で本人評価及び上司評価のチェックに、゛-:該当しない゛を選択します。

業務の一部を外す場合

対応方法:「能力細目」で「-:該当しない」を選択する。

例えば、レストランの「レストランサービス」職務では、「準備と片付け」と「食事の提供」が業務として規程されていますが、ここで「食器類のクリアと後片付け」は業務として担当していない場合や、業務として規程していない場合等は、本人評価及び上司評価のチェックで、゛-:該当しない゛を選択して下さい。

注意:
予めわかっている場合は、評価シートを配布する前に、゛-:該当しない゛を選択した評価シートを印刷して配布します。
尚、評価シートを配布して本人評価、上司評価を行う場合は、「自分の担当していない業務」があった場合は、゛-:該当しない゛を選択する旨を伝えておきます。

業務の全てを外す場合

対応方法:「能力ユニット」で、「-:該当しない」を選択する。

「能力評価シートL1スタッフ-レストランサービス」⑥のシートでは、「準備と片付け」、「食事の提供」の業務を担当することが規程されていますが、例えば「準備と片付け」の業務を担当していない場合は、本人評価及び上司評価で゛-:該当しない゛を選択します。

評価の際に、以下の様に「準備と片付け」は評価結果から外されます。

職務を外す場合

対応方法:職務で、「-:該当しない」を選択する。

「能力評価シートL4シニアマネージャ」⑤のシートでは、職務として「店舗管理」と「仕入管理」が規程されています。これを一人で担当していない場合は、担当していない職務の能力細目の本人評価及び上司評価で゛-:該当しない゛を選択します。ここでは、「仕入管理」の職務を外してみます。

評価の際に、以下の様に「仕入管理」は評価結果から外されます。

「職業能力評価基準」とは仕事をこなすために必要な「知識」と「技術・技能」に加えて、「成果につながる職務行動例（職務遂行能力）」を、厚生労働省が国と業界団体と連携の下で、業種別、職種・職務別に整理したものです。採用や人材育成、人事評価、検定試験の「基準書」として利用できるものとなっていますので各企業でカスタマイズして活用できます。

(厚生労働省　職業能力評価基準より)

能力評価シートの構成

使い方の説明をする前に、「評価シートの構成」を確認しておきます。

テンプレートは、こちら→ 「能力評価シート(ホテル業、宿泊)」

構成全体

「能力評価シート」は「基本情報シート」,「入力シート」,「コミュニケーションシート」で構成されます。

各シートの構成

基本情報シート

評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、フォームは全て同一です。(レベルタイトルと貼り付けた設定レベルの表のマーカーが異なるのみ)
※レベルタイトルは、それぞれの「能力評価シート」のレベル表のマーカーで決まっています。

「能力評価シート」は、職種(「宿泊」)を「職務」×「レベル」のマトリックスとして作成されていますので、職種、職務、レベルは、評価シートで固定となっています。

入力シート

入力シートは、「共通能力ユニット」と「選択能力ユニット」から構成されます。
留意:
この入力シートで、本人評価及び上司評価欄にチェックをします。◎、○、△、×、-を選択してオプションボタンをクリックします。実際の運用では、被評価者へ評価シートを配布して、手で✔をつけるか又は塗りつぶして頂き、それを回収して、例えば本部でexcelデータとして入力することとなります。

評価結果シート

評価結果シートは、入力シートの評価結果を集計し、レーダーチャートとして表示したものです。各職業能力評価シートに記載されている「レベル判定の方法」を自動判定させる為に◎、○、△、×の数を集計して合否判定して「判定結果」を表示させています。さらに、昇給・昇格、賞与の査定に利用できる様に「達成率」と「評価」も、自動で表示させています。

留意:レベル認定の判定基準の変更
「職業能力評価基準」のレベル判定基準では、○、△、×の3段階評価で配点=2点として評価の平均点は1.7点以上と記載されていますが、「能力評価シート」では◎、○、△、×の4段階評価として配点=3点としていますので、同じ比率で平均点=2.55以上としています。

コミュニケーションシート

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。

評価実施の手順

評価実施の準備

評価目的の確定

「評価」を実施するにあたって、その目的を明確にしておきましょう。「人材育成」を目的とする場合は、キャリアマップを作成して、レベルに応じた社員教育制度を整備し、教育(内部研修、外部研修等)に繋げることが大切です。「人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。

評価結果の活用

「能力評価シート」は、職業能力評価基準の判定であるレベル判定です。が、レベル判定と共に、報酬制度へ反映しやすいように、「評価点数」、「達成率」、「SAB・・評価」を指標として追加しています。

レベル

レベル1、レベル2、レベル3、レベル4の4つのレベルがあります。「職業能力評価基準」に準じて、企業において期待される責任・役割の範囲と難易度により、４つの能力段階を設定しています。

レベル判定

「ホテル業、宿泊」で規定されている以下の判定基準で「認定結果(合否)」を決定しています。

留意:レベル認定の判定基準の変更
「職業能力評価基準」のレベル判定基準では、○、△、×の3段階評価で配点=2点として評価の平均点は1.7点以上と記載されていますが、「能力評価シート」では◎、○、△、×の4段階評価として配点=3点としていますので、平均点=2.55以上としています。

• 「レベル判定」結果を、昇給・賞与に反映する?
  「レベル判定」は、「職業能力判定」ですので「合格」することが、その仕事に従事する為の条件といった性質のものです。従って「不合格」であれば勉強不足であり、「合格」が当たり前と考えれば、レベル判定だけを昇給等の指標とするのは適切ではありません。点数、達成率、評価等の指標や、他の指標(勤怠状況、成績等)を加味した形で反映することをおすすめします。
  例えば、そのレベルの経験年数が2年以上で、且つ、Aランク以上の評価の場合には昇給して、2年連続してSランク以上であれば、「評価委員会」の承認の上で昇格する等
  注意:
  評価委員会」とは、評価のバラツキや偏りなどを是正して、公正・公平を保持する為の合議体です。全員の評価結果を一覧として査定のバランスを見て、各部門マネージャーが協議して、全員納得の上で査定を決定します。
• 「認定」となれば、次の評価時はレベルアップした評価シート?
  例えば、L2の評価シートで「L2認定」となれば、次回はL3の評価シートで受け、「L１」であれば、次回もまたL2の評価シートで評価を行なうのが妥当ですが、評価する上司の評価基準にバラツキ(甘い、厳しい等)があると、正確なレベル判定にならない事も考えられます。
  L1レベルの評価シートで「認定」を受けたからと言って、次はL2で受けるのか否かは、各会社での判断となりますが、キャリアマップとの関係を見て頂いて、認定となったからと言って経験年数が満たない場合は、上位レベルではなく、再度、同じレベルで評価して頂くのが良いでしょう。
  留意:
  職業能力評価基準は、行動評価なので、同じシートで評価しても結果が同じとは限りませんし、レベル判定は、その仕事に従事する為の条件と考えれば毎回、高い評価での結果であることが望ましいのです。
  よって、どのレベルの評価シートで評価するかは、評価シートの結果と共に、毎回、評価委員会等で個人毎に他の指標も加味して、キャリアマップに準じて、一定の経験年数を条件として決定することとするのが良いでしょう。

評価シートの特定

「能力評価シート」は、職種(「宿泊」)を「職務」×「レベル」のマトリックスとして用意していますので、どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うのかを決定することが必要です。「評価」の被評価者(対象)は、誰なのか?管理職のみか?パートさんも含めた全スタッフか?を決めた後、「評価シート」のレベルを特定します。

評価シートの種類

「能力評価シート」は、職種「宿泊」では、「職務」×「レベル」のマトリックスとして、4種類(赤枠)と16種類(緑枠)の計20種類のシートがあります。

「評価シート」の準備

「評価シート」の作成

どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うかが確定しましたら、「評価シート」の基本情報シートに被評価者の氏名や上司評価者の氏名など基本情報を入力して、被評価者ごとの「評価シート」を作成します。
注意:
「能力評価シート」(excel)は、原本をコピーして人数分のブックを作成します。定期的に評価を行うためにも、データとして残しておくことが必要ですので、作成するブック名は、以下のようにするのが良いでしょう(ブック名に、被評価者氏名と評価日付を付加すると管理しやすくなります。)

例:小野小町さんの2022年04月の「能力評価シート」を作成する場合
能力評価シート(宿泊)L2シニアスタッフ/フロントオフィス.xlsx→
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 能力評価シートL120220401_小野小町.xlsx

評価シートの識別(誰のシートなのか)の為、評価日付と本人氏名及び上司氏名を入力すれば、他は必要な場合、入力することで問題ありません。

「評価シート」の印刷

「評価シート」を、直接、Excelで被評価者へメール添付で配布して評価を依頼する場合は、「評価シート」を印刷する必要はありませんが、ペーパー(紙)で配布する場合は、印刷が必要です。

印刷の方法

基本情報シートの入力が完了しましたら、印刷します。1ブック1名で印刷します。つまり、人数分のセットを印刷します。

印刷の範囲

ペーパー(紙)で「評価シート」を配布する場合は、4枚目の評価結果と5枚目のコミュニケーションシートは必要ありませんので、3枚目までを印刷します。

この場合は、手書きで評価(◎、○、△、×、-に✔を記入)されたシートを回収して、被評価者のexcelの評価シートに結果を入力する必要があります。

評価の実施

「評価シート」の配布

印刷した人事評価シートは1人分をクリップ(ホッチキス)で止めて、対象者分を被評価者の上司へ、まとめて渡し、上司から本人へ渡すように依頼します。
※シートは回収して、評価結果の集計を行いますので、回収納期を伝えておきます。

本人評価の実施

「評価シート」を受け取った本人は、本人評価欄の評価(◎、○、△、×,-)を✔又は塗りつぶして、納期までに上司へ返却します。

上司評価の実施

本人から記入済みの「評価シート」を受け取った上司は、本人評価を参照しながら上司評価欄の評価(◎、○、△、×,-)を✔又は塗りつぶして、納期までに本部(又は人事)へ返却します。

採点と、評価結果のデータ入力

本人評価、上司評価の記入された評価シートは、本部又は人事へ返却・回収されますので、回収した「評価シート」の結果をexcelデータとして入力します。

結果を入力することで、評価結果シートで採点されます。

この場合、「×:できていない」がないのと、「評価の平均点が2.64」の為、レベル判定では、「L2認定」となっています。

フィードバック面談の実施

評価結果の入力された評価シートは、各個人毎に印刷して、フィードバック面談に備えます。上司評価者は、評価結果の印刷された「能力評価シート」で、被評価者に対してフィードバック面談を行います。(「評価シート」はコピーして、被評価者に渡し、面談を開始します。)

コメントの記入

フィードバック面談では、お互いの評価がことなっている場合は、何故その評価をつけたのか、知識やスキルを向上させる為にはどうすれば良いかを話し合いましょう。

課題特定・目標設定、実績確認

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。

担当ではない業務の扱い方

「能力評価シート」は「職業能力評価基準」がベースとなっていますので、担当ではない業務内容や会社では規程がない業務(能力ユニット)が記載されている場合もあります。その場合は、当該「職務遂行のための基準」で本人評価及び上司評価のチェックに、゛-:該当しない゛を選択します。
注意:ここでの「能力ユニット」とは、選択能力ユニットを言います。

業務の一部を外す場合

対応方法:「能力細目」で「-:該当しない」を選択する。

例えば、ロビーサービスの「ベルのマネジメント」では、「ベルの業務状況把握」とロビー周辺の維持監督」が「能力細目」として記載されていますが、自社では業務として規程していない場合や担当していない場合等は本人評価及び上司評価のチェックで、゛-:該当しない゛を選択して下さい。

注意:
予めわかっている場合は、評価シートを配布する前に、゛-:該当しない゛を選択した評価シートを印刷して配布します。
尚、評価シートを配布して本人評価、上司評価を行う場合は、「自分の担当していない業務」があった場合は、゛-:該当しない゛を選択する旨を伝えておきます。

業務の全てを外す場合

対応方法:「能力ユニット」で、「-:該当しない」を選択する。

「能力評価シートL1スタッフ/ロビーサービス」のシートでは業務として「お荷物の預かり(クローク）」、「お客様の送迎(ドア）」、「お客様のご案内（ベル）」が業務として規程されていますが、例えば「お荷物の預かり(クローク)」を担当していない場合は、本人評価及び上司評価で゛-:該当しない゛を選択します。

評価の際に、以下の様に「お荷物の預かり(クローク)」は評価結果から外されます。

職務を外す場合

対応方法:職務で、「-:該当しない」を選択する。

「能力評価シートL2シニアスタッフ」のシートでは職務として「ロビーサービス」、「フロントオフィス」、「客室予約」と「ハウスキーピング」が規程されています。これを一人で担当していない場合は、担当していない職務の能力細目の本人評価及び上司評価で゛-:該当しない゛を選択します。ここでは、「ロビーサービス」の職務を外してみます。

評価の際に、以下の様に「ロビーサービス」は評価結果から外されます。

「職業能力評価基準」とは仕事をこなすために必要な「知識」と「技術・技能」に加えて、「成果につながる職務行動例（職務遂行能力）」を、厚生労働省が国と業界団体と連携の下で、業種別、職種・職務別に整理したものです。採用や人材育成、人事評価、検定試験の「基準書」として利用できるものとなっていますので各企業でカスタマイズして活用できます。

(厚生労働省　職業能力評価基準より)

能力評価シートの構成

使い方の説明をする前に、「評価シートの構成」を確認しておきます。

テンプレートは、こちら→ 「能力評価シート(旅館業、調理向け)」

構成全体

「能力評価シート」は「基本情報シート」,「入力シート」,「評価結果」,「コミュニケーションシート」で構成されます。

各シートの構成

基本情報シート

評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、フォームは全て同一です。(レベルタイトルと貼り付けた設定レベルの表のマーカーが異なるのみ)
※レベルタイトルは、それぞれの「能力評価シート」のレベル表のマーカーで決まっています。

「能力評価シート」は職種(「調理」)を「職務」×「レベル」のマトリックスとして作成されていますので、職種、職務、レベルは、評価シートで固定となっています。

入力シート

入力シートは、「共通能力ユニット」と「選択能力ユニット」から構成されます。

この入力シートで、本人評価及び上司評価欄にチェックをします。
チェックは、◎、○、△、×、-をオプションボタンで選択します。実際の運用では、被評価者へ評価シートを配布して、手で✔をつけるか又は塗りつぶして頂き、それを回収して、例えば本部でexcelデータとして入力することとなります。

評価結果シート

評価結果シートは、入力シートの評価結果を集計し、レーダーチャートとして表示したものです。
各職業能力評価シートに記載されている「レベル判定の方法」を自動判定させる為に◎、○、△、×の数を集計して合否判定して「判定結果」を表示させています。さらに、昇給・昇格、賞与の査定に利用できる様に「達成率」と「評価」も、自動で表示させています。

コミュニケーションシート

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。
留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。
(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

評価実施の手順

評価実施の準備

評価目的の確定

「評価」を実施するにあたって、その目的を明確にしておきましょう。
「人材育成」を目的とする場合は、キャリアマップを作成して、レベルに応じた社員教育制度を整備し、教育(内部研修、外部研修等)に繋げることが大切です。「人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。

評価結果の活用

「能力評価シート」は、職業能力評価基準の判定であるレベル判定です。が、レベル判定と共に、報酬制度へ反映しやすいように、「評価点数」、「達成率」、「SAB・・評価」を指標として追加しています。

レベル

レベル1、レベル2、レベル3、レベル4の4つのレベルがあります。「職業能力評価基準」に準じて、企業において期待される責任・役割の範囲と難易度により、４つの能力段階を設定しています。

レベル判定

「旅館業、調理」で規定されている以下の判定基準で「認定結果(合否)」を決定しています。

• 「レベル判定」結果を、昇給・賞与に反映する?
  「レベル判定」は、「職業能力判定」ですので「合格」することが、その仕事に従事する為の条件といった性質のものです。従って「不合格」であれば勉強不足であり、「合格」が当たり前と考えれば、レベル判定だけを昇給等の指標とするのは適切ではありません。点数、達成率、評価等の指標や、他の指標(勤怠状況、成績等)を加味した形で反映することをおすすめします。
  例えば、そのレベルの経験年数が2年以上で、且つ、Aランク以上の評価の場合には昇給して、2年連続してSランク以上であれば、「評価委員会」の承認の上で昇格する等
  注意:
  評価委員会」とは、評価のバラツキや偏りなどを是正して、公正・公平を保持する為の合議体です。全員の評価結果を一覧として査定のバランスを見て、各部門マネージャーが協議して、全員納得の上で査定を決定します。
• 「認定」となれば、次の評価時はレベルアップした評価シート?
  例えば、L2の評価シートで「L2認定」となれば、次回はL3の評価シートで受け、「L１」であれば、次回もまたL2の評価シートで評価を行なうのが妥当ですが、評価する上司の評価基準にバラツキ(甘い、厳しい等)があると、正確なレベル判定にならない事も考えられます。L1レベルの評価シートで「認定」を受けたからと言って、次はL2で受けるのか否かは、各会社での判断となりますが、キャリアマップとの関係を見て頂いて、認定となったからと言って経験年数が満たない場合は、上位レベルではなく、再度、同じレベルで評価して頂くのが良いでしょう。
  注意:
  職業能力評価基準は、行動評価なので、同じシートで評価しても結果が同じとは限りませんし、レベル判定は、その仕事に従事する為の条件と考えれば毎回、高い評価での結果であることが望ましいのです。
  よって、どのレベルの評価シートで評価するかは、評価シートの結果と共に、毎回、評価委員会等で個人毎に他の指標も加味して、キャリアマップに準じて、一定の経験年数を条件として決定することとするのが良いでしょう。

