入力フォームで簡単修正!労働者名簿v2.0の使い方

労働者名簿とは、法定3帳簿のひとつで労働基準法第107条によって、従業員を雇う場合に作成・整備が義務づけられいる書類で、整備の有無は労働基準監督署のチェックの対象となります。今回は、V1.0から大幅に改善・改良してバージョンアップを図った「労働者名簿v2.0」のご紹介です。通常、A4、1枚に1人を記載する一品一葉の様式が多いのですが、必要な項目が記載されていれば、様式に規定はありませんので、一覧性のある多品一葉の様式として作成しています。修正したい行でダブルクリックすることで、専用の入力フォームが立ち上がり修正を簡単に行えるようにしています。

テンプレートは、こちら→ 労働者名簿v2.0

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労働者名簿とは

労働者名簿の対象者

対象となる人

労働基準法第9条によれば、「職業の種類を問わず、事業または事務所に使用され、賃金を支払われる者」となっています。つまり賃金を支払っている労働者全てが対象となります。

対象とならない人

派遣社員については、賃金は派遣元が支払いますので、名簿の作成は不要です。また、日雇い労働者は、107条の記載にあるように例外として名簿の作成は不要です。

労働者名簿の記載項目

記載事項

労働者名簿は、労働基準法第107条、労働基準法施行規則第53条によって、以下の項目の記載が義務付けられています。

  • 氏名
  • 生年月日
  • 性別
  • 住所
  • 従事する業務の種類
  • 履歴
    社内での履歴(昇進・異動など)を記載。法的な決まりはありません。
  • 雇入の年月日
  • 退職の年月日及びその事由
    起算日(従業員の死亡・退職・解雇の日)から3年間は、名簿を保存する義務がありますので、退職日とその理由を記載しておきます。
    ※自己都合での退職の場合は、特に理由を記載する必要はありません。
  • 死亡年月日及びその原因
    従業員が在職中に死亡した場合、亡くなった日とその原因を記載します。死亡原因が労災に当たるかどうかを調べるために必要です。

記載様式

必要事項が記載されていれば、どのような書式・様式で作成しても構いません。1人1枚ずつ作成する必要はなく、縦に何人も記載していく一覧性の書式でも構いません。

パソコンでの作成

労働者名簿も、次の条件を満たしている場合は、パソコンでデータとして管理することが認められています。

  • 必要な事項が記載されていること。
  • 画面に表示して記載内容を確認できること。
  • 労働基準監督官から求められたときは、直ぐに印刷して提出できること

労働者名簿の保管

労働基準法により、労働者名簿は「事業所ごとに作成しなければならない」と定められています。そのため、労働者名簿は本社で一括して全従業員分を作成・保管するのではなく、各事業所ごとに作成し、それぞれで保管しなければなりません。

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労働者名簿の初期設定

労働者名簿v2.0の構成

労働者名簿は、在職者シートと退職者シート、システムシートで構成されており、退職した時点で在職者シートから退職者シートへ移します。(在職者のみで印刷したい為)

留意:
退職者シートは使用しなくとも良いです。介護業界は離職率が高く、入社・退社の異動が頻繁だった為、退職者シートに移さなければ印刷した際に非常に見づらくなる為にシートを別にしていました。

労働者名簿v2.0の構成

注意:
システムシートは、在職者シート及び退職者シートの中で、職務等の項目のリストボックスとして使用していますので、削除しない様に願います。尚、システムシートは非表示としています。

労働者名簿の初期設定

ウィンドウ枠のデフォルト設定

行の固定

デフォルトで、入力しやすくする為に、常にタイトルが見える様に3行目までを固定としています。

ウィンドウ枠(行の固定)
列の固定

デフォルトで、入力しやすくする為に、A列からC列は常に見える様に固定しています。

ウィンドウ枠(列の固定)

ウィンドウ枠の固定解除

解除は、「表示」タブから「ウィンドウ枠の固定」を選択して、「ウィンドウ枠固定の解除」をクリックします。

ウィンドウ枠の固定解除

ウィンドウ枠の固定設定

ウィンドウ枠の固定設定の方法を説明します。

セルの選択

ウィンドウ枠を設定したいセルをクリックします。例えば、3行目まではタイトルなので下の行にスクロールしても固定で表示して、A列からC列は名前なので、項目を右にづらしても常に表示しておきたい場合は、4行目のD列のセルをクリックします。

ウィンドウ枠の固定(セルの選択)
ウィンドウ枠の固定

固定は、「表示」タブから「ウィンドウ枠の固定」を選択して、「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。