評価シートの特定

「能力評価シート」は、職種(「調理」)を「職務」×「レベル」のマトリックスとして用意していますので、どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うのかを決定することが必要です。「評価」の被評価者(対象)は、誰なのか?管理職のみか?パートさんも含めた全スタッフか?を決めた後、「評価シート」のレベルを特定します。

評価シートの種類

「能力評価シート」は、職種「調理」では、「職務」×「レベル」のマトリックスとして、5種類のシートがあります。

「評価シート」の準備

「評価シート」の作成

どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うかが確定しましたら、「評価シート」の基本情報シートに被評価者の氏名や上司評価者の氏名など基本情報を入力して、被評価者ごとの「評価シート」を作成します。
注意:
「能力評価シート」(excel)は、原本をコピーして人数分のブックを作成します。定期的に評価を行うためにも、データとして残しておくことが必要ですので、作成するブック名は、以下のようにするのが良いでしょう(ブック名に、被評価者氏名と評価日付を付加すると管理しやすくなります。)

例:小野小町さんの2020年04月の「能力評価シート」を作成する場合
能力評価シート(調理)L2シニアスタッフ.xlsx→能力評価シートL220200401_小野小町.xlsx

評価シートの識別(誰のシートなのか)の為、評価日付と本人氏名及び上司氏名を入力すれば、他は必要な場合、入力することで問題ありません。

「評価シート」の印刷

「評価シート」を、直接、Excelで被評価者へメール添付で配布して評価を依頼する場合は、「評価シート」を印刷する必要はありませんが、ペーパー(紙)で配布する場合は、印刷が必要です。

印刷の方法

基本情報シートの入力が完了しましたら、印刷します。1ブック1名で印刷します。つまり、人数分のセットを印刷します。

印刷の範囲

ペーパー(紙)で「評価シート」を配布する場合は、4枚目の評価結果と5枚目のコミュニケーションシートは必要ありませんので、3枚目までを印刷します。

この場合は、手書きで評価(◎、○、△、×、-を記入)されたシートを回収して、被評価者のexcelの評価シートに結果を入力する必要があります。

評価の実施

「評価シート」の配布

印刷した評価シートは1人分をクリップ(ホッチキス)で止めて、対象者分を被評価者の上司へ、まとめて渡し、上司から本人へ渡すように依頼します。
※シートは回収して、評価結果の集計を行いますので、回収納期を伝えておきます。

本人評価の実施

「評価シート」を受け取った本人は、本人評価欄を✔又は塗りつぶしてして、納期までに上司へ返却します。

上司評価の実施

本人から記入済みの「評価シート」を受け取った上司は、本人評価を参照しながら上司評価欄に評価(○、△、×,-)を記入して、納期までに本部(又は人事)へ返却します。

採点と、評価結果のデータ入力

本人評価、上司評価の記入された評価シートは、本部又は人事へ返却・回収されますので、回収した「評価シート」の結果をexcelデータとして入力します。

結果を入力することで、評価結果シートで採点されます。

この場合、「×:できていない」がなく、上司評価の「◎+○の数」の割合が78.3%の為、レベル判定では、「L1認定」となっています。

フィードバック面談の実施

評価結果の入力された評価シートは、各個人毎に印刷して、フィードバック面談に備えます。
上司評価者は、評価結果の印刷された「能力評価シート」で、被評価者に対してフィードバック面談を行います。(「評価シート」はコピーして、被評価者に渡し、面談を開始します。)

コメントの記入

フィードバック面談では、お互いの評価がことなっている場合は、何故その評価をつけたのか、知識やスキルを向上させる為にはどうすれば良いかを話し合いましょう。

課題特定・目標設定、実績確認

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。
留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。
(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

担当ではない業務の扱い方

能力評価シートは、「職業能力評価基準」がベースとなっていますので、担当ではない業務内容や、会社では規程がない業務(能力ユニット)が記載されている場合もあります。その場合は、当該「職務遂行のための基準」で本人評価及び上司評価のチェックに、゛-:該当しない゛を選択します。
注意:ここでの「能力ユニット」とは、選択能力ユニットを言います。

業務の一部を外す場合

対応方法:「能力細目」で「-:該当しない」を選択する。

例えば、「調理」の中の「調理補助」では「調理の準備」、「調理の補助」、「盛り付け」、「飲料の提供」、「業務の振り返り」の能力細目が記載されています。が、「盛り付け」を担当していない等の場合は、本人評価及び上司評価のチェックで、゛-:該当しない゛を選択して下さい。

予めわかっている場合は、評価シートを配布する前に、゛-:該当しない゛を選択した評価シートを印刷して配布します。
尚、評価シートを配布して本人評価、上司評価を行う場合は、「自分の担当していない業務」があった場合は、゛-:該当しない゛を選択する旨を伝えておきます。

業務の全てを外す場合

対応方法:「能力ユニット」で、「-:該当しない」を選択する。

「調理」職種の「調理」職務では、「調理補助」、「調理」、「後片付け」の業務を担当することが規程されていますが、例えば「調理補助」を担当していない場合は、゛-:該当しない゛を選択して、シートから外し(評価できない様にする)ます。

「職業能力評価基準」とは仕事をこなすために必要な「知識」と「技術・技能」に加えて、「成果につながる職務行動例（職務遂行能力）」を、厚生労働省が国と業界団体と連携の下で、業種別、職種・職務別に整理したものです。採用や人材育成、人事評価、検定試験の「基準書」として利用できるものとなっていますので各企業でカスタマイズして活用できます。

(厚生労働省　職業能力評価基準より)

能力評価シートの構成

テンプレートは、こちら→ 「能力評価シート(旅館業、営業・マーケティング向け)」

構成全体

「能力評価シート」は「基本情報シート」,「入力シート」,「評価結果」,「コミュニケーションシート」で構成されます。

各シートの構成

基本情報シート

評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、フォームは全て同一です。(レベルタイトルと貼り付けた設定レベルの表のマーカーが異なるのみ)
※レベルタイトルは、それぞれの「能力評価シート」のレベル表のマーカーで決まっています。

「能力評価シート」は職種(「営業・マーケティング」)を「職務」×「レベル」のマトリックスとして作成されていますので、職種、職務、レベルは、評価シートで固定となっています。

入力シート

入力シートは、「共通能力ユニット」と「選択能力ユニット」から構成されます。

留意:
この入力シートで、本人評価及び上司評価欄にチェックをします。
チェックは、◎、○、△、×、-をオプションボタンで選択します。実際の運用では、被評価者へ評価シートを配布して、手で✔をつけるか又は塗りつぶして頂き、それを回収して、例えば本部でexcelデータとして入力することとなります。

評価結果シート

評価結果シートは、入力シートの評価結果を集計し、レーダーチャートとして表示したものです。
各職業能力評価シートに記載されている「レベル判定の方法」を自動判定させる為に◎、○、△、×の数を集計して合否判定して「判定結果」を表示させています。さらに、昇給・昇格、賞与の査定に利用できる様に「達成率」と「評価」も、自動で表示させています。

コミュニケーションシート

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。

留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。
(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

評価実施の手順

評価目的の確定

「評価」を実施するにあたって、その目的を明確にしておきましょう。「人材育成」を目的とする場合は、キャリアマップを作成して、レベルに応じた社員教育制度を整備し、教育(内部研修、外部研修等)に繋げることが大切です。「人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。

評価結果の活用

「能力評価シート」は、職業能力評価基準の判定であるレベル判定です。が、レベル判定と共に、報酬制度へ反映しやすいように、「評価点数」、「達成率」、「SAB・・評価」を指標として追加しています。

レベル

レベル1、レベル2、レベル3、レベル4の4つのレベルがあります。「職業能力評価基準」に準じて、企業において期待される責任・役割の範囲と難易度により、４つの能力段階を設定しています。

レベル判定

旅館業、営業・マーケティングで規定されている以下の判定基準で「認定結果(合否)」を決定しています。

• 「レベル判定」結果を、昇給・賞与に反映する?
  「レベル判定」は、「職業能力判定」ですので「合格」することが、その仕事に従事する為の条件といった性質のものです。従って「不合格」であれば勉強不足であり、「合格」が当たり前と考えれば、レベル判定だけを昇給等の指標とするのは適切ではありません。点数、達成率、評価等の指標や、他の指標(勤怠状況、成績等)を加味した形で反映することをおすすめします。例えば、そのレベルの経験年数が2年以上で、且つ、Aランク以上の評価の場合には昇給して、2年連続してSランク以上であれば、「評価委員会」の承認の上で昇格する等
  注意:
  「評価委員会」とは、評価のバラツキや偏りなどを是正して、公正・公平を保持する為の合議体です。全員の評価結果を一覧として査定のバランスを見て、各部門マネージャーが協議して、全員納得の上で査定を決定します。
• 「認定」となれば、次の評価時はレベルアップした評価シート?
  例えば、L2の評価シートで「L2認定」となれば、次回はL3の評価シートで受け、「L１」であれば、次回もまたL2の評価シートで評価を行なうのが妥当ですが、評価する上司の評価基準にバラツキ(甘い、厳しい等)があると、正確なレベル判定にならない事も考えられます。
  L1レベルの評価シートで「認定」を受けたからと言って、次はL2で受けるのか否かは、各会社での判断となりますが、キャリアマップとの関係を見て頂いて、認定となったからと言って経験年数が満たない場合は、上位レベルではなく、再度、同じレベルで評価して頂くのが良いでしょう。
  留意:
  職業能力評価基準は、行動評価なので、同じシートで評価しても結果が同じとは限りませんし、レベル判定は、その仕事に従事する為の条件と考えれば毎回、高い評価での結果であることが望ましいのです。
  よって、どのレベルの評価シートで評価するかは、評価シートの結果と共に、毎回、評価委員会等で個人毎に他の指標も加味して、キャリアマップに準じて、一定の経験年数を条件として決定することとするのが良いでしょう。

評価シートの特定

「能力評価シート」は、職種(「営業・マーケティング」)を「職務」×「レベル」のマトリックスとして用意していますので、どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うのかを決定することが必要です。「評価」の被評価者(対象)は、誰なのか?管理職のみか?パートさんも含めた全スタッフか?を決めた後、「評価シート」のレベルを特定します。

評価シートの種類

「能力評価シート」は、職種「営業・マーケティング」では、「職務」×「レベル」のマトリックスとして、9種類のシートがあります。
①～③のシートでは、複数の職務、④のシートでは複数の業務が記載されています。

「評価シート」の準備

「評価シート」の作成

どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うかが確定しましたら、「評価シート」の基本情報シートに被評価者の氏名や上司評価者の氏名など基本情報を入力して、被評価者ごとの「評価シート」を作成します。
注意:
「能力評価シート」(excel)は、原本をコピーして人数分のブックを作成します。定期的に評価を行うためにも、データとして残しておくことが必要ですので、作成するブック名は、以下のようにするのが良いでしょう(ブック名に、被評価者氏名と評価日付を付加すると管理しやすくなります。)

例:小野小町さんの2020年04月の「能力評価シート」を作成する場合
能力評価シート(営業・マーケティング)L2シニアスタッフ/営業・マーケティング.xlsx
　　　　→能力評価シートL220200401_小野小町.xlsx

評価シートの識別(誰のシートなのか)の為、評価日付と本人氏名及び上司氏名を入力すれば、他は必要な場合、入力することで問題ありません。

「評価シート」の印刷

「評価シート」を、直接、Excelで被評価者へメール添付で配布して評価を依頼する場合は、「評価シート」を印刷する必要はありませんが、ペーパー(紙)で配布する場合は、印刷が必要です。

印刷の方法

基本情報シートの入力が完了しましたら、印刷します。1ブック1名で印刷します。つまり、人数分のセットを印刷します。

印刷の範囲

ペーパー(紙)で「評価シート」を配布する場合は、4枚目の評価結果と5枚目のコミュニケーションシートは必要ありませんので、3枚目までを印刷します。

この場合は、手書きで評価(◎、○、△、×、-を記入)されたシートを回収して、被評価者のexcelの評価シートに結果を入力する必要があります。

評価の実施

「評価シート」の配布

印刷した評価シートは1人分をクリップ(ホッチキス)で止めて、対象者分を被評価者の上司へ、まとめて渡し、上司から本人へ渡すように依頼します。
シートは回収して、評価結果の集計を行いますので、回収納期を伝えておきます。

本人評価の実施

「評価シート」を受け取った本人は、本人評価欄を✔又は塗りつぶしてして、納期までに上司へ返却します。

上司評価の実施

本人から記入済みの「評価シート」を受け取った上司は、本人評価を参照しながら上司評価欄を✔又は塗りつぶして、納期までに本部(又は人事)へ返却します。

採点と、評価結果のデータ入力

本人評価、上司評価の記入された評価シートは、本部又は人事へ返却・回収されますので、回収した「評価シート」の結果をexcelデータとして入力します。

結果を入力することで、評価結果シートで採点されます。

この場合、「×:できていない」がなく、「◎+○の割合が89.7%」の為、レベル判定では、「L2認定」となっています。

フィードバック面談の実施

評価結果の入力された評価シートは、各個人毎に印刷して、フィードバック面談に備えます。上司評価者は、評価結果の印刷された「能力評価シート」で、被評価者に対してフィードバック面談を行います。(「評価シート」はコピーして、被評価者に渡し、面談を開始します。)

コメントの記入

フィードバック面談では、お互いの評価がことなっている場合は、何故その評価をつけたのか、知識やスキルを向上させる為にはどうすれば良いかを話し合いましょう。

課題特定・目標設定、実績確認

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。
留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。
(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

担当ではない業務の扱い方

能力評価シートは、「職業能力評価基準」がベースとなっていますので、担当ではない業務内容や、会社では規程がない業務(能力ユニット)が記載されている場合もあります。その場合は、当該「職務遂行のための基準」で本人評価及び上司評価のチェックに、゛-:該当しない゛を選択します。

注意:ここでの「能力ユニット」とは、選択能力ユニットを言います。

業務の一部を外す場合

対応方法:「能力細目」で「-:該当しない」を選択する。

例えば、「営業・マーケティング」の中の「旅行代理店営業」では「対象顧客の理解」、「旅行代理店営業の企画立案」、「旅行代理店営業の実施」、「旅行代理店営業の振り返り」の能力細目が記載されています。が、「旅行代理店営業の企画立案」は担当していない為、業務として規程していない場合等は本人評価及び上司評価のチェックで、゛-:該当しない゛を選択して下さい。

予めわかっている場合は、評価シートを配布する前に、゛-:該当しない゛を選択した評価シートを印刷して配布します。
尚、評価シートを配布して本人評価、上司評価を行う場合は、「自分の担当していない業務」があった場合は、゛-:該当しない゛を選択する旨を伝えておきます。

業務の全てを外す場合

対応方法:「能力ユニット」で、「-:該当しない」を選択する。

「営業・マーケティング」職種の「営業・マーケティング」職務では、「商品・価格のプランニング」、「旅行代理店営業」、「法人営業」、「一般顧客営業」の業務を担当することが規程されていますが、例えば「旅行代理店営業」を担当していない場合は、゛-:該当しない゛を選択して、シートから外し(評価できない様にする)ます。

職務を外す場合

対応方法:職務で、「-:該当しない」を選択する。

「能力評価シートL2シニアスタッフ」のシートでは職務として「営業・マーケティング」と「予約管理」が規程されています。これを一人で担当していない場合は、担当していない職務を外して(゛-:該当しない゛を選択)評価シートを作成します。

人事評価シートの改定内容

テンプレートは、こちら →「人事評価シートV3.0」

解説動画は、こちら →「人事評価シートの使い方」

「二次考課の有無の選択」機能の改善

人事評価シートV2.0では、入力シート(コンピテンシー)の上部の項目で設定していた「2次考課」の選択欄を入力シート_基本情報のシートに移し、「二次評価」としてリストボックスで「有」、「無」を選択できるようにしました。デフォルトは「無」としています。

「確定考課計算方法の選択」機能の追加

人事評価シートV3.0では、入力シート(コンピテンシー)の各考課項目の考課点の算出方法を、「入力シート_基本情報」の「確定考課計算方法」で、「平均」と「最終」のいづれかを選べるようにしました。デフォルトは、「最終」としています。尚、この機能は、V3.0では取り入れたもので、V2.0では「平均」のみの算定方法しかありませんでした。

確定考課計算方法が「最終」の時

確定考課計算方法が「平均」の時

人事評価シートの設定

評価シートの種類

以下の2種類の評価シートを準備しています。(記入例を含めると4種類となります。)

• 人事評価シートV3.0_1-2等級(原本)
• 人事評価シートV3.0_3-4等級(原本)

評価シートの違い

社員に対して等級付けを行ない、等級に応じて、評価シートを作成していますが、等級付けを行っていない場合等は、Aパターン(1-2等級)とBパターン(3-4等級)という分類で構いません。評価シート上での違いは、コミュニケーションシートに業績評価があるか否か?(つまり、配点の違い)です。
例えば、Bパターン(3-4等級)は、幹部社員用としてお使い頂くと良いと思います。

評価シートの使い方

全員Aパターンの評価シートを使っても、全員Bパターンの評価シートを使っても構いません。「人事評価シートV2.0_1-2等級」というタイトルを変更して、等級及び号棒の項目を削除してお使い下さい。
留意:
基本情報シートの項目は゛見出し゛なので、評価点が変わることはありません。

評価シートの設定

二次評価者の設定

入力シート(コンピテンシー)で2次考課を行なう二次評価者がいる場合は、入力シート_基本情報の「二次評価」欄で、「有」を選択することで、入力シート(コンピテンシー)で、2次考課欄を使用できる様になります。

二次評価者がいる場合

リストボックスからむ「有」を選択して、二次評価者氏名を入力します。

二次評価者氏名は、「有」を選択しなければ、氏名を入力できません。次のようなエラーが発生します。

二次評価者がいない場合

デフォルトを二次評価者がいないに設定していますので、何もする必要はありません。

確定考課計算方法の選択

確定考課の計算を2名又は3名の「平均」とするか?最終評価者の評価点とするか?を選択できます。デフォルトは「最終」となっています。

注意:
計算方法は、全員同じ方法でなければなりませんので、変更する場合は必ず全員分同じ計算方法として下さい

確定考課計算方法が「最終」の時

確定考課計算方法が「平均」の時

設定時のご注意

一度、「二次評価」=「有」とした後、「無」に変えた場合、チェックは消えませんが、2次考課としての計算はされませんので、そのまま表示されていても問題ありません。

注意:
オプションボタンは、一度チェックすると、チェックボックスグループ内のいづれかのチェックを選ぶことはできますが、グループ内のすべてのチェックを外すことはできませんので、どうしても残ってしまいます。これを消すには、「シート保護」を解除して、オブジェクトの選択から対象となるチェックボックスの範囲を選択して、その範囲内のいづれかのチェックボックスを選択して右クリック、「オブジェクトの書式設定」をクリックして、「コントロールの書式設定」で値を「オフ」とすることが必要です。

Excelのオプションボタン(ラジオボタン)の挿入方法

Excelで良く見かけるチェックボックス形式やラジオボタン形式の項目の選択肢の多くは□を削除して☑に変えたり、○を●の記号に変えるものが殆どです。フォームコントロールでクリックするだけで自動で□が☑に変換される形式はそれほど多くありません。

gungii.com

2024.07.23

「オプションボタンの初期化」の概要

人事評価シートの構成

評価シートの構成

構成全体

評価シートは「基本情報シート」、「入力シート」、「コミュニケーションシート」で構成されます。
コミュニケーションシートは、3-4等級(Bパターン)では「業績評価シート」がありますが、1-2等級(Aパターン)では「レーダーチャート」のみとなります。

基本情報シート

評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、全ての対象者が同一のシートです。

入力シート

入力シートは「基本コンピテンシー」と「職務コンピテンシー」で構成され、「基本コンピテンシー」は等級に関わりなく同一ですが、「職務コンピテンシー」は、1-2等級(Aパターン)と3-4等級(Bパターン)とでは、一部の考課項目が異なります。

3-4等級(Bパターン)

1-2等級(Aパターン)

コミュニケーションシート

コミュニケーションシートは、3-4等級(Aパターン)には「業績評価」を記入するシートがありますが、1-2等級(Aパターン)にはありません。

3-４等級(Bパターン)

1-2等級(Aパターン)

人事評価シートの配点

評価シートの配点

3-4等級(Bパターン)

3等級及び4等級は、行動評価(基本コンピテンシー+職務コンピテンシー)80点、業績評価20点の合計100点満点です。

行動評価(80点満点)

業績評価(20点満点)

人事評価シートの運用

人事評価の実施方法

人事評価の実際の実施手順について、実例をもとに説明します
年1度、4月に昇給・昇格の為の人事評価を実施、本部又は人事が人事評価シートを準備して社員に配布して、本人、1次、2次考課を行い、シートを回収してデータ化します。

• 人事評価シートは、PCを持たない社員もいますので、ペーパーとして配布します。
• 人事評価シートは予め、氏名等の基本情報シートが入力されたものを印刷して本人へ配布します。(基本情報の入力は、本部又は人事が行います。)
• 本人への配布は、2次考課者又は1次考課者が行うものとします。従って、本部又は人事は、人事評価シートの対象者分を、1次又は2次考課者へ渡します。
• 1次又は2次考課者は、本人へ配布して各期日までに回収するものとします。
  本人考課後、1次考課、そして2次考課というワークフローとなる為、本人考課の納期、1次考課の納期、2次考課の納期及び回収先(提出先)を決めておきます。
  最終的に、本部又は人事へ回収されるように納期をチェックします。
• 回収された人事評価シート(手書き)は、人事評価シート(excel)に入力して採点します。

人事評価シートの準備

基本情報シートの入力

2次考課者が有る場合は、二次評価=有とすることを忘れないで下さい。

人事評価シートの印刷

基本情報シートの入力が完了しましたら、印刷します。1ブック1名で印刷します。つまり、人数分のセットを印刷します。
※印刷は、A4となっていますので、考課チェックがしづらいようでしたら、「入力シート」のみA3で拡大コピーして下さい。

注意:
人事評価シート(excel)は、原本をコピーして人数分のブックを作成します。よってブック名は、以下のようにするのが良いでしょう
例:小野小町さんの2022年04月の人事評価シートを作成する場合
人事評価シート_1-2等級→人事評価シート20220401_小野小町

本人への配布

印刷した人事評価シートは1人分をクリップで止めて、対象者分を2次考課者又は1次考課者へ、まとめて渡し、2次考課者又は1次考課者から本人へ渡すように依頼します。
シートは回収して、1次考課又は2次考課を行いますので、回収納期を伝えておきます。

本人考課

人事評価シートを受け取った本人は、本人考課欄等を埋めて、納期までに提出します。

1等級～2等級(Aパターン)の場合

• 本人考課欄の選択
  該当するa,b,c欄を、鉛筆等で塗りつぶすか?レでチェックします。(採点は不要)
• 考課理由と根拠の記入
  本人考課欄の選択で、aもしくはcを選択された場合は、できればその理由を記載して下さい。(フィードバック面談で確認する方法もありますので、理由を記載するか否かは、各々の会社で決めて下さい)

3等級～4等級(Bパターン)の場合

「本人考課欄の選択」及び「考課理由と根拠の記入」は、1等級～2等級(Aパターン)の場合と同じですが、加えて、業績評価として「課題解決・目標達成」と「次期目標」シートの記載と自己評価が必要です。

1次考課又は2次考課

本人考課の済んだ人事評価シートを回収して、1次評価又は2次評価を行います。

人事評価シートの回収

1次考課又は2次考課

3-4等級(Bパターン)の人事評価シートの場合は、業績評価として「課題解決・目標成」と「次期目標」シートの1次評価又は2次評価も必要です。

採点と、評価結果のデータ入力

本人考課、1次考課、2次考課の完了した人事評価シートは、本部又は人事へ返却・回収されますので、回収した「人事評価シート」の結果をexcelデータとして入力します。

結果を入力することで、採点されます。

フィードバック面談の実施

評価結果の入力された人事評価シートは、各個人毎に印刷して、フィードバック面談に備えます。

「職業能力評価基準」とは仕事をこなすために必要な「知識」と「技術・技能」に加えて、「成果につながる職務行動例（職務遂行能力）」を、厚生労働省が国と業界団体と連携の下で、業種別、職種・職務別に整理したものです。採用や人材育成、人事評価、検定試験の「基準書」として利用できるものとなっていますので各企業でカスタマイズして活用できます。

(厚生労働省　職業能力評価基準より)

能力評価シートの構成

使い方の説明をする前に、「評価シートの構成」を確認しておきます。

テンプレートは、こちら→ 「能力評価シート(スーパーマーケット業、営業企画)」

全体構成

「能力評価シート」は「基本情報シート」,「入力シート」,「評価結果」,「コミュニケーションシート」で構成されます。

各シートの構成

基本情報シート

評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、フォームは全て同一です。(レベルタイトルと貼り付けた設定レベルの表のマーカーが異なるのみ)
※レベルタイトルは、それぞれの「能力評価シート」のレベル表のマーカーで決まっています。

留意:
「能力評価シート」は職種(「営業企画」)を「職務」×「レベル」のマトリックスとして作成されていますので、職種、職務、レベルは評価シートで固定となっています。

入力シート

入力シートは、「共通能力ユニット」と「選択能力ユニット」から構成されます。

留意:
この入力シートで、本人評価及び上司評価欄にチェックをします。
チェックは、オプションボタンから○、△、×、-を選択して入力します。実際の運用では、被評価者へ評価シートを配布して、手で塗りつぶすか又は✔を記入して頂き、それを回収して、例えば本部でexcelデータとして入力することとなります。

「営業企画」職種では、L3,L4の2つのレベルがありますが、入力シートでは、各々のレベルの基準を記載しています。

評価結果シート

評価結果シートは、入力シートの評価結果を集計し、レーダーチャートとして表示したものです。各職業能力評価シートに記載されている「レベル判定の方法」を自動判定させる為に○、△、×の数を集計して合否判定して「判定結果」を表示させています。さらに、昇給・昇格、賞与の査定に利用できる様に「達成率」と「評価」も、自動で表示させています。

コミュニケーションシート

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。

留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。
(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

評価実施の手順

評価実施の準備

評価目的の確定

「評価」を実施するにあたって、その目的を明確にしておきましょう。
「人材育成」を目的とする場合は、キャリアマップを作成して、レベルに応じた社員教育制度を整備し、教育(内部研修、外部研修等)に繋げることが大切です。「人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。

評価結果の活用

「能力評価シート」は、職業能力評価基準の判定であるレベル判定です。が、レベル判定と共に、報酬制度へ反映しやすいように、「評価点数」、「達成率」、「SAB・・評価」を指標として追加しています。

レベル

レベル1、レベル2、レベル3、レベル4の4つのレベルがあります。
「職業能力評価基準」に準じて、企業において期待される責任・役割の範囲と難易度により、４つの能力段階を設定しています。

レベル判定

スーパーマーケット業で規定されている以下の判定基準で「認定結果(合否)」を決定しています。

• 「レベル判定」結果を、昇給・賞与に反映する?
  「レベル判定」は、「職業能力判定」ですので「合格」することが、その仕事に従事する為の条件といった性質のものです。従って「不合格」であれば勉強不足であり、「合格」が当たり前と考えれば、レベル判定だけを昇給等の指標とするのは適切ではありません。点数、達成率、評価等の指標や、他の指標(勤怠状況、成績等)を加味した形で反映することをおすすめします。
  例えば、そのレベルの経験年数が2年以上で、且つ、Aランク以上の評価の場合には昇給して、2年連続してSランク以上であれば、「評価委員会」(注)の承認の上で昇格する等
  注:
  「評価委員会」とは、評価のバラツキや偏りなどを是正して、公正・公平を保持する為の合議体です。全員の評価結果を一覧として査定のバランスを見て、各部門マネージャーが協議して、全員納得の上で査定を決定します。
• 「認定」となれば、次の評価時はレベルアップした評価シート?
  例えば、L2の評価シートで「L2認定」となれば、次回はL3の評価シートで受け、「L１」であれば、次回もまたL2の評価シートで評価を行なうのが妥当ですが、評価する上司の評価基準にバラツキ(甘い、厳しい等)があると、正確なレベル判定にならない事も考えられます。
  L1レベルの評価シートで「認定」を受けたからと言って、次はL2で受けるのか否かは、各会社での判断となりますが、キャリアマップとの関係を見て頂いて、認定となったからと言って経験年数が満たない場合は、上位レベルではなく、再度、同じレベルで評価して頂くのが良いでしょう。
  留意:
  職業能力評価基準は、行動評価なので、同じシートで評価しても結果が同じとは限りませんし、レベル判定は、その仕事に従事する為の条件と考えれば毎回、高い評価での結果であることが望ましいのです。
  よって、どのレベルの評価シートで評価するかは、評価シートの結果と共に、毎回、評価委員会等で個人毎に他の指標も加味して、キャリアマップに準じて、一定の経験年数を条件として決定することとするのが良いでしょう。

評価シートの特定

「能力評価シート」は、職種(「営業企画」)を「職務」×「レベル」のマトリックスとして用意していますので、どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うのかを決定することが必要です。「評価」の被評価者(対象)は、誰なのか?管理職のみか?パートさんも含めた全スタッフか?を決めた後、「評価シート」のレベルを特定します。

評価シートの種類

「能力評価シート」は職種「営業企画」では、「職務」×「レベル」のマトリックスとして、2種類のシートがあります。
注意:①、②のシートでは、単一の職務が記載されています。

「評価シート」の準備

「評価シート」の作成

どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うかが確定しましたら、「評価シート」の基本情報シートに被評価者の氏名や上司評価者の氏名など基本情報を入力して、被評価者ごとの「評価シート」を作成します。
注意:
「能力評価シート」(excel)は、原本をコピーして人数分のブックを作成します。定期的に評価を行うためにも、データとして残しておくことが必要ですので、作成するブック名は、以下のようにするのが良いでしょう(ブック名に、被評価者氏名と評価日付を付加すると管理しやすくなります。)
例示:小野小町さんの2021年04月の「能力評価シート」を作成する場合
能力評価シート(スーパーマーケット-営業企画)L3営業企画.xlsx→能力評価シートL20210401_小野小町.xlsx

評価シートの識別(誰のシートなのか)の為、評価日付と本人氏名及び上司氏名を入力すれば、他は必要な場合に入力することで問題ありません。

「評価シート」の印刷

「評価シート」を、直接、Excelで被評価者へメール添付で配布して評価を依頼する場合は、「評価シート」を印刷する必要はありませんが、ペーパー(紙)で配布する場合は、印刷が必要です。

印刷の方法

基本情報シートの入力が完了しましたら、印刷します。1ブック1名で印刷します。つまり、人数分のセットを印刷します。

印刷の範囲

ペーパー(紙)で「評価シート」を配布する場合は、評価結果シートとコミュニケーションシートは必要ありませんので、基本情報シートと入力シートのみを印刷します。

この場合は、手書きで評価(○、△、×、-を記入)されたシートを回収して、被評価者のexcelの評価シートに結果を入力する必要があります。

評価の実施

「評価シート」の配布

印刷した評価シートは1人分をクリップ(ホッチキス)で止めて、対象者分を被評価者の上司へ、まとめて渡し、上司から本人へ渡すように依頼します。
※シートは回収して、評価結果の集計を行いますので、回収納期を伝えておきます。

本人評価の実施

「評価シート」を受け取った本人は、本人評価欄に評価(○、△、×,-)を選択して、納期までに上司へ返却します。

上司評価の実施

本人から記入済みの「評価シート」を受け取った上司は、本人評価を参照しながら上司評価欄に評価(○、△、×,-)を選択して、納期までに本部(又は人事)へ返却します。

採点と、評価結果のデータ入力

本人評価、上司評価の記入された評価シートは、本部又は人事へ返却・回収されますので、回収した「評価シート」の結果をexcelデータとして入力します。

結果を入力することで、評価結果シートで採点されます。

この場合、「×:できていない」がなく、且つ、「○の割合が71.4%」の為、レベル判定では、「L3認定」となっています。

フィードバック面談の実施

評価結果の入力された評価シートは、各個人毎に印刷して、フィードバック面談に備えます。上司評価者は、評価結果の印刷された「能力評価シート」で、被評価者に対してフィードバック面談を行います。(「評価シート」はコピーして、被評価者に渡し、面談を開始します。)

コメントの記入

フィードバック面談では、お互いの評価がことなっている場合は、何故その評価をつけたのか、知識やスキルを向上させる為にはどうすれば良いかを話し合いましょう。

課題特定・目標設定、実績確認

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。
留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。
(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

担当ではない業務の扱い方

「能力評価シート」は「職業能力評価基準」がベースとなっていますので、担当ではない業務内容や会社では規程がない業務が記載されている場合もあります。その場合は、当該「職務遂行のための基準」で本人評価及び上司評価のチェックに、゛-:該当しない゛を選択します。
注意:ここでの「能力ユニット」とは、選択能力ユニットを言います。

業務の一部を外す場合

対応方法:「能力細目」で「-:該当しない」を選択する。

例えば「営業企画」の中の「市場調査」では「①商圏調査」、「②競合店等調査」、「③評価と検証」の能力細目が記載されています。が、「②競合店等調査」は担当はしていない場合等は本人評価及び上司評価のチェックで、゛-:該当しない゛を選択して下さい。

予めわかっている場合は、評価シートを配布する前に、゛-:該当しない゛を選択した評価シートを印刷して配布します。
尚、評価シートを配布して本人評価、上司評価を行う場合は、「自分の担当していない業務」があった場合は、゛-:該当しない゛を選択する旨を伝えておきます。

業務の全てを外す場合

対応方法:「能力ユニット」で、「-:該当しない」を選択する。

例えば「営業企画」の中の「市場調査」では「①商圏調査」、「②競合店等調査」、「③評価と検証」の能力細目が記載されています。が、「市場調査」そのものの業務を担当していない場合等は、「市場調査」の全ての能力細目で本人評価及び上司評価のチェックで、゛-:該当しない゛を選択して下さい。

「職業能力評価基準」とは仕事をこなすために必要な「知識」と「技術・技能」に加えて、「成果につながる職務行動例（職務遂行能力）」を、厚生労働省が国と業界団体と連携の下で、業種別、職種・職務別に整理したものです。採用や人材育成、人事評価、検定試験の「基準書」として利用できるものとなっていますので各企業でカスタマイズして活用できます。

(厚生労働省　職業能力評価基準より)

能力評価シートの構成

使い方の説明をする前に、「評価シートの構成」を確認しておきます。

テンプレートは、こちら→ 「能力評価シート(スーパーマーケット業、店舗運営)」

全体構成

「能力評価シート」は「基本情報シート」,「入力シート」,「評価結果」,「コミュニケーションシート」で構成されます。

各シートの構成

基本情報シート

評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、フォームは全て同一です。(レベルタイトルと貼り付けた設定レベルの表のマーカーが異なるのみ)
※レベルタイトルは、それぞれの「能力評価シート」のレベル表のマーカーで決まっています。

留意:
「能力評価シート」は職種(「店舗運営」)を「職務」×「レベル」のマトリックスとして作成されていますので、職種、職務、レベルは評価シートで固定となっています。

入力シート

入力シートは、「共通能力ユニット」と「選択能力ユニット」から構成されます。

留意:
この入力シートで、本人評価及び上司評価欄にチェックをします。チェックは、オプションボタンから○、△、×、-を選択して入力します。実際の運用では、被評価者へ評価シートを配布して、手で塗りつぶすか✔を記入して頂き、それを回収して、例えば本部でexcelデータとして入力することとなります。

注意:
「店舗運営」職種では、L3,L4の2つのレベルがありますが、入力シートでは、各々のレベルの基準を記載しています。

評価結果シート

評価結果シートは、入力シートの評価結果を集計し、レーダーチャートとして表示したものです。各職業能力評価シートに記載されている「レベル判定の方法」を自動判定させる為に○、△、×の数を集計して合否判定して「判定結果」を表示させています。さらに、昇給・昇格、賞与の査定に利用できる様に「達成率」と「評価」も、自動で表示させています。

コミュニケーションシート

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。

留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。
(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

評価実施の手順

評価実施の準備

評価目的の確定

「評価」を実施するにあたって、その目的を明確にしておきましょう。「人材育成」を目的とする場合は、キャリアマップを作成して、レベルに応じた社員教育制度を整備し、教育(内部研修、外部研修等)に繋げることが大切です。「人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。

評価結果の活用

「能力評価シート」は、職業能力評価基準の判定であるレベル判定です。が、レベル判定と共に、報酬制度へ反映しやすいように、「評価点数」、「達成率」、「SAB・・評価」を指標として追加しています。

レベル

レベル1、レベル2、レベル3、レベル4の4つのレベルがあります。「職業能力評価基準」に準じて、企業において期待される責任・役割の範囲と難易度により、４つの能力段階を設定しています。

レベル判定

スーパーマーケット業で規定されている以下の判定基準で「認定結果(合否)」を決定しています。

「レベル判定」結果を、昇給・賞与に反映する?