ウィンドウ枠の固定(メニューの選択)

注意:
セルF1は、関数で本日の日付を表示しています。この日付を元に、生年月日から年齢を計算していますので、削除しないで下さい。

セル削除注意(本日の日付表示)

労働者名簿の入力フォーム

労働者名簿v2.0では、編集のしやすさを考慮して、専用の入力フォームを用意しています。ここでは、専用の入力フォームについて解説します。

入力フォームの起動

変更・修正の対象の行でダブルクリックすると、表示されます。

入力フォーム

起動の制約

社員№が入力されていない場合は、入力フォームは表示されません。

入力フォームの起動制約

社員№のみ入力されていれば、入力フォームは表示されますので、新規の労働者の登録で、全ての項目を入力フォームで行うこともできます。その場合は、社員№を入力した後、ダブルクリックして下さい。

入力フォームの起動例

入力フォームの構成

入力フォームは、項目によって「会社情報」のページと「個人情報」のページに分かれていますので、ダブルクリックした項目の含まれるページがデフォルトで表示されます。

会社情報ページ

社員№から保有資格までで、ダブルクリックすると、「会社情報」のページがデフォルト表示されます。

入力フォーム(会社情報)

個人情報ページ

電話番号から退職理由(死亡原因)までで、ダブルクリックすると「個人情報」のページがデフォルト表示されます。

入力フォーム(個人情報)

入力フォームの終了

「更新」をクリックするか右上の×で閉じます。

入力フォームの内容を変更した場合は、「更新」をクリックします。対象の行を間違えて表示した場合は、×で閉じます。

入力フォームの閉じ方

労働者名簿の登録・編集方法

労働者名簿では、Excelシートの項目に沿ってそのまま入力する方法(Excel編集モード)と、専用の入力フォームから入力する方法(入力フォームモード)を選択できますので、使いやすい方法で登録・編集することができます。ここでは、2つの入力方法について解説します。
労働者の登録時は、「Excel編集モード」で登録して、編集する場合は、「入力フォームモード」で編集するのがお薦めです。

Excel編集モード

通常のExcelシートの入力です。Excelシートの項目に沿ってそのまま入力する方法です。
「入力フォーム」を起動させない為に、社員№は最後に入力して下さい。
留意:
社員№が入力されていると、ダブルクリックすると「Excel編集モード」が解除され、入力フォームモードに切り替わる為です。

例示:
Excel編集モードでは、項目のセルに直接入力することができます。例えば、「入社年月日」の項目は、H列の4行目に直接に「入社年月日」を入力して、間違えた場合は、H列4行目のセルをダブルクリックすることで、編集することができます。

Excel編集モードの編集例

入力フォームモード

変更・修正の対象の行をダブルクリックすると、表示されます。
社員№のみ入力されていれば、入力フォームは表示されますので、新規の労働者の登録で、全ての項目を入力フォームで行うこともできます。その場合は、社員№を入力した後、ダブルクリックして下さい。

入力フォームモードの表示例

入力フォームモードが起動すると、「Excel編集モード」は解除されますので、セルをダブルクリックしても、入力フォームが起動して、セルを直接編集することはできません。

入力フォームモードの直接編集のNG例

入力フォームで編集するのが基本です。が、セルを直接編集はできませんが、A欄で編集することはできます。

労働者名簿の登録・編集項目

労働者名簿の登録・編集項目の設定方法について解説します。ここでは、各項目の設定方法をExcelシートの項目に沿ってそのまま入力する方法(Excel編集モード)で解説します。

会社情報

社員№①、氏名②、ふりがな③

社員№は、最後に入力して下さい。(識別できれば何番でもOKです)

注意:
社員№を入力しているとダブルクリックすると「入力フォーム」が起動してセルを直接編集できなくなります。「入力フォーム」で入力していくのであれば問題ありませんが、登録時はセルの直接編集の方が楽でお薦めします。

社員№の入力順番

留意:
登録した内容を変更・修正する場合は、「入力フォーム」を起動して編集するのが楽ですので、「入力フォーム」を起動できる様に登録の最後に必ず「社員№」を入力します。
(「入力フォームを開いて編集することがなければ、社員№を省略しても構いません)