「レベル判定」は、「職業能力判定」ですので「合格」することが、その仕事に従事する為の条件といった性質のものです。従って「不合格」であれば勉強不足であり、「合格」が当たり前と考えれば、レベル判定だけを昇給等の指標とするのは適切ではありません。点数、達成率、評価等の指標や、他の指標(勤怠状況、成績等)を加味した形で反映することをおすすめします。
例えば、そのレベルの経験年数が2年以上で、且つ、Aランク以上の評価の場合には昇給して、2年連続してSランク以上であれば、「評価委員会」(注)の承認の上で昇格する等

(注):
「評価委員会」とは、評価のバラツキや偏りなどを是正して、公正・公平を保持する為の合議体です。全員の評価結果を一覧として査定のバランスを見て、各部門マネージャーが協議して、全員納得の上で査定を決定します。

「認定」となれば、次の評価時はレベルアップした評価シート?

例えば、L2の評価シートで「L2認定」となれば、次回はL3の評価シートで受け、「L１」であれば、次回もまたL2の評価シートで評価を行なうのが妥当ですが、評価する上司の評価基準にバラツキ(甘い、厳しい等)があると、正確なレベル判定にならない事も考えられます。
L1レベルの評価シートで「認定」を受けたからと言って、次はL2で受けるのか否かは、各会社での判断となりますが、キャリアマップとの関係を見て頂いて、認定となったからと言って経験年数が満たない場合は、上位レベルではなく、再度、同じレベルで評価して頂くのが良いでしょう。
留意:
職業能力評価基準は、行動評価なので、同じシートで評価しても結果が同じとは限りませんし、レベル判定は、その仕事に従事する為の条件と考えれば毎回、高い評価での結果であることが望ましいのです。

よって、どのレベルの評価シートで評価するかは、評価シートの結果と共に、毎回、評価委員会等で個人毎に他の指標も加味して、キャリアマップに準じて、一定の経験年数を条件として決定することとするのが良いでしょう。

評価シートの特定

「能力評価シート」は、職種(「店舗運営」)を「職務」×「レベル」のマトリックスとして用意していますので、どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うのかを決定することが必要です。「評価」の被評価者(対象)は、誰なのか?管理職のみか?パートさんも含めた全スタッフか?を決めた後、「評価シート」のレベルを特定します。

[評価シートの種類]

「能力評価シート」は職種「店舗運営」では、「職務」×「レベル」のマトリックスとして、2種類のシートがあります。
注意:①、②のシートでは、単一の職務が記載されています。

「評価シート」の準備

「評価シート」の作成

どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うかが確定しましたら、「評価シート」の基本情報シートに被評価者の氏名や上司評価者の氏名など基本情報を入力して、被評価者ごとの「評価シート」を作成します。
注意:
「能力評価シート」(excel)は、原本をコピーして人数分のブックを作成します。定期的に評価を行うためにも、データとして残しておくことが必要ですので、作成するブック名は、以下のようにするのが良いでしょう(ブック名に、被評価者氏名と評価日付を付加すると管理しやすくなります。)

例:小野小町さんの2021年04月の「能力評価シート」を作成する場合
能力評価シート(スーパーマーケット-店舗運営)L3店舗運営.xlsx→能力評価シートL20210401_小野小町.xlsx

留意:
評価シートの識別(誰のシートなのか)の為、評価日付と本人氏名及び上司氏名を入力すれば、他は必要な場合、入力することで問題ありません。

「評価シート」の印刷

「評価シート」を、直接、Excelで被評価者へメール添付で配布して評価を依頼する場合は、「評価シート」を印刷する必要はありませんが、ペーパー(紙)で配布する場合は、印刷が必要です。

印刷の方法

基本情報シートの入力が完了しましたら、印刷します。1ブック1名で印刷します。つまり、人数分のセットを印刷します。

印刷の範囲

ペーパー(紙)で「評価シート」を配布する場合は、評価結果シートとコミュニケーションシートは必要ありませんので、基本情報シートと入力シートのみを印刷します。

注意:
この場合は、手書きで評価(○、△、×、-を記入)されたシートを回収して、被評価者のexcelの評価シートに結果を入力する必要があります。

評価の実施

「評価シート」の配布

印刷した評価シートは1人分をクリップ(ホッチキス)で止めて、対象者分を被評価者の上司へ、まとめて渡し、上司から本人へ渡すように依頼します。
留意:シートは回収して、評価結果の集計を行いますので、回収納期を伝えておきます。

本人評価の実施

「評価シート」を受け取った本人は、本人評価欄に評価(○、△、×,-)を選択して、納期までに上司へ返却します。

上司評価の実施

本人から記入済みの「評価シート」を受け取った上司は、本人評価を参照しながら上司評価欄に評価(○、△、×,-)を選択して、納期までに本部(又は人事)へ返却します。

採点と、評価結果のデータ入力

本人評価、上司評価の記入された評価シートは、本部又は人事へ返却・回収されますので、回収した「評価シート」の結果をexcelデータとして入力します。

結果を入力することで、評価結果シートで採点されます。

この場合、「×:できていない」がなく、且つ、「○の割合が70.5%」の為、レベル判定では、「L3認定」となっています。

フィードバック面談の実施

評価結果の入力された評価シートは、各個人毎に印刷して、フィードバック面談に備えます。
上司評価者は、評価結果の印刷された「能力評価シート」で、被評価者に対してフィードバック面談を行います。
留意:「評価シート」はコピーして、被評価者に渡し、面談を開始します。

コメントの記入

フィードバック面談では、お互いの評価がことなっている場合は、何故その評価をつけたのか、知識やスキルを向上させる為にはどうすれば良いかを話し合いましょう。

課題特定・目標設定、実績確認

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。
留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。
(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

担当ではない業務の扱い方

「能力評価シート」は「職業能力評価基準」がベースとなっていますので、担当ではない業務内容や会社では規程がない業務が記載されている場合もあります。その場合は、当該「職務遂行のための基準」で本人評価及び上司評価のチェックに、゛-:該当しない゛を選択します。
注意:複数の業務(能力ユニット)での「能力ユニット」とは、選択能力ユニットを言います。

業務の一部を外す場合

対応方法:「能力細目」で「-:該当しない」を選択する。

例えば、「店舗運営」の中の「対外折衝」では「①地域諸団体・組織との関係」、「②所轄官公署との関係」の能力細目が記載されています。が、「①地域諸団体・組織との関係」は担当していない場合等は本人評価及び上司評価のチェックで、゛-:該当しない゛を選択して下さい。

留意:
予めわかっている場合は、評価シートを配布する前に、゛-:該当しない゛を選択した評価シートを印刷して配布します。
尚、評価シートを配布して本人評価、上司評価を行う場合は、「自分の担当していない業務」があった場合は、゛-:該当しない゛を選択する旨を伝えておきます。

業務の全てを外す場合

対応方法:「能力ユニット」で、「-:該当しない」を選択する。

例えば、「店舗運営」の中の「対外折衝」では「①地域諸団体・組織との関係」、「②所轄官公署との関係」の能力細目が記載されています。が、「対外折衝」そのものの業務を担当していない場合等は、「対外折衝」の全ての能力細目で本人評価及び上司評価のチェックで、゛-:該当しない゛を選択して下さい。

有給消化日を入力するだけ!改良版「有給休暇管理表V3.0」の使い方

有給休暇管理表V3.0では、V2.0を改良して、時季と消化日数とを連動させ、有給消化日を入力すれば、自動的に消化日数を計算して有休残を更新します。これで有給休暇の管理は、毎月提出される「有給休暇申請書」等の有給消化日を入力するだけとなります。

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2024.06.08

日付の入力方法

有給休暇管理表で時季(年次有給休暇を取得した日付)を入力する場合、「直接セルに入力」する方法と「カレンダーから入力」があります。

テンプレートはこちら→ 有給休暇管理表v3.0

直接セルに入力

Q11のセルに、令和4年8月9日(2022.08.09)と入力してみます。

゛2022/08/09 + ENTER゛と11タッチで入力されました。

カレンダーから入力

同様にQ11のセルに、令和4年8月9日(2022.08.09)と入力してみます。Q11のセルで、ダブルクリックするとカレンダーが表示されますので、カレンダーの中の日付(8月9日)をクリックします。

ワンタッチで日付が入力されました。

日付のカレンダーからの入力方法

カレンダーを開く

カレンダーの表示

時季(年次有給休暇を取得した日付)欄をダブルクリックするとカレンダーが表示されます。
注意:時季欄であれば、どこをダブルクリックしてもOKです。

ウィンドウの移動

入力したいセルがウィンドウに隠れて入力しずらい場合は、ウィンドウを移動させます。カレンダーのタイトルにカーソルを位置づけ、左クリックしたまま、カレンダーを移動させます。

日付の入力

現在の日付の入力

日付を入力したいセルを選択(①)して、カレンダーの日付をクリック(②)します。
※まず、セルを選択しておいて、日付ボタンをクリックします。

続けて入力します。
日付を入力したいセルを選択(①)して、カレンダーの日付をクリック(②)します。

過去、未来の日付の入力

カレンダーを表示させる年月を指定して、過去や未来の日付を入力することができます。
例えば、有給消化日の入力漏れがありましたので、遡って有給消化日を入力します。ここでは、令和2年10月1日から令和3年10月1日の1年間で、令和2年12月10日に有給消化日が1日ありましたが入力漏れをしていましたので、追加します。

カレンダーの年月を変更

表示されているカレンダーの年月を変更して、令和2年12月(2021.12)のカレンダーを表示します。

日付の入力

日付を入力したいセルを選択(①)して、カレンダーの日付をクリック(②)します。カレンダーの12月10日をクリックします。

カレンダーの日付を戻す

過去の日付の入力が済みましたら、カレンダーの日付を元に戻しておきます。「今日に戻す」ボタンをクリックすると、カレンダーの日付が戻ります。

カレンダーを閉じる

日付の入力が済めば、カレンダー右上の×をクリックしてカレンダーを閉じます。

動画解説は、こちら→ 「労働者名簿の使い方」

労働者名簿とは

労働者名簿の対象者

対象となる人

労働基準法第9条によれば、「職業の種類を問わず、事業または事務所に使用され、賃金を支払われる者」となっています。つまり賃金を支払っている労働者全てが対象となります。

対象とならない人

派遣社員については、賃金は派遣元が支払いますので、名簿の作成は不要です。また、日雇い労働者は、107条の記載にあるように例外として名簿の作成は不要です。

労働者名簿の記載項目

記載事項

労働者名簿は、労働基準法第107条、労働基準法施行規則第53条によって、以下の項目の記載が義務付けられています。

• 氏名
• 生年月日
• 性別
• 住所
• 従事する業務の種類
• 履歴
  社内での履歴(昇進・異動など)を記載。法的な決まりはありません。
• 雇入の年月日
• 退職の年月日及びその事由
  起算日(従業員の死亡・退職・解雇の日)から3年間は、名簿を保存する義務がありますので、退職日とその理由を記載しておきます。
  ※自己都合での退職の場合は、特に理由を記載する必要はありません。
• 死亡年月日及びその原因
  従業員が在職中に死亡した場合、亡くなった日とその原因を記載します。死亡原因が労災に当たるかどうかを調べるために必要です。

記載様式

必要事項が記載されていれば、どのような書式・様式で作成しても構いません。1人1枚ずつ作成する必要はなく、縦に何人も記載していく一覧性の書式でも構いません。

パソコンでの作成

労働者名簿も、次の条件を満たしている場合は、パソコンでデータとして管理することが認められています。

• 必要な事項が記載されていること。
• 画面に表示して記載内容を確認できること。
• 労働基準監督官から求められたときは、直ぐに印刷して提出できること

労働者名簿の保管

労働基準法により、労働者名簿は「事業所ごとに作成しなければならない」と定められています。そのため、労働者名簿は本社で一括して全従業員分を作成・保管するのではなく、各事業所ごとに作成し、それぞれで保管しなければなりません。

労働者名簿の初期設定

労働者名簿v2.0の構成

労働者名簿は、在職者シートと退職者シート、システムシートで構成されており、退職した時点で在職者シートから退職者シートへ移します。(在職者のみで印刷したい為)

留意:
退職者シートは使用しなくとも良いです。介護業界は離職率が高く、入社・退社の異動が頻繁だった為、退職者シートに移さなければ印刷した際に非常に見づらくなる為にシートを別にしていました。

注意:
システムシートは、在職者シート及び退職者シートの中で、職務等の項目のリストボックスとして使用していますので、削除しない様に願います。尚、システムシートは非表示としています。

労働者名簿の初期設定

ウィンドウ枠のデフォルト設定

行の固定

デフォルトで、入力しやすくする為に、常にタイトルが見える様に3行目までを固定としています。

列の固定

デフォルトで、入力しやすくする為に、A列からC列は常に見える様に固定しています。

ウィンドウ枠の固定解除

解除は、「表示」タブから「ウィンドウ枠の固定」を選択して、「ウィンドウ枠固定の解除」をクリックします。

ウィンドウ枠の固定設定

ウィンドウ枠の固定設定の方法を説明します。

セルの選択

ウィンドウ枠を設定したいセルをクリックします。例えば、3行目まではタイトルなので下の行にスクロールしても固定で表示して、A列からC列は名前なので、項目を右にづらしても常に表示しておきたい場合は、4行目のD列のセルをクリックします。

ウィンドウ枠の固定

固定は、「表示」タブから「ウィンドウ枠の固定」を選択して、「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。

注意:
セルF1は、関数で本日の日付を表示しています。この日付を元に、生年月日から年齢を計算していますので、削除しないで下さい。

労働者名簿の入力フォーム

労働者名簿v2.0では、編集のしやすさを考慮して、専用の入力フォームを用意しています。ここでは、専用の入力フォームについて解説します。

入力フォームの起動

変更・修正の対象の行でダブルクリックすると、表示されます。

起動の制約

社員№が入力されていない場合は、入力フォームは表示されません。

社員№のみ入力されていれば、入力フォームは表示されますので、新規の労働者の登録で、全ての項目を入力フォームで行うこともできます。その場合は、社員№を入力した後、ダブルクリックして下さい。

入力フォームの構成

入力フォームは、項目によって「会社情報」のページと「個人情報」のページに分かれていますので、ダブルクリックした項目の含まれるページがデフォルトで表示されます。

会社情報ページ

社員№から保有資格までで、ダブルクリックすると、「会社情報」のページがデフォルト表示されます。

個人情報ページ

電話番号から退職理由(死亡原因)までで、ダブルクリックすると「個人情報」のページがデフォルト表示されます。

入力フォームの終了

「更新」をクリックするか右上の×で閉じます。

入力フォームの内容を変更した場合は、「更新」をクリックします。対象の行を間違えて表示した場合は、×で閉じます。

労働者名簿の登録・編集方法

労働者名簿では、Excelシートの項目に沿ってそのまま入力する方法(Excel編集モード)と、専用の入力フォームから入力する方法(入力フォームモード)を選択できますので、使いやすい方法で登録・編集することができます。ここでは、2つの入力方法について解説します。
労働者の登録時は、「Excel編集モード」で登録して、編集する場合は、「入力フォームモード」で編集するのがお薦めです。

Excel編集モード

通常のExcelシートの入力です。Excelシートの項目に沿ってそのまま入力する方法です。
「入力フォーム」を起動させない為に、社員№は最後に入力して下さい。
留意:
社員№が入力されていると、ダブルクリックすると「Excel編集モード」が解除され、入力フォームモードに切り替わる為です。

例示:
Excel編集モードでは、項目のセルに直接入力することができます。例えば、「入社年月日」の項目は、H列の4行目に直接に「入社年月日」を入力して、間違えた場合は、H列4行目のセルをダブルクリックすることで、編集することができます。

入力フォームモード

変更・修正の対象の行をダブルクリックすると、表示されます。
社員№のみ入力されていれば、入力フォームは表示されますので、新規の労働者の登録で、全ての項目を入力フォームで行うこともできます。その場合は、社員№を入力した後、ダブルクリックして下さい。

入力フォームモードが起動すると、「Excel編集モード」は解除されますので、セルをダブルクリックしても、入力フォームが起動して、セルを直接編集することはできません。

入力フォームで編集するのが基本です。が、セルを直接編集はできませんが、A欄で編集することはできます。

労働者名簿の登録・編集項目

労働者名簿の登録・編集項目の設定方法について解説します。ここでは、各項目の設定方法をExcelシートの項目に沿ってそのまま入力する方法(Excel編集モード)で解説します。

会社情報

社員№①、氏名②、ふりがな③

社員№は、最後に入力して下さい。(識別できれば何番でもOKです)

注意:
社員№を入力しているとダブルクリックすると「入力フォーム」が起動してセルを直接編集できなくなります。「入力フォーム」で入力していくのであれば問題ありませんが、登録時はセルの直接編集の方が楽でお薦めします。

留意:
登録した内容を変更・修正する場合は、「入力フォーム」を起動して編集するのが楽ですので、「入力フォーム」を起動できる様に登録の最後に必ず「社員№」を入力します。
(「入力フォームを開いて編集することがなければ、社員№を省略しても構いません)

性別④

男性、女性のいづれかに1を入力します。

生年月日⑤

1987/06/02という形式で入力して下さい。

年齢⑥

生年月日⑥を入力すると、自動で計算して表示します。

入社年月日⑦、勤続年数⑧

入社年月日⑦は、2016/08/02という形式で入力します。勤続年数⑧は、入社年月日⑦を入力すると、自動で計算して表示します。

従事する業務の種類

職務⑨、職種⑩をそれぞれリストボックスから選択します。

所属⑪、勤務形態⑫

所属⑪、勤務形態⑫をそれぞれリストボックスから選択します。

雇用形態⑬、加入⑭

雇用形態⑬及び社会保険の加入状況⑭は、それぞれ該当する場合は、1を入力します。

保有資格⑮

お持ちの資格欄に1を入力して下さい。

個人情報

本人の連絡先

電話番号⑯、郵便番号⑰、住所⑱を入力します。

電話番号⑯

自宅又は、携帯番号を入力します。
注意:ハイフォン付きか否かは、ルール決めしておくのが良いでしょう。

郵便番号⑰

半角で、ハイフォン付きで入力します。

住所⑱

住所は「折り返して全体を表示する」に設定してありますので、長い住所であっても折り返されて表示されます。
留意:
住所欄で、郵便番号を全角で入力してスペースキーで変換すると、郵便番号に対応する住所が表示されますので、選択して番地等を追加で入力することもできます。
(スペースではなく、変換キーを押下すると直接住所が表示されます。)

履歴

履歴内容⑲を入力する際に、日付を付けておくことで管理がしやすい為、日付欄⑳を設けています。
注意:
履歴内容及び日付は、1つのセルに複数行を入力しています。その為、行の高さが高くなっています。

履歴

履歴内容

労働者名簿の記載項目の1つとなっていますが内容についての規定はありませんので、ここでは昇給や昇格などについて記載しています。

日付

履歴の内容に関する日付を入力します。文字列の設定としていますので2019.04.01という形式で入力して下さい。

セル内改行の方法

履歴内容及び日付については、セル内改行で、1つのセルに複数行を入力します。

Excelそのまま入力の場合

改行は、セル内でALT+Enterキーで入力します。

ALT+ENTERで改行できました。

文章を追加します。

入力フォームで入力の場合

改行は、SHIFT+Enterキーで入力します。

SHIFT+ENTERで改行できました。

文章を追加します。

退職年月日㉑、退職理由㉒

退職理由は、会社都合(解雇等)でない場合は、「自己都合」で良いです。

社員№①

最後に、社員№を入力します。

留意:
社員№が入力されていますので、ダブルクリックすると「入力フォーム」が起動して「入力フォーム」での編集となり、セルの直接編集はできなくなります。

行の追加(労働者の追加)

労働者の追加

対象の労働者名簿の行を追加して、登録する労働者を追加できる様にします。労働者名簿の原紙では、デフォルトで26名を登録することができますが、行を追加することで何名でも登録できます。
行を追加する方法について説明します。

シート保護の解除

行を挿入するには、「シート保護の解除」が必要です。
「シートの保護・解除と初期化の方法_労働者名簿.pdf」を参照して、シートの保護を解除します。

行の挿入

例えば、7行目の直前に挿入してみます。7行目の行№をクリックして、カーソルを位置づけたまま右クリックします。

行№をクリックして右クリック

「挿入」をクリック

「挿入」をクリックすると行が挿入されました。

関数のセット

挿入された行には関数(年齢、勤続年数)がセットされていませんので、関数をセットします。

前の行(6行目)のG列をクリック

関数のコピー

セルの枠にカーソルを合わせると+マークが表示されますので、プラス(+)を押え、左クリックしたまま1行下へドラッグします。

留意:勤続年数の関数も同様にしてセットします。

行挿入の完了

これで、7行目に通常通りに労働者を登録することができます。

派遣社員雇用の流れとその管理

派遣スタッフを雇用する場合には、複数の書類が必要となります。派遣スタッフを使う際の事務処理や遵守すべき法律などについてまとめてみました。

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2024.06.08

派遣先管理台帳の初期設定

タイトルの設定

派遣先管理台帳シートの印刷時のタイトルの行列を設定しています。
注意:
タイトル行列を含めてをA4横で収まるように調整していますので変更される場合は、ご注意下さい。

ウィンドウ枠の設定

行の固定

デフォルトで、入力しやすくする為に、常にタイトルが見える様に6行目までを固定としています。

列の固定

デフォルトで入力しやすくする為に、A列～J列までは常に見える様に固定しています。

ウィンドウ枠の設定と解除

ウィンドウ枠の固定設定の解除方法と設定方法を説明します。

ウィンドウ枠の固定解除

解除は、「表示」タブから「ウィンドウ枠の固定」を選択して「ウィンドウ枠固定の解除」をクリックします。

ウィンドウ枠の固定設定

セルの選択

ウィンドウ枠を設定したいセルをクリックします。
例えば、6行目まではタイトルなので下の行にスクロールしても固定で表示して、A列～J列までの項目は右にづらしても常に表示しておきたい場合は、7行目のK列のセルをクリックします。

ウィンドウ枠の固定

設定は「表示」タブから「ウィンドウ枠の固定」を選択して、「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。

行・列のグループ化

シートの項目が多く、印刷すると複数ページとなる場合に、項目を「グループ化」して「グループ化」した項目の表示・非表示を切り替えることができます。印刷の不要な項目をグループ化によって非表示として1ページとして印刷することがができます。
注意:
派遣先管理台帳では、予め印刷時に不要と思われる項目をデフォルトで「グループ化」しています。

表示

表示の状態で、印刷すると2ページに印刷されます。

非表示

非表示の状態で、印刷すると1ページに収まって印刷されます。

留意:
「グループ化」された項目の表示・非表示の切り替えの際は、シートの保護解除」が必要となりますので、ご留意ください。また、「グループ化」の設定・解除方法については、ここでは省略しますので、必要な場合はネット等で検索願います。

派遣先管理台帳の使い方

解説動画は、こちら→　「派遣先管理台帳の使い方」

テンプレートは、こちら→　派遣先管理台帳V2.0

派遣先管理台帳の運用

以下、6つの事業所を持つHAPPYCARE株式会社(架空会社)を例として、派遣先管理台帳の運用を考えます。派遣先管理台帳は、労働者派遣法により派遣先の義務として規定されています。

派遣先管理台帳の保管

派遣先管理台帳は、派遣事業所ごとに専属の派遣先責任者を選任の上、派遣先台帳の作成、記録及び保存等に関する責任があります。(労働者派遣法第41条、施行規則第34条第1項)

※記載している番号(10,20,11,21)は、就業場所コードとなります。

注意:
訪問介護、居宅介護支援事業所と、本部については派遣社員を受け入れていませんので、上記では派遣先管理台帳は作成していません。

派遣先管理台帳の構成

派遣先管理台帳は、表紙と派遣先管理台帳シートと休日シートで構成されています。

留意:
派遣先管理台帳シートは、基本は事業所毎に1つのシートで運用します。同じ事業所の同じ部署で3年を超えて派遣労働者を受け入れることはできませんので、1つのシートに3年間の派遣労働者を記入することで、そのチェックができます。派遣社員の登録が多くなり印刷時には複数ページに跨る場合は、派遣先管理台帳のシートを年度別に保管します。例えば2022年度、2023年度等、年度が変わる毎にシートを追加する方法です。

派遣先管理台帳の作成

派遣先管理台帳v2.0_原紙.xlsmに派遣労働者を登録して、派遣先管理台帳を作成します。派遣先管理台帳は、表紙と派遣先管理台帳シートと休日シートで構成されています。

ブック名は、事業所名を含めると良いでしょう。
例:派遣先管理台帳v2.0_原紙.xlsm→派遣先管理台帳v2.0_ハッピイ1号館.xlsm

表紙の作成

表紙には、派遣元・派遣先一覧表を作成します。

※派遣元業者は、色分けして管理します。

シート名の変更

まず、シート名を変更しておきます。シート名にカーソルを位置づれて、右クリックから「名前の変更」をクリックします。

派遣先情報の設定

①事業所名

事業所名を入力します。

②～⑥派遣先事業所

派遣先事業所の情報を入力します。

⑦～⑬派遣先就業場所

派遣先就業場所の情報を入力します。

派遣先コードは、就業場所コードとして使用します。自由に採番して頂いて構いませんが、重複しないように採番願います。(派遣先管理台帳シートに記載します。)ここでは、「ハッピイ1号館」を10番、「ケア1番館」を11番に採番しています。
注意:
派遣先就業場所には、部署があれば、例えば経理課なども記載しましょう。派遣先管理台帳の記載事項には、「派遣就業した場所並びに組織単位」と規程されています。

⑭～⑲派遣元一覧

派遣元の情報を入力します。

派遣元コードは予め101～110までは採番しており、ガントチャートのバーの色分けに使用していますので、番号自体は変更はできません。(どのコードにどこの派遣会社を登録するかは自由です。)
派遣元事業主が10社では足りなくなった場合は、行の挿入して追加することはできますが、その場合は派遣元(事業所)コードは、111以降となりガントチャートの色は黒となります。(黒色を変更するには、条件付き書式を変更しなければなりません。)

⑳業務の種類

業務の種類を登録します。

業務コードは、予め201～205までは採番しておりますので、業務の種類はこの枠内で登録頂けると良いと思います。(不足する場合は、行を追加して下さい。)
業務コードは、自由に採番して頂いて構いませんが、重複しないように採番願います。(派遣先管理台帳シートに記載します。)

派遣先管理台帳シートの作成

派遣先管理台帳シートを作成します。

一般に、人材派遣会社と派遣契約を締結した際に、「労働者派遣個別契約書」と同一の内容で「派遣先管理台帳」が添付されますので(添付のない派遣元業者もあります)、その内容を転記して「派遣先管理台帳」を作成します。
留意:
添付される「派遣先管理台帳」を綴じて、「派遣先管理台帳」として保管しても良いですが、派遣元業者によってフォームが異なり、また、一品一葉(A41枚に派遣社員1名)の為、一覧性がなく、抵触日の確認も難しい為、他品一葉(A41枚に複数の派遣社員)の表として作成します。

シート名の変更

まず、シート名を変更しておきます。シート名にカーソルを位置づれて、右クリックから「名前の変更」をクリックします。

前列項目(1ページ)の記載要領

基本項目

派遣労働者の氏名

労働者派遣個別契約書から、氏名、性別、年齢を転記します。
注意:性別と年齢はいづれも、該当する方に1を入力します。

加入状況

労働者派遣個別契約書から、雇用形態、社会保険の加入有無を転記します。
注意:いづれも、該当する方に1を入力します。

派遣元(事業所)コード

表紙で登録した派遣労働者の派遣元(事業所)コードを入力します。

派遣先(就業場所)コード

表紙で登録した派遣社員を受け入れる派遣先(就業場所)コードを入力します。

派遣内容

業務の種類コード

表紙で登録した業務コードを入力します。

協定対象派遣労働者の別

「対象」or「非対象」を選択します。

注意:
令和2年の改正で追加となった項目で、協定対象派遣労働者か否かを選択します。「協定対象派遣労働者」の場合は、「対象」を選択します。内容については、ここでは省略しますので、ネット等で確認願います

役職の有無

「派遣労働者が従事する業務に伴う責任の程度」を示すために、当該派遣社員が役職に就いているか否かを選択します。

「役職有り」の場合は、「役職名」と「部下の数」を入力します。

注意:
令和2年の改正で追加となった項目で、派遣労働者に付与されている権限の範囲・程度等を記載します。チームリーダー等の役職があればその役職、役職がなければその旨を記載すればよいですが、より具体的に記載するのが望ましいとされています。
厚生労働省による記載例には、「責任の程度：副リーダー(部下3名、リーダー不在の間における緊急対応が週1回程度有)」などと書かれています。内容については、ここでは省略しますので、ネット等で確認願います

所定外労働の有無

「有り」or「無し」を選択します。

「有り」の場合は、具体的にその内容を入力します。

派遣期間

派遣の開始(自)と終了(至)日付を入力します。2022/04/01という形式で入力します。

勤務時間

勤務時間の始業と就業を入力します。9:30、16:30という形式(コロンを入力)で入力します。

勤務可能

勤務可能な曜日に1を入力します。

スケジュールの表示

派遣期間を入力すると、入力された派遣元(事業所)で決められた色でスケジュールバーが表示されます。

例:
松川可愛さんは、派遣期間が2022.07.03～2022.07.20のため、青色のバーがカレンダーに塗りつぶされています。青色のバーは、入力された派遣元(事業所)コード=101によって決まります。

注意:
表示されるカレンダーは1ケ月の為、派遣期間がこの間にはない場合は、「前月」「次月」などのボタンでカレンダーを移動させることで、どの時期でも閲覧頂けます。

後列項目(2ページ)の記載要領

就業状況

派遣元事業主へ通知した文書名(PDF)を記載します。

留意:
1ヶ月に1回、支払いの為、以下の項目を記載した支払明細書を派遣元へ通知している文書をPDFとして保管します。

・派遣労働者の氏名
・派遣就業した日
・派遣就業した日ごとの始業時刻並びに終業時刻ならびに休憩時間
・従事した業務の種類・内容
・派遣労働者が労働者派遣に係る労働に従事した事業所の名称及び所在地その他派遣就業をした場所

派遣労働者からの苦情処理状況

現象、原因、対応と日付を入力します。

教育訓練を行った日時及び内容

紹介予定派遣に関する事項

派遣契約が紹介予定派遣の場合のみ書きます。

備考

気づき等、必要があれば入力します。

休日シートの作成

ここで登録した休日が、カレンダーに反映されます。
カレンダーに土曜・日曜以外の休日(祝日や会社の休みなど)を指定して反映させます。2022年度の祝日は予め入力してありますので、A列の最下行に休日を追加して入力します。(メモは入力は必須ではありません。)

※休日の入力は必須ではありません。但し、休日シート自体は削除しないで下さい。

「職業能力評価基準」とは仕事をこなすために必要な「知識」と「技術・技能」に加えて、「成果につながる職務行動例（職務遂行能力）」を、厚生労働省が国と業界団体と連携の下で、業種別、職種・職務別に整理したものです。採用や人材育成、人事評価、検定試験の「基準書」として利用できるものとなっていますので各企業でカスタマイズして活用できます。

(厚生労働省、職業能力評価基準より)

テンプレートは、こちら→ 「能力評価シート(スーパーマーケット業、販売)」

能力評価シートの構成

使い方の説明をする前に、「評価シートの構成」を確認しておきます。

全体構成

「能力評価シート」は「基本情報シート」,「入力シート」,「評価結果」,「コミュニケーションシート」で構成されます。

各シートの構成

基本情報シート

評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、フォームは全て同一です。(レベルタイトルと貼り付けた設定レベルの表のマーカーが異なるのみ)
※レベルタイトルは、それぞれの「能力評価シート」のレベル表のマーカーで決まっています。

留意:
「能力評価シート」は職種(「販売」)を「職務」×「レベル」のマトリックスとして作成されていますので、職種、職務、レベルは、評価シートで固定となっています。

入力シート

入力シートは、「共通能力ユニット」と「選択能力ユニット」から構成されます。
留意:
この入力シートで、本人評価及び上司評価欄にチェックをします。チェックは、オプションボタンから○、△、×、-を選択して入力します。実際の運用では、被評価者へ評価シートを配布して、手で塗りつぶすか✔を記入して頂き、それを回収して、例えば本部でexcelデータとして入力することとなります。