性別④

男性、女性のいづれかに1を入力します。

生年月日⑤

1987/06/02という形式で入力して下さい。

年齢⑥

生年月日⑥を入力すると、自動で計算して表示します。

入社年月日⑦、勤続年数⑧

入社年月日⑦は、2016/08/02という形式で入力します。勤続年数⑧は、入社年月日⑦を入力すると、自動で計算して表示します。

入社年月日の入力方法

従事する業務の種類

職務⑨、職種⑩をそれぞれリストボックスから選択します。

職務、職種の入力方法

所属⑪、勤務形態⑫

所属⑪、勤務形態⑫をそれぞれリストボックスから選択します。

所属、勤務形態の入力方法

雇用形態⑬、加入⑭

雇用形態⑬及び社会保険の加入状況⑭は、それぞれ該当する場合は、1を入力します。

雇用形態、加入の入力方法

保有資格⑮

お持ちの資格欄に1を入力して下さい。

保有資格の入力方法

個人情報

本人の連絡先

電話番号⑯、郵便番号⑰、住所⑱を入力します。

本人連絡先の入力方法
電話番号⑯

自宅又は、携帯番号を入力します。
注意:ハイフォン付きか否かは、ルール決めしておくのが良いでしょう。

郵便番号⑰

半角で、ハイフォン付きで入力します。

住所⑱

住所は「折り返して全体を表示する」に設定してありますので、長い住所であっても折り返されて表示されます。
留意:
住所欄で、郵便番号を全角で入力してスペースキーで変換すると、郵便番号に対応する住所が表示されますので、選択して番地等を追加で入力することもできます。
(スペースではなく、変換キーを押下すると直接住所が表示されます。)

住所の入力方法

履歴

履歴内容⑲を入力する際に、日付を付けておくことで管理がしやすい為、日付欄⑳を設けています。
注意:
履歴内容及び日付は、1つのセルに複数行を入力しています。その為、行の高さが高くなっています。

履歴の入力方法
履歴
履歴内容

労働者名簿の記載項目の1つとなっていますが内容についての規定はありませんので、ここでは昇給や昇格などについて記載しています。

日付

履歴の内容に関する日付を入力します。文字列の設定としていますので2019.04.01という形式で入力して下さい。

セル内改行の方法

履歴内容及び日付については、セル内改行で、1つのセルに複数行を入力します。

Excelそのまま入力の場合

改行は、セル内でALT+Enterキーで入力します。

Excel編集モード(セル内改行の方法1)

ALT+ENTERで改行できました。

Excel編集モード(セル内改行の方法2)

文章を追加します。

Excel編集モード(セル内改行の方法3)
入力フォームで入力の場合

改行は、SHIFT+Enterキーで入力します。

入力フォームモード(セル内改行の方法1)

SHIFT+ENTERで改行できました。

入力フォームモード(セル内改行の方法2)

文章を追加します。

入力フォームモード(セル内改行の方法3)

退職年月日㉑、退職理由㉒

退職理由は、会社都合(解雇等)でない場合は、「自己都合」で良いです。

退職年月日、退職理由の入力方法

社員№①

最後に、社員№を入力します。

社員№の入力方法

留意:
社員№が入力されていますので、ダブルクリックすると「入力フォーム」が起動して「入力フォーム」での編集となり、セルの直接編集はできなくなります。

行の追加(労働者の追加)

労働者の追加

対象の労働者名簿の行を追加して、登録する労働者を追加できる様にします。労働者名簿の原紙では、デフォルトで26名を登録することができますが、行を追加することで何名でも登録できます。
行を追加する方法について説明します。

労働者名簿の全体行数

シート保護の解除

行を挿入するには、「シート保護の解除」が必要です。
「シートの保護・解除と初期化の方法_労働者名簿.pdf」を参照して、シートの保護を解除します。

行の挿入

例えば、7行目の直前に挿入してみます。7行目の行№をクリックして、カーソルを位置づけたまま右クリックします。

行№をクリックして右クリック
労働者名簿の行挿入の方法1
「挿入」をクリック

「挿入」をクリックすると行が挿入されました。

労働者名簿の行挿入の方法2

関数のセット

挿入された行には関数(年齢、勤続年数)がセットされていませんので、関数をセットします。

前の行(6行目)のG列をクリック
労働者名簿の関数セットの方法1
関数のコピー

セルの枠にカーソルを合わせると+マークが表示されますので、プラス(+)を押え、左クリックしたまま1行下へドラッグします。

労働者名簿の関数セットの方法2

留意:勤続年数の関数も同様にしてセットします。

労働者名簿の関数セットの方法3

行挿入の完了

これで、7行目に通常通りに労働者を登録することができます。

労働者名簿の関数セットの完了

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