販売職種では、L1,L2,L3の3つのレベルがありますが、入力シートでは、各々のレベルの基準を記載しています。

評価結果シート

評価結果シートは、入力シートの評価結果を集計し、レーダーチャートとして表示したものです。各職業能力評価シートに記載されている「レベル判定の方法」を自動判定させる為に○、△、×の数を集計して合否判定して「判定結果」を表示させています。さらに、昇給・昇格、賞与の査定に利用できる様に「達成率」と「評価」も、自動で表示させています。

コミュニケーションシート

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。

留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。
(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

評価実施の手順

評価実施の準備

評価目的の確定

「評価」を実施するにあたって、その目的を明確にしておきましょう。「人材育成」を目的とする場合は、キャリアマップを作成して、レベルに応じた社員教育制度を整備し、教育(内部研修、外部研修等)に繋げることが大切です。「人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。

評価結果の活用

「能力評価シート」は、職業能力評価基準の判定であるレベル判定です。が、レベル判定と共に、報酬制度へ反映しやすいように、「評価点数」、「達成率」、「SAB・・評価」を指標として追加しています。

レベル

レベル1、レベル2、レベル3、レベル4の4つのレベルがあります。
「職業能力評価基準」に準じて、企業において期待される責任・役割の範囲と難易度により、４つの能力段階を設定しています。

レベル判定

スーパーマーケット業で規定されている以下の判定基準で「認定結果(合否)」を決定しています。

• 「レベル判定」結果を、昇給・賞与に反映する?
  「レベル判定」は、「職業能力判定」ですので「合格」することが、その仕事に従事する為の条件といった性質のものです。従って「不合格」であれば勉強不足であり、「合格」が当たり前と考えれば、レベル判定だけを昇給等の指標とするのは適切ではありません。点数、達成率、評価等の指標や、他の指標(勤怠状況、成績等)を加味した形で反映することをおすすめします。
  例えば、そのレベルの経験年数が2年以上で、且つ、Aランク以上の評価の場合には昇給して、2年連続してSランク以上であれば、「評価委員会」(注)の承認の上で昇格する等
  (注)「評価委員会」とは、評価のバラツキや偏りなどを是正して、公正・公平を保持する為の合議体です。全員の評価結果を一覧として査定のバランスを見て、各部門マネージャーが協議して、全員納得の上で査定を決定します。
• 「認定」となれば、次の評価時はレベルアップした評価シート?
  例えば、L2の評価シートで「L2認定」となれば、次回はL3の評価シートで受け、「L１」であれば、次回もまたL2の評価シートで評価を行なうのが妥当ですが、評価する上司の評価基準にバラツキ(甘い、厳しい等)があると、正確なレベル判定にならない事も考えられます。L1レベルの評価シートで「認定」を受けたからと言って、次はL2で受けるのか否かは、各会社での判断となりますが、キャリアマップとの関係を見て頂いて、認定となったからと言って経験年数が満たない場合は、上位レベルではなく、再度、同じレベルで評価して頂くのが良いでしょう。
  ※職業能力評価基準は、行動評価なので、同じシートで評価しても結果が同じとは限りませんし、レベル判定は、その仕事に従事する為の条件と考えれば毎回、高い評価での結果であることが望ましいのです。
  よって、どのレベルの評価シートで評価するかは、評価シートの結果と共に、毎回、評価委員会等で個人毎に他の指標も加味して、キャリアマップに準じて、一定の経験年数を条件として決定することとするのが良いでしょう。

評価シートの特定

「能力評価シート」は、職種(「販売」)を「職務」×「レベル」のマトリックスとして用意していますので、どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うのかを特定することが必要です。「評価」の被評価者(対象)は、誰なのか?管理職のみか?パートさんも含めた全スタッフか?を決めた後、個々に「評価シート」のレベルを特定します。

評価シートの特定

「能力評価シート」は職種「販売」では、「職務」×「レベル」のマトリックスとして、9種類のシートがあります。
注意:①～③のシートでは、複数の職務が記載されています。(③は、単一の職務)

「評価シート」の準備

「評価シート」の作成

どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うかが確定しましたら、「評価シート」の基本情報シートに被評価者の氏名や上司評価者の氏名など基本情報を入力して、被評価者ごとの「評価シート」を作成します。
注意:
「能力評価シート」(excel)は、原本をコピーして人数分のブックを作成します。定期的に評価を行うためにも、データとして残しておくことが必要ですので、作成するブック名は、以下のようにするのが良いでしょう(ブック名に、被評価者氏名と評価日付を付加すると管理しやすくなります。)
例:小野小町さんの2021年04月の「能力評価シート」を作成する場合

能力評価シート(スーパーマーケット-販売)L2販売.xlsx→能力評価シートL220210401_小野小町.xlsx

評価シートの識別(誰のシートなのか)の為、評価日付と本人氏名及び上司氏名を入力すれば、他は必要な場合、入力することで問題ありません。

「評価シート」の印刷

「評価シート」を、直接、Excelで被評価者へメール添付で配布して評価を依頼する場合は、「評価シート」を印刷する必要はありませんが、ペーパー(紙)で配布する場合は、印刷が必要です。
(被評価者全員がPCを持っていない場合は、ペーパーで配布します。)

印刷の方法

基本情報シートの入力が完了しましたら、印刷します。1ブック1名で印刷します。つまり、人数分のセットを印刷します。

印刷の範囲

ペーパー(紙)で「評価シート」を配布する場合は、評価結果シートとコミュニケーションシートは必要ありませんので、基本情報シートと入力シートまでを印刷します。

ペーパー(紙)で配布する場合は、手書きで評価(○、△、×、-を記入)されたシートを回収して、被評価者のexcelの評価シートに結果を入力する必要があります。

評価の実施

「評価シート」の配布

印刷した評価シートは1人分をクリップ(ホッチキス)で止めて、対象者分を被評価者の上司へ、まとめて渡し、上司から本人へ渡すように依頼します。
※シートは回収して、評価結果の集計を行いますので、回収納期を伝えておきます。

本人評価の実施

「評価シート」を受け取った本人は、本人評価欄に評価(○、△、×,-)を選択(該当のオプションボタンを✔又は塗りつぶします)して、納期までに上司へ返却します。

上司評価の実施

本人から記入済みの「評価シート」を受け取った上司は、本人評価を参照しながら上司評価欄に評価(○、△、×,-)を記入(該当のオプションボタンを✔又は塗りつぶします)して、納期までに本部(又は人事)へ返却します。

採点と、評価結果のデータ入力

本人評価、上司評価の記入された評価シートは、本部又は人事へ返却・回収されますので、回収した「評価シート」の結果をexcelデータとして入力します。

結果を入力することで、評価結果シートで採点されます。

この場合、「×:できていない」がなく、且つ、「○の割合が71.4%」の為、レベル判定では、「L2認定」となっています。

フィードバック面談の実施

評価結果の入力された評価シートは、各個人毎に印刷して、フィードバック面談に備えます。上司評価者は、評価結果の印刷された「能力評価シート」で、被評価者に対してフィードバック面談を行います。(「評価シート」はコピーして、被評価者に渡し、面談を開始します。)

コメントの記入

フィードバック面談では、お互いの評価がことなっている場合は、何故その評価をつけたのか、知識やスキルを向上させる為にはどうすれば良いかを話し合いましょう。

課題特定・目標設定、実績確認

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。
留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。
(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

「職業能力評価基準」とは、仕事をこなすために必要な「知識」と「技術・技能」に加えて、「成果につながる職務行動例（職務遂行能力）」を、厚生労働省が国と業界団体と連携の下で、業種別、職種・職務別に整理したものです。採用や人材育成、人事評価、検定試験の「基準書」として利用できるものとなっています。この「職業能力評価基準」を簡易なチェック形式の評価シートにしたものが、「職業能力評価シート」となります。在宅介護業、電気通信工事業、ホテル業等、16業種が公開されています。

(厚生労働省　職業能力評価基準)

こちらでは、スキル評価シートV3.0(通所介護サービス)の作成方法について解説しています。スキル評価シートの使い方については、以下を参照下さい。

「スキル評価シート」V3.0の使い方(在宅介護業、通所介護サービス)　

厚生労働省の職業能力評価シートを取り入れた「通所介護」のチェック形式の実務シートです。実際の評価で使用した際に発生した課題や頂いたご要望を取り入れて改善したV3.0となります。「評価シート」の使い方と共に評価の実施手順について解説します。

gungii.com

2024.06.08

テンプレートは、こちら→ スキル評価シートV3.0(通所介護サービス)

スキル評価シートの設定

厚生労働省が公開している職業能力評価シートを参考に、人事評価として使用できるスキル評価シートを作成します。「スキル評価シートV3.0」ではレベル毎の評価シートを作成して、受けたレベルの評価シートで、認定条件をクリアすれば当該レベルを認定するという評価方法を採用します。つまりレベル2の評価シートで評価して、認定条件をクリアすれば「レベル2として認定する。」という評価方法です。
注意:
昇給や賞与へ反映する場合は、例えば、L1ならば25%、L2ならば50%、L3ならば100%等レベル毎に反映率を設定するのが良いでしょう。

スキル評価シートの対象設定

職種・職務の設定

「在宅介護業」では以下の5つの職種・職務の職業能力評価基準が設定されています。ここでは、在宅介護業の通所介護サービスの入力シートを作成します。
留意:
運用では、介護スタッフ用として通所介護サービス、事業所管理者向けとして介護サービス事業管理(事業所)を作成します。

目標レベルの設定

レベル4については、専門職としてのスーパーバイザー向けと、事業所の管理者向けを用意します。

通所介護サービス(介護スタッフ)のレベル設定

作成する入力シートのレベルは、通所介護サービスの介護スタッフ用は、レベル1,2,3,4の4種類作成します。

通所介護サービス(管理者)のレベル設定

作成する入力シートのレベルは、通所介護サービスの管理者用はレベル4のみとします。

スキル評価シートの構成

スキル評価シートの全体構成

「スキル評価シート」は「基本情報シート」,「入力シート」,「評価結果」,「コミュニケーションシート」で構成、その内の「入力シート」で職業能力評価基準を取り入れています。

スキル評価シートの構成要素

基本情報シート

評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、フォームは全て同一です。(レベルタイトルと貼り付けた設定レベルの表が異なるのみ)
※ここでは、通所介護サービス職種のL1,L2,L3,L4の4つのレベルの基本情報シートを表示しています。

入力シート

入力シートは、「共通能力ユニット」と「選択能力ユニット」から構成されます。この入力シートで、厚生労働省の職業能力評価基準を採用しています。
注意:
接客サービス職種では、L1,L2,L3,L4の4つのレベルがありますが、入力シートでは、各々のレベルの基準を記載しています。

ここでは、選択能力ユニットの表示は省略しています。

評価結果シート

評価結果シートは、入力シートの評価結果を集計し、レーダーチャートとして表示したものです。各職業能力評価シートに記載されている「レベル判定の方法」を自動判定させる為に○、△、×の数を集計して合否判定して「判定結果」を表示させています。さらに、昇給・昇格、賞与の査定に利用できる様に「達成率」と「評価」も、自動で表示させています。

コミュニケーションシート

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。

職業能力評価基準の収録

「スキル評価シート」では、厚生労働省が公開している「職業能力評価基準」を一覧表にまとめた「職業能力評価シート一覧」を収録しています。

職業能力評価シート一覧のダウンロード

スキル評価シートへの収録

「スキル評価シート」に収録している「職業能力評価基準」は、「職業能力評価シート一覧」がある場合は、これを収録しています。
但し、「職業能力評価シート」が用意されてない場合や、評価基準がない場合は「職業能力評価基準」を参照して収録します。
注意:
例えば「職業能力評価シート一覧」の選択ユニットには「認知症ケア」という選択ユニットはありませんので、詳細な職業能力評価基準を参照して追加しています。

共通能力ユニット

選択能力ユニット

「選択能力ユニット」も、「職業能力評価シート一覧」を参照(転記)していますが、そのベースであるレベル毎の詳細な職業能力評価基準も参照しています。
注意:
「職業能力評価基準」に記載されている内容とそれをまとめた「評価シート一覧」の内容が異なる場合もありますので、適宜、適切な基準を選択して記載します。

スキル評価シートの作成方法

基本情報シートの作成

シートの作成

評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、フォームは全て同一です。(レベルタイトルと貼り付けた設定レベルの表のマーカーが異なるのみ)
※レベルタイトルは、それぞれの「能力評価シート」のレベル表のマーカーで決まっています。

レベル表は、職業能力評価基準でダウンロードしてファイルの中の「25_在宅介護業_様式1・2.xls」に格納されていますので、これを元に貼り付け表を作り、貼り付けます。

シートの設定

以下はシートの設定情報です。(使用するプリンタによりポイントは調整願います。)

入力シートの作成

在宅介護業の通所介護サービス職種の入力シートは、職務、能力ユニット(担当業務)、レベル毎に作成しますので、何頁となるかは能力ユニットの職業能力評価基準の数により異なります。

入力シートのフォーム設定

入力シートの列の幅

入力シートの列の幅は、以下の通りです。

入力シートの行の高さ

入力シートの行の高さについては、入力する文章により1行で済んだり2行となったりしますので、文章に合わせて適宜、調節します。
※全てのページで、概ね以下の規則で設定しています。

共通能力ユニットの作成

共通能力ユニットは、職業能力評価シート一覧の共通能力ユニットの内容を入力シートへ転記して作成します。

選択能力ユニットの作成

選択能力ユニットは、「通所介護」と「通所介護(技術)」を作成します。

通所介護

選択能力ユニットも、職業能力評価シート一覧の選択能力ユニットの内容を入力シートへ転記して作成します。

通所介護(技術)

選択能力ユニットも、職業能力評価シート一覧の選択能力ユニットの内容を入力シートへ転記して作成します。

入力シートの編集

入力シートが完成したら、評価項目にオプションボタンを挿入します。
留意:
オプションボタンの挿入方法については、別ブログ「Excelフォームコントロールのオプションボタンの挿入方法」を参照下さい。

オプションボタンの挿入

「本人評価」、「上司評価」の「○、△、×、-」の各セルにオプションボタンを挿入して、クリックするだけで選択できるようにします。

リンクするセルの指定

リンクするセルの指定を行い、選択№を表示させます。つまり、この選択№により「本人評価」、「上司評価」を自動算出するように関数設定します。
留意:
関数設定が終わりましたら、選択№は文字色を白にして見えない様にします。(入力シートの入力項目ではない為）

入力シートの完成

通所介護サービスの入力シートが完成です。「本人評価」、「上司評価」の各セルの「○、△、×、-」のオプションボタンを選択できるようになりました。次は選択№によって自動的に「本人評価」、「上司評価」を算出できるように「関数設定」を行います。

共通能力ユニット

選択能力ユニット[(通所介護)]

選択能力ユニット[通所介護(技術)]

評価結果シートの作成

シートの作成

シートの設定

以下は、シートの設定情報です。(使用するプリンタによりポイントは調整願います。)

コミュニケーションシートの作成

シートの作成

シートの設定

以下は、シートの設定情報です。(使用するプリンタによりポイントは調整願います。)

スキル評価シートの改良

起動、ページ送りのスピードを改善

[現象]
シートが重く、起動やページ送りがスムーズではありませんでした。

• 1シートに共通ユニットも選択ユニットも掲載していましたので、共通=2ページ、訪問介護=3ページ、訪問介護技術=4ページの計9ページを1シートに収録
• 入力シートは全てのレベルの基準を記載して、該当しないレベルの基準(職務遂行の為の基準)は網掛けすることで評価の対象から外すこととしていました。

[対策]
シートの起動やページ送りが改善されました。

• 能力ユニット毎にシートを分割して、起動やページ送りの速度を改善しました。
• レベル毎のシートで必要な基準(職務遂行の為の基準)のみを記載しました。

コミュニケーションシートを追加

[現象]
V2.0にはコミュニケーションシートを添付していませんでした。

スキル評価シートV2.0では、評価結果のシートはありましたが、課題や目標設定を記載できるコミュニケーションシートは添付していませんでした。主婦や高齢のパートさんが多い介護業界で、課題や目標設定を論述形式で評価することは、現実的に厳しいと判断した為です。

[対策]
コミュニケーションシートを添付しました。但し、必要な場合にのみ利用できる様に、独立したシートとして添付しました。必要のない場合は、評価シートを配布する為に印刷する際にコミュニケーションシートは印刷せずに配布して下さい。また評価には影響のないシートの為、シート自体を削除して頂いても構いません。

「SAB評価」に”SS”を追加

[現象]
評価は、達成率によって、”S”,”A”,”B”,”C”,”D”と表示していました。

[対策]
評価は、達成率によって、”SS”,”S”,”A”,”B”,”C”,”D”,”E”と表示するようにしました。

最終評価は平均点を止め、上司評価を採用

[現象]
最終評価を本人評価と上司評価の平均としていた為、本人評価が高ければ、最終評価も高くなっていました。

[対策]
本人がいくら本人評価を高くしても最終評価に影響しない様に、上司評価を最終評価としました。

テンプレートは、こちら→ スキル評価シートV3.0(訪問介護サービス)

動画解説は、こちら

スキル評価シートの構成

使い方の説明をする前に、「評価シートの構成」を確認しておきます。

「スキル評価シートV3.0」の対象職種

訪問介護事業所のスタッフ及び管理者の評価を目的として、以下5種類のテンプレートを収録しています。在宅介護業における「介護サービス事業管理(事業所)」と「訪問介護サービス」職種です。

「スキル評価シート」は、「職務」×「レベル」のマトリックスとして、職種「訪問介護サービス」では、4種類、職種「介護サービス事業管理(事業所)」では1種類のシートがあります。

介護施設事業所の介護スタッフ向け

介護スタッフ向けにレベル1～4までの評価シートを用意しています。

介護施設事業所の管理者向け

事業所の管理者向けにレベル4の評価シートを用意しています。

スキル評価シートの全体構成

「スキル評価シート」は「基本情報シート」,「入力シート」,「評価結果」,「コミュニケーションシート」で構成されます。

スキル評価シート(事業管理L4_管理者)

こちらは、訪問介護事業所の管理者用のスキル評価シートです。

スキル評価シート(訪問介護L1-L4_介護スタッフ)

こちらは、訪問介護サービスの介護スタッフ用「スキル評価シート」です。以下は、4種類の内の中級スタッフ用です。

スキル評価シートの個別シート

基本情報シート

評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、フォームは全て同一です。(レベルタイトルと貼り付けた設定レベルの表が異なるのみ)
注意:
ここでは、管理者用L4と介護スタッフ用のL1,L2,L3,L4の4つのレベルの基本情報シートを表示しています。

留意:
「スキル評価シート」は職種を「職務」×「レベル」のマトリックスとして作成されていますので、職種、職務、レベルは、評価シートで固定となっています。

入力シート

入力シートは、「共通能力ユニット」と「選択能力ユニット」から構成されます。
留意:
この入力シートで、本人評価及び上司評価欄にチェックをします。
チェックは、excel上では、該当箇所をクリックするのみですが、実際の運用では、被評価者へ評価シートを配布して、手で該当箇所をボールペンや鉛筆で塗りつぶす又はレマークを付けて頂き、それを回収して例えば本部でexcelデータとして入力することとなります。

介護スタッフ用では、L1,L2,L3,L4の4つのレベルがありますが、入力シートには、各々のレベルの基準を記載しています。
注意:ここでは、管理者用の入力シートの掲載は省略しています。

評価結果シート

評価結果シートは、入力シートの評価結果を集計し、レーダーチャートとして表示したものです。
各職業能力評価シートに記載されている「レベル判定の方法」を自動判定させる為に○、△、×の数を集計して合否判定して「判定結果」を表示させています。さらに、昇給・昇格、賞与の査定に利用できる様に「達成率」と「評価」も、自動で表示させています。

コミュニケーションシート

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。

留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。
(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

スキル評価方法の確認

スキル評価目的の確認

「評価」を実施するにあたって、その目的を明確にしておきましょう。
「人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。
注意:
「人材育成」を目的とする場合は、キャリアマップを作成して、レベルに応じた社員教育制度を整備し、教育(内部研修、外部研修等)に繋げることが大切です。

スキル評価方法の確認

評価の実施に当たっては、「人事評価」を目的とする場合の評価結果は報酬制度へどのように反映させるのか?そして評価の対象者やその範囲等を確認しておく必要があります。

レベル判定

「スキル評価シート」は、職業能力評価基準の判定であるレベル判定です。が、レベル判定と共に、報酬制度へ反映しやすいように、「評価点数」、「達成率」、「SAB・・評価」を指標として追加しています。

判定基準

在宅介護業で規定されている以下の判定基準で「認定結果(合否)」を決定しています。

報酬制度への反映方法

「人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。

「レベル判定」結果の昇給・賞与への反映方法

「レベル判定」は、「職業能力判定」ですので「合格」することが、その仕事に従事する為の条件といった性質のものです。従って「不合格」であれば勉強不足であり、「合格」が当たり前と考えれば、レベル判定だけを昇給等の指標とするのは適切ではありません。点数、達成率、評価等の指標や、他の指標(勤怠状況、成績等)を加味した形で反映することをおすすめします。
例えば、そのレベルの経験年数が2年以上で、且つ、Aランク以上の評価の場合には昇給して、2年連続してSランク以上であれば、「評価委員会」(注)の承認の上で昇格する等
注意:
「評価委員会」とは、評価のバラツキや偏りなどを是正して、公正・公平を保持する為の合議体です。全員の評価結果を一覧として査定のバランスを見て、各部門マネージャーが協議して、全員納得の上で査定を決定します。

評価結果による評価シートの選定

例えば、L2の評価シートで「L2認定」となれば、次回はL3の評価シートで受け、「L１」であれば、次回もまたL2の評価シートで評価を行なうのが妥当ですが、評価する上司の評価基準にバラツキ(甘い、厳しい等)があると、正確なレベル判定にならない事も考えられます。L1レベルの評価シートで「認定」を受けたからと言って、次はL2で受けるのか否かは、各会社での判断となりますが、キャリアマップとの関係を見て頂いて、認定となったからと言って経験年数が満たない場合は、上位レベルではなく、再度、同じレベルで評価して頂くのが良いでしょう。
留意:
職業能力評価基準は、行動評価なので、同じシートで評価しても結果が同じとは限りませんし、レベル判定は、その仕事に従事する為の条件と考えれば毎回、高い評価での結果であることが望ましいのです。

よって、どのレベルの評価シートで評価するかは、評価シートの結果と共に、毎回、評価委員会等で個人毎に他の指標も加味して、キャリアマップに準じて、一定の経験年数を条件として決定することとするのが良いでしょう。

スキル評価実施の手順

スキル評価実施の準備

スキル評価目的の確定

「評価」を実施するにあたって、その目的を明確にしておきましょう。
「人材育成」を目的とする場合は、キャリアマップを作成して、レベルに応じた社員教育制度を整備し、教育(内部研修、外部研修等)に繋げることが大切です。人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。

スキル評価の対象

適用部署の確認

例えば、ここでは「スキル評価」の適用部署は、以下の通りとします。

被評価者の特定

評価の目的が昇給や賞与の査定など「人事評価」を目的とする場合は、評価の対象者を特定しなければなりません。例えば、ここでは、以下の「給与規定」で決められた条件を満たすものとします。

スキル評価シートの特定

「スキル評価シート」は、職種を「職務」×「レベル」のマトリックスとして用意していますので、どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うのかを決定することが必要です。「評価」の被評価者(対象)は、誰なのか?管理職のみか?パートさんも含めた全スタッフか?を決めた後、「評価シート」のレベルを特定します。

管理者の評価シートの特定

管理者は、介護サービス事業管理のレベル4の評価シートのみとなります。ここでは、訪問介護事業所の管理者である゛静根裕典゛さんとなります。

介護スタッフの評価シートの特定

訪問介護サービスの介護スタッフ用はレベル1,2,3,4の4種類ありますので、個々のスタッフ毎にレベルを特定します。

スキル評価シートの準備

スキル評価シートの特定

どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うかが確定します。役職やこれまでの経験や実績を元にキャリアマップを参照して、スタッフ毎にレベルを設定します。

留意:
レベル設定が難しい場合は、例えば、次のような基準で設定しても良いと思います。
初回の評価では該当レベルは不明ですので、入社歴1年未満の方へはL1の評価シート、入社歴1年以上の方へはL2の評価シートを配布します。
例えば、デイサービス事業所が管理者1名とスタッフ4名(入社歴1年未満:1名、入社歴1年以上:3名)であれば、介護スタッフ用L1のスキル評価シートを1部とL2のスキル評価シート3部と、管理者用のスキル評価シート1部を渡します。

スキル評価シートの作成

どのスタッフが、どのレベルのシートを使うかが確定しましたら、「評価シート」を作成します。「評価シート」の基本情報シートに被評価者の氏名や上司評価者の氏名など基本情報を入力して、被評価者ごとの「評価シート」を作成します。
注意:
「スキル評価シート」(excel)は原本をコピーして人数分のブックを作成します。定期的に評価を行うためにも、データとして残しておくことが必要ですので、作成するブック名は、以下のようにするのが良いでしょう(ブック名に、被評価者氏名と評価日付を付加すると管理しやすくなります。)
例:小野小町さんの2020年04月の「スキル評価シート」を作成する場合

スキル評価シート(訪問介護L2)中級スタッフ.xlsx→スキル評価シートL220200401_小野小町.xlsx

評価シートの識別(誰のシートなのか)の為、評価日付と本人氏名及び上司氏名を入力すれば、他は必要な場合、入力することで問題ありません。

スキル評価シートの印刷

「評価シート」を、直接、Excelで被評価者へメール添付で配布して評価を依頼する場合は、「評価シート」を印刷する必要はありませんが、ペーパー(紙)で配布する場合は、印刷が必要です。

印刷の方法

基本情報シートの入力が完了しましたら、印刷します。1ブック1名で印刷します。つまり、人数分のセットを印刷します。

印刷の範囲

ペーパー(紙)で「評価シート」を配布する場合は評価結果とコミュニケーションシートは必要ありませんので、入力シートまでを印刷して配布します。
但し、この場合は、手書きで評価(チェックマークを記入)されたシートを回収して、人事又は本部等で被評価者のexcelの評価シートに結果を入力する必要があります。

スキル評価の実施

スキル評価シートの配布

印刷した評価シートは1人分をクリップ(ホッチキス)で止めて、対象者分を被評価者の上司へ、まとめて渡し、上司から本人へ渡すように依頼します。
※シートは回収して、評価結果の集計を行いますので、回収納期を伝えておきます。

本人評価の実施

「評価シート」を受け取った本人は、本人評価欄に評価(○、△、×,-)をチェックして、納期までに上司へ返却します。

上司評価の実施

本人から記入済みの「評価シート」を受け取った上司は、本人評価を参照しながら上司評価欄に評価(○、△、×,-)をチェックして、納期までに本部(又は人事)へ返却します。

採点と、評価結果のデータ入力

本人評価、上司評価の記入された評価シートは、本部又は人事へ返却・回収されますので、回収した「評価シート」の結果をexcelデータとして入力します。

結果を入力することで、評価結果シートで採点されます。

この場合、「×:できていない」がなく、「○の割合が84.1%」ある為、条件を満たし、レベル判定では、「L2認定」となっています。

フィードバック面談の実施

評価結果の入力された評価シートは、各個人毎に印刷して、フィードバック面談に備えます。上司評価者は、評価結果の印刷された「スキル評価シート」で、被評価者に対してフィードバック面談を行います。
注意:「評価シート」はコピーして、被評価者に渡し、面談を開始します。

課題特定・目標設定、実績確認

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。
留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。
(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

[ 改定履歴 ]

2024.04.16 「スキル評価シート」v4.0にバージョンアップしました。

「スキル評価シート」v4.0の使い方(在宅介護業、通所介護サービス)　

厚生労働省の職業能力評価シートを取り入れた「通所介護」のチェック形式の実務シートです。実際の評価で使用した際に発生した課題や頂いたご要望を取り入れて改善したv4.0となります。「評価シート」の使い方と共に評価の実施手順について解説します。

gungii.com

2024.06.08

スキル評価シートの改良

起動、ページ送りのスピードを改善

現象

シートが重く、起動やページ送りがスムーズではありませんでした。

• 1シートに共通ユニットも選択ユニットも掲載していましたので、共通=2ページ、通所介護=4ページ、通所介護技術=4ページの計10ページを1シートに収録
• 入力シートは全てのレベルの基準を記載して、該当しないレベルの基準(職務遂行の為の基準)は網掛けすることで評価の対象から外すこととしていました。

対策

シートの起動やページ送りが改善されました。

• 能力ユニット毎にシートを分割して、起動やページ送りの速度を改善しました。
• レベル毎のシートで必要な基準(職務遂行の為の基準)のみを記載しました
  

コミュニケーションシートを追加

現象

コミュニケーションシートを添付していませんでした。

スキル評価シートV2.0では、評価結果のシートはありましたが、課題や目標設定を記載できるコミュニケーションシートは添付していませんでした。主婦や高齢のパートさんが多い介護業界で、課題や目標設定を論述形式で評価することは、現実的に厳しいと判断した為です。

対策

コミュニケーションシートを添付しました。但し、必要な場合にのみ利用できる様に、独立したシートとして添付しました。必要のない場合は、評価シートを配布する為に印刷する際にコミュニケーションシートは印刷せずに配布して下さい。また評価には影響のないシートの為、シート自体を削除して頂いても構いません。

「SAB評価」に”SS”を追加

現象

評価は、達成率によって、V2.0では”S”,”A”,”B”,”C”,”D”と表示していました。

対策

評価は、達成率によって、V3.0では”SS”,”S”,”A”,”B”,”C”,”D”,”E”と表示しました。

最終評価は平均点を止め、上司評価を採用

現象

最終評価を本人評価と上司評価の平均としていた為、本人評価が高ければ、最終評価も高くなる。

対策

本人がいくら本人評価を高くしても最終評価に影響しない様に、上司評価を最終評価とした。

テンプレートは、こちら→ スキル評価シート(在宅介護業、通所介護サービス)

動画解説は、こちら

スキル評価シートの構成

スキル評価シートの対象職種

通所介護事業所のスタッフ及び管理者の評価を目的として、以下5種類のテンプレートを収録しています。在宅介護業における「介護サービス事業管理(事業所)」と「通所介護サービス」職種です。

「スキル評価シート」は、「職務」×「レベル」のマトリックスとして、職種「通所介護サービス」では、4種類、職種「介護サービス事業管理(事業所)」では1種類のシートがあります。

介護施設事業所の介護スタッフ向け

介護スタッフ向けにレベル1～4までの評価シートを用意しています。

介護施設事業所の管理者向け

事業所の管理者向けにレベル4の評価シートを用意しています。

スキル評価シートの全体構成

「スキル評価シート」は「基本情報シート」,「入力シート」,「評価結果」,「コミュニケーションシート」で構成されます。

スキル評価シート(事業管理L4_管理者)

こちらは、通所介護事業所の管理者用のスキル評価シートです。

スキル評価シート(通所介護L1-L4_介護スタッフ)

こちらは、通所介護サービスの介護スタッフ用「スキル評価シート」です。以下は、4種類の内の中級スタッフ用です。

スキル評価シートの個別シート

基本情報シート

評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、フォームは全て同一です。(レベルタイトルと貼り付けた設定レベルの表が異なるのみ)
注意:
ここでは、管理者用L4と介護スタッフ用のL1,L2,L3,L4の4つのレベルの基本情報シートを表示しています。

留意:
「スキル評価シート」は職種を「職務」×「レベル」のマトリックスとして作成されていますので、職種、職務、レベルは、評価シートで固定となっています。

入力シート

入力シートは、「共通能力ユニット」と「選択能力ユニット」から構成されます。
留意:
この入力シートで、本人評価及び上司評価欄にチェックをします。
チェックは、excel上では、該当箇所をクリックするのみですが、実際の運用では、被評価者へ評価シートを配布して、手で該当箇所をボールペンや鉛筆で塗りつぶす又はレマークを付けて頂き、それを回収して例えば本部でexcelデータとして入力することとなります。

介護スタッフ用では、L1,L2,L3,L4の4つのレベルがありますが、入力シートには、各々のレベルの基準を記載しています。
ここでは、管理者用の入力シートの掲載は省略しています。

評価結果シート

評価結果シートは、入力シートの評価結果を集計し、レーダーチャートとして表示したものです。各職業能力評価シートに記載されている「レベル判定の方法」を自動判定させる為に○、△、×の数を集計して合否判定して「判定結果」を表示させています。さらに、昇給・昇格、賞与の査定に利用できる様に「達成率」と「評価」も、自動で表示させています。

コミュニケーションシート

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。

留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。
(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

スキル評価方法の確認

スキル評価目的の確認

「評価」を実施するにあたって、その目的を明確にしておきましょう。「人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。
留意:
「人材育成」を目的とする場合は、キャリアマップを作成して、レベルに応じた社員教育制度を整備し、教育(内部研修、外部研修等)に繋げることが大切です。

スキル評価方法の確認

評価の実施に当たっては、「人事評価」を目的とする場合の評価結果は報酬制度へどのように反映させるのか?そして評価の対象者やその範囲等を確認しておく必要があります。

レベル判定

「スキル評価シート」は、職業能力評価基準の判定であるレベル判定です。が、レベル判定と共に、報酬制度へ反映しやすいように、「評価点数」、「達成率」、「SAB・・評価」を指標として追加しています。

判定基準

在宅介護業で規定されている以下の判定基準で「認定結果(合否)」を決定しています。

報酬制度への反映方法

「人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。

「レベル判定」結果の昇給・賞与への反映方法

「レベル判定」は、「職業能力判定」ですので「合格」することが、その仕事に従事する為の条件といった性質のものです。従って「不合格」であれば勉強不足であり、「合格」が当たり前と考えれば、レベル判定だけを昇給等の指標とするのは適切ではありません。点数、達成率、評価等の指標や、他の指標(勤怠状況、成績等)を加味した形で反映することをおすすめします。例えば、そのレベルの経験年数が2年以上で、且つ、Aランク以上の評価の場合には昇給して、2年連続してSランク以上であれば、「評価委員会」(注)の承認の上で昇格する等
注意:
「評価委員会」とは、評価のバラツキや偏りなどを是正して、公正・公平を保持する為の合議体です。全員の評価結果を一覧として査定のバランスを見て、各部門マネージャーが協議して、全員納得の上で査定を決定します。

評価結果による評価シートの選定

例えば、L2の評価シートで「L2認定」となれば、次回はL3の評価シートで受け、「L１」であれば、次回もまたL2の評価シートで評価を行なうのが妥当ですが、評価する上司の評価基準にバラツキ(甘い、厳しい等)があると、正確なレベル判定にならない事も考えられます。L1レベルの評価シートで「認定」を受けたからと言って、次はL2で受けるのか否かは、各会社での判断となりますが、キャリアマップとの関係を見て頂いて、認定となったからと言って経験年数が満たない場合は、上位レベルではなく、再度、同じレベルで評価して頂くのが良いでしょう。
留意:
職業能力評価基準は、行動評価なので、同じシートで評価しても結果が同じとは限りませんし、レベル判定は、その仕事に従事する為の条件と考えれば毎回、高い評価での結果であることが望ましいのです。

よって、どのレベルの評価シートで評価するかは、評価シートの結果と共に、毎回、評価委員会等で個人毎に他の指標も加味して、キャリアマップに準じて、一定の経験年数を条件として決定することとするのが良いでしょう。

スキル評価実施の手順

スキル評価実施の準備

スキル評価目的の確定

「評価」を実施するにあたって、その目的を明確にしておきましょう。「人材育成」を目的とする場合は、キャリアマップを作成して、レベルに応じた社員教育制度を整備し、教育(内部研修、外部研修等)に繋げることが大切です。「人事評価」を目的とする場合は、評価結果を報酬制度へどのように反映させるのか?その仕組み(昇給・昇格や賞与等へどのような計算で反映するのかなど)や時期(年1回、年2回等)を決めておくことが必要です。

スキル評価の対象

適用部署の確認

例えば、ここでは「スキル評価」の適用部署は、以下の通りとします。

被評価者の特定

評価の目的が昇給や賞与の査定など「人事評価」を目的とする場合は、評価の対象者を特定しなければなりません。例えば、ここでは、以下の「給与規定」で決められた条件を満たすものとします。

スキル評価シートの特定

「スキル評価シート」は、職種を「職務」×「レベル」のマトリックスとして用意していますので、どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うのかを決定することが必要です。「評価」の被評価者(対象)は、誰なのか?管理職のみか?パートさんも含めた全スタッフか?を決めた後、「評価シート」のレベルを特定します。

管理者の評価シートの特定

管理者は、介護サービス事業管理のレベル4の評価シートのみとなります。ここでは、デイ1番館の管理者である゛栗田真澄美゛さんと、デイ2番館の管理者である゛横山早紀゛さんは、「スキル評価シート(事業管理L4_管理者)」と特定されます。

介護スタッフの評価シートの特定

通所介護サービスの介護スタッフ用はレベル1,2,3,4の4種類ありますので、個々のスタッフ毎にレベルを特定します。

スキル評価シートの準備

スキル評価シートの特定

どのスタッフが、どの種類の、どのレベルのシートを使うかが確定します。役職やこれまでの経験や実績を元にキャリアマップを参照して、スタッフ毎にレベルを設定します。
留意:
レベル設定が難しい場合は、例えば、次のような基準で設定しても良いと思います。
初回の評価では該当レベルは不明ですので、入社歴1年未満の方へはL1の評価シート、入社歴1年以上の方へはL2の評価シートを配布します。例えば、デイサービス事業所が管理者1名とスタッフ4名(入社歴1年未満:1名、入社歴1年以上:3名)であれば、介護スタッフ用L1のスキル評価シートを1部とL2のスキル評価シート3部と、管理者用のスキル評価シート1部を渡します。

スキル評価シートの作成

どのスタッフが、どのレベルのシートを使うかが確定しましたら、「評価シート」を作成します。「評価シート」の基本情報シートに被評価者の氏名や上司評価者の氏名など基本情報を入力して、被評価者ごとの「評価シート」を作成します。
注意:
「スキル評価シート」(excel)は原本をコピーして人数分のブックを作成します。定期的に評価を行うためにも、データとして残しておくことが必要ですので、作成するブック名は、以下のようにするのが良いでしょう(ブック名に、被評価者氏名と評価日付を付加すると管理しやすくなります。)

例:小野小町さんの2020年04月の「スキル評価シート」を作成する場合

スキル評価シート(通所介護L2)中級スタッフ.xlsx→能力評価シートL220200401_小野小町.xlsx

評価シートの識別(誰のシートなのか)の為、評価日付と本人氏名及び上司氏名を入力すれば、他は必要な場合、入力することで問題ありません。

スキル評価シートの印刷

「評価シート」を、直接、Excelで被評価者へメール添付で配布して評価を依頼する場合は、「評価シート」を印刷する必要はありませんが、ペーパー(紙)で配布する場合は、印刷が必要です。

印刷の方法

基本情報シートの入力が完了しましたら、印刷します。1ブック1名で印刷します。つまり、人数分のセットを印刷します。

印刷の範囲

ペーパー(紙)で「評価シート」を配布する場合は評価結果とコミュニケーションシートは必要ありませんので、入力トまでを印刷して配布します。
注意:
この場合は、手書きで評価(チェックマークを記入)されたシートを回収して、被評価者のexcelの評価シートに結果を入力する必要があります。

スキル評価の実施

スキル評価シートの配布

印刷した評価シートは1人分をクリップ(ホッチキス)で止めて、対象者分を被評価者の上司へ、まとめて渡し、上司から本人へ渡すように依頼します。
※シートは回収して、評価結果の集計を行いますので、回収納期を伝えておきます。

本人評価の実施

評価シート」を受け取った本人は、本人評価欄に評価(○、△、×,-)をチェックして、納期までに上司へ返却します。

上司評価の実施

本人から記入済みの「評価シート」を受け取った上司は、本人評価を参照しながら上司評価欄に評価(○、△、×,-)をチェックして、納期までに本部(又は人事)へ返却します。

採点と、評価結果のデータ入力

本人評価、上司評価の記入された評価シートは、本部又は人事へ返却・回収されますので、回収した「評価シート」の結果をexcelデータとして入力します。

結果を入力することで、評価結果シートで採点されます。

この場合、「×:できていない」がなく、「○の割合が70.1%」ある為、条件を満たしレベル判定では、「L2認定」となっています。

フィードバック面談の実施

評価結果の入力された評価シートは、各個人毎に印刷して、フィードバック面談に備えます。上司評価者は、評価結果の印刷された「スキル評価シート」で、被評価者に対してフィードバック面談を行います。(「評価シート」はコピーして、被評価者に渡し、面談を開始します)

課題特定・目標設定、実績確認

課題特定・目標設定

スキルレベルチェックグラフを参考に本人と上司とで話し合い、「課題特定・目標設定」を行います。目標設定の際には「いつ」「何を」「どこまで」行うかを明らかにし、具体的な目標を立てましょう。

実績確認

コミュニケーションシートの最下段の実績確認欄は、次回の評価の際に、「課題特定・目標設定」で掲げた目標がどの程度達成されているかを評価します。
留意:
コミュニケーションシートの運用については、以下の点に留意下さい。
(文章での記述式の評価では、それなりの慣れや訓練が必要と思われますので、評価する側も評価される側も、教育の機会があることが望まれます)

こちらでは、自社の勤務シフトに合わせた勤務シフト表の変更方法(関数等の変更なしで)について詳しく解説しています。
勤務シフト表自体の使い方については、以下を参照下さい。

介護施設向け勤務シフト表V3.0と、その使い方

自作したテンプレート「勤務シフト表V3.0」を使って勤務シフトを作成する方法や新たな勤務シフト(次の月のシフト表)の作り方など実際の運用方法について解説します。

gungii.com

2024.06.08

勤務シフト表V3.0の特徴

多くの種類がある勤務シフト表をどんな組織にも適用できる汎用的なシートとして実現するのは難しく、組織にあった勤務シフト表を作成するには、ご利用者にどうしても一部の関数の変更を行って頂くことを避けることができませんでした。が、「勤務シフト表V3.0」で関数の変更なしで、ご利用者が設定のみでこれを実現できるようになりました。
今回の「勤務シフト表V3.0」では、シフトの種類を25種類まで設定することができ、自社に合わせた「勤務シフト表」を簡単に作成することができます。
ここでは、自社に合わせた勤務シフト表の作成方法について、
①「勤務区分」シートを変更して作成する方法と、
②「勤務区分」シートを初期化して、まっさらの状態から作成する方法
の2つの方法をご紹介します。
予め、「勤務区分」を設定した勤務シフト表をご用意していますので、自社に最も近い「勤務区分」が設定された勤務シフト表をお選び頂き、勤務区分や時間帯等を変更することで簡単に、自社に合わせた勤務シフト表を作成できるようになります。

[自社に合わせた勤務シフト表の作成手順]
テンプレートに収録されています「勤務シフト表V3.0-A.xlsx」、「勤務シフト表V3.0-B.xlsx」、「勤務シフト表V3.0-C.xlsx」の中から自社にもっとも近い勤務シフト表を1つ選んで、変更するか?まっさらの状態から作成するか?を選択します。選択した手順で勤務区分等を設定すれば、自社に合わせた勤務シフト表が完成します。ここでは、「勤務シフト表V3.0-A.xlsx」を選択した場合で解説しています。

記載されている「勤務区分」シートの勤務区分の並びを変更したり、不要な勤務区分を削除する(勤務区分の文言の変更及び勤務区分の追加はOK)ことがなければ、「勤務区分」シートを変更して作成する方法を選択できます。

解説動画は、こちら→ 介護施設向け勤務シフト表の使い方

テンプレートは、こちら→ 介護施設向け勤務シフト表V3.0

「勤務区分」シートを変更して作成する方法

まず、「勤務区分」シートを変更して作成する方法をご紹介します。ここでは、「勤務シフト表V3.0-A.xlsx」を選択した場合で解説します。

「勤務区分」シートの変更

以下は、今回提供しています「勤務シフト表V3.0.xlsx」の「勤務区分」シートです。このシートを使って、変更していきます。

「勤務区分」シートに設定されている勤務区分は、以下の青い線の勤務区分です。これに、「早A」と「遅A」、「日A」の勤務区分を追加して「勤務区分」シートを作成します。

設定する勤務区分

設定する勤務区分は、以下の通り、「早A」,「早番」,「遅番」,「遅A」,「日勤」,夜勤の「入り」,「日A」の7つと、「明け」,「休」,「全休」,「午前休」,「午後休」の5つの計12個です。

• 「早番」の開始時間と終了時間を変更する。(開始=7:00、終了=16:00)
• 夜勤の「入り」の休憩時間を変更する。(休憩=180分)
• パートタイマーさんに「モーニングケア」、「ナイトケア」を行って頂く為に、「早A」と「遅A」を追加する
• 同じくパートタイマーさんに応援して頂く為に、「日A」を追加する。
  

時間の変更

• 「早番」の開始時間と終了時間を変更する。(開始=7:00、終了=16:00)
• 夜勤の「入り」の休憩時間を変更する。(休憩=180分)

カーソルを位置づけて、プルダウンリストより0を選択しても、直接0を入力しても構いません。また、DELETEボタンを押下して消しても同様です。

時間の変更ができました。

勤務区分の追加

シート保護の解除

勤務区分を追加する場合は、シート保護の解除が必要です。

「シート保護の解除」を実行すると、「テーブル枠」が表示されます。

注意:
「シート保護の解除」を実行しなくても、勤務区分の追加は可能ですが、最終的に「テーブル枠の拡張」が必要になり、その際に「シート保護の解除」が必要となります。
(「シート保護の解除」で、勤務区分を追加すると自動でテーブル枠が拡張されます。)

勤務区分の追加

「早A」を追加

「早A」を追加すると、自動的に「テーブル枠」が拡張されます。

「早A」の開始、終了時間入力

開始時を6時、終了時を10時と入力します。休憩はないので、そのままです。

「早A」の出勤区分の入力

「早A」は、出勤としてカウントしますので、出勤区分=1と入力します。

集計区分の入力

「早番」と同じ「計A」欄に集計しますので、計A=1と入力します。

同様にして、「遅A」、「日A」を追加します。

セルの色替え

勤務区分の列は、1行置きにセルを青色としています。が、勤務区分の追加で1行置きが崩れましたので、直します。
※特に変更の必要はありませんので、このままでも問題ありません。

勤務区分の追加完了

テーブル拡張の制限

今回の「勤務区分」シートでは、シフトを25種類まで設定できる様に関数設定をしていますので、28行目まで勤務区分を設定できます。が、25種類を超える(28行を超える)設定はできませんので、ご留意ください。
行の挿入、削除及び列の挿入、削除の禁止
行や列を挿入したり、削除したりすると、関数による正しい計算が行われませんので、ご注意下さい。

「勤務区分」シートの設定確認

「勤務区分」シートの設定が完成しましたので、正しく設定されているか?を確認します。「勤務シフト202205」のシートで確認してみます。

勤務区分のプルダウンリスト

勤務区分の集計

氏名が入力されていないと、計算しませんので、仮の氏名を入力して確認します。

「勤務区分」シートの保存

「勤務区分」シートの作成が完了しましたので、保存をします。保存しなければ折角設定した内容は消えてしまいますので、必ず保存をします。

シートの保護

「校閲」タブから「シートの保護」をクリックして、パスワードを入力します。

再度、確認の為、パスワード入力を求められますので、パスワード入力して「OK」をクリックします。

シートの保存

「勤務区分」シートを初期化して、まっさらの状態から作成する方法

今度は、「勤務区分」シートを初期化して、まっさらの状態から作成する方法をご紹介します。ここでは、「勤務シフト表V3.0-A.xlsx」を選択した場合で解説します。

「勤務区分」シートの初期化

以下は、今回提供しています「勤務シフト表V3.0.xlsx」の「勤務区分」シートです。このシートを初期化して、さらの状態から作成していきます。

「勤務区分」シートに設定されている勤務区分は、次の図に示す青い線の勤務区分です。これに、「早A」と「遅A」、「日A」の勤務区分を追加して「勤務区分」シートを作成します。

設定する勤務区分

設定する勤務区分は、以下の通り、「早A」,「早番」,「遅番」,「遅A」,「日勤」,夜勤の「入り」,「日A」の7つと、「明け」,「休」,「全休」,「午前休」,「午後休」の5つの計12個です。

• パートタイマーさんに「モーニングケア」、「ナイトケア」を行って頂く為に、「早A」と「遅A」を追加する。
• 同じくパートタイマーさんに応援して頂く為に、「日A」を追加する。

「勤務区分」シートの初期化

勤務区分をさらの状態から作成していく為、初期化します。初期化する範囲を選択して、DELETEボタンを押下します。

「勤務区分」シートの作成

勤務区分の設定準備

表示順位の決定

勤務区分、開始時間、終了時間、休憩時間などを入力していきますが、ここで入力された順番がプルダウンリストの表示順となりますので、予め入力順を決めておきます。ここでは、以下の順で入力します。

集計欄の決定

計Aから計E欄に集計する勤務区分を予め決めておきます。

ここでは、以下のように集計します。

• 計Aには、「早A」と「早番」
• 計Bには、「日勤」と「日A」と「午前休」と「午後休」
• 計Cには、「遅A」と「遅番」
• 計Dには、夜勤の「入り」
• 計Eには、「休」

出勤区分の決定

ここでは、以下のように集計します。

• 出勤には、「早A」,「早番」,「日勤」,「日A」,「遅A」,「遅番」,「入り」,「午前休」,「午後休」
• 夜勤には、「入り」
• 休日には、「休」
• 有給には、「全休」,「午前休」,「午後休」

諸注意

以下の勤務区分については、文言の変更はしないで下さい。
「入り」、「休」、「全休」、「午前休」、「午後休」の勤務区分については、以下の通り、文字色を付けたり、セルに色を付けたりしていますので、勤務区分の文言を変更すると色付けができなくなります。

勤務区分の設定

①「入り」から⑤「遅番」までの設定

まず、表示順位①から⑤までの勤務区分を設定します。
例:
夜勤の「入り」は、16:00から翌9:00までの休憩120分で、出勤区分は出勤=1、夜勤=1と入力します。

⑥「早A」から⑫「午後休」までの設定

注意:
「午前休」及び「午後休」は、半日出勤で半日有給となりますので「出勤」欄には1を入力して、「有給」欄には0.5と入力します。(半日出勤でも出勤の場合は、出勤=1としてカウントします。)

テーブル枠の拡張

予め設定されたいた「勤務区分」テーブルは、A列4行目からA列14行目までの為、これをA列15行目までに拡張します。
注意:
現状では、テーブル枠の制限から、最後に設定した「午後休」がプルダウンリストには表示されません

シート保護の解除

テーブル枠を拡張する為には、シート保護の解除を行わなければなりません。

テーブル枠の拡張

テーブル枠をつかんだまま(左クリック)、1行下に下ろして手を放します

注意:「シートの保護」をすると、「テーブル枠」は表示されません。

完了

テーブル枠の拡張ができました。

テーブル拡張の制限

今回の「勤務区分」シートでは、シフトを25種類まで設定できる様に関数設定をしていますので、28行目まで勤務区分を設定できます。が、25種類を超える(28行を超える)設定はできませんので、ご留意ください。
行の挿入、削除及び列の挿入、削除の禁止
行や列を挿入したり、削除したりすると、関数による正しい計算が行われませんので、ご注意下さい。

「勤務区分」シートの設定確認

「勤務区分」シートの設定が完成しましたので、正しく設定されているか?を確認します。「勤務シフト202205」のシートで確認してみます。

勤務区分のプルダウンリスト

テーブル枠を拡張した「午後休」も表示されています。

勤務区分の集計

氏名が入力されていないと、計算しませんので、仮の氏名を入力して確認します。

確認例:
小野小町さんは、「早番」の8hと、「早A」の4hで、計12hが表示され、「全休」が1回ありますので、有給欄に1が表示されています。

「勤務区分」シートの保存

「勤務区分」シートの作成が完了しましたので、保存をします。保存しなければ折角設定した内容は消えてしまいますので、必ず保存をします。

シートの保護

「校閲」タブから「シートの保護」をクリックして、パスワードを入力します。

再度、確認の為、パスワード入力を求められますので、パスワード入力して「OK」をクリックします。

シートの保存