有給消化日を入力するだけ!改良版「有給休暇管理表V3.0」の使い方

有給休暇管理表V3.0では、V2.0を改良して、時季と消化日数とを連動させ、有給消化日を入力すれば、自動的に消化日数を計算して有休残を更新します。これで有給休暇の管理は、毎月提出される「有給休暇申請書」等の有給消化日を入力するだけとなります。

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2024.06.08

日付の入力方法

有給休暇管理表で時季(年次有給休暇を取得した日付)を入力する場合、「直接セルに入力」する方法と「カレンダーから入力」があります。

テンプレートはこちら→ 有給休暇管理表v3.0

直接セルに入力

Q11のセルに、令和4年8月9日(2022.08.09)と入力してみます。

゛2022/08/09 + ENTER゛と11タッチで入力されました。

カレンダーから入力

同様にQ11のセルに、令和4年8月9日(2022.08.09)と入力してみます。Q11のセルで、ダブルクリックするとカレンダーが表示されますので、カレンダーの中の日付(8月9日)をクリックします。

ワンタッチで日付が入力されました。

日付のカレンダーからの入力方法

カレンダーを開く

カレンダーの表示

時季(年次有給休暇を取得した日付)欄をダブルクリックするとカレンダーが表示されます。
注意:時季欄であれば、どこをダブルクリックしてもOKです。

ウィンドウの移動

入力したいセルがウィンドウに隠れて入力しずらい場合は、ウィンドウを移動させます。カレンダーのタイトルにカーソルを位置づけ、左クリックしたまま、カレンダーを移動させます。

日付の入力

現在の日付の入力

日付を入力したいセルを選択(①)して、カレンダーの日付をクリック(②)します。
※まず、セルを選択しておいて、日付ボタンをクリックします。

続けて入力します。
日付を入力したいセルを選択(①)して、カレンダーの日付をクリック(②)します。

過去、未来の日付の入力

カレンダーを表示させる年月を指定して、過去や未来の日付を入力することができます。
例えば、有給消化日の入力漏れがありましたので、遡って有給消化日を入力します。ここでは、令和2年10月1日から令和3年10月1日の1年間で、令和2年12月10日に有給消化日が1日ありましたが入力漏れをしていましたので、追加します。

カレンダーの年月を変更

表示されているカレンダーの年月を変更して、令和2年12月(2021.12)のカレンダーを表示します。

日付の入力

日付を入力したいセルを選択(①)して、カレンダーの日付をクリック(②)します。カレンダーの12月10日をクリックします。

カレンダーの日付を戻す

過去の日付の入力が済みましたら、カレンダーの日付を元に戻しておきます。「今日に戻す」ボタンをクリックすると、カレンダーの日付が戻ります。

カレンダーを閉じる

日付の入力が済めば、カレンダー右上の×をクリックしてカレンダーを閉じます。

復習

有給休暇の付与規則

労働基準法39条では年次有給休暇の付与は業種や業態、正社員、パートタイム・アルバイトといった労働者区分に関係なく要件を満たせば年次有給休暇の付与が義務づけられています

①通常の労働者

全労働日の8割以上の出勤という条件を満たすと、雇用した日から6ヶ月後に10日付与されます。その後の1年間で同様に8割以上の出勤という条件を満たすと、継続勤務1年6ヶ月で11日の付与となります。翌年の継続勤務2年6ヶ月では12日、それ以降は毎年2日ずつ増えていき、6年6ヶ月以降の条件を満たした年は、年次有給休暇の付与は一律20日 となります。

②パートタイマー

パートタイム・アルバイトの労働者には、週所定労働日数4日以下かつ週所定労働時間30時間未満の場合、以下の年次有給休暇日数が付与されます。付与日数は、週所定労働日数と勤続年数を基準に変わります。

パートタイムやアルバイト等、所定労働日数が少ない労働者も出勤率等の条件を満たすと、年次有給休暇が比例的に付与されます。たとえば、所定労働日数が週3日の場合、継続して6ヶ月勤務すると5日、1年6ヶ月の勤務で6日であり、6年6ヶ月での11日が限度として付与されます。

有給休暇の取得義務付け

2019年4月から年10日以上の年次有給休暇を付与される従業員については、最低5日以上の有給休暇を取得することが義務づけられました。
注意:
年10日以上の有給休暇を付与した日が「基準日」であり、その日から1年以内に5日以上の有給休暇を取得させる必要があります。

有給休暇管理簿の作成

「年次有給休暇管理簿」は、労働基準法施行規則第24条の7に規定されています。

①有給休暇の管理方法を決める

年次有給休暇の管理は、個別に管理する方法と、統一して管理する方法があります。個別に管理する方法では、年次有給休暇の発生日がそれぞれ異なる為、煩雑となります。統一して管理する方法では、統一日を決めて一斉に年次有給休暇を付与します。
例えば4月1日を基準日とした場合では、1月1日に入社した人は6ヶ月経過していませんが、6ヶ月経過したものと見做して、10日の年次有給休暇を付与することになります。つまり、初回のみ原則通り入社日から6ヶ月後に付与しますが、2回目以降は直近の「4月1日」に付与して、以降、毎年同じように「4月1日」に付与する基準日を統一した管理を行います。

有給休暇管理表では、個別に管理することも、統一して管理することもできます。

②繰越分から消化する

有給休暇がその年次で取得できず残った場合でも、翌年度に繰り越すことができます。が、さらに翌年度への繰り越しはできません。発生から2年で消滅してしまいます。有給休暇の消化の順番については、労働基準法に決まりはありません。繰越分から消化するか?付与分から消化するか?は、会社が就業規則等で明示していない場合に、労働者は繰越分から消化することを指定できます。使用者も労働者も指定しない時は、使用者にとって有利な本年度分からの消化となります。

有給休暇管理表では、労働者に有利な繰越分からの消化としています。

③電子データ(excelシート)で作成する。

作成が義務付けられている「年次有給休暇管理簿」は、紙媒体である必要はなく、印刷できる状態で、あればパソコンで作成・保存しても問題はありません。
留意:
有給休暇管理簿を作成しなかった場合の罰則はありません。が、労働者保護の観点から個人別にしっかりと管理することが必要です。

④有給休暇の残が確認できる様にする。

有給休暇が残り何日あるか?消化しなければ消滅してしまう有給は何日あるのか?は皆の知りたい情報です。そこで、給与計算の後、有給休暇申請書によって、個人毎に更新した「有給休暇管理表」は、ポータルサイト(Web)にPDFでUPして、いつでも確認できる様にするのが良いでしょう。

有給休暇管理表の使い方の動画は、こちら→ 有給休暇管理表の使い方V3.0

有給休暇管理表の改定

有給休暇管理表V3.0では、時季(有給を消化した日)を入力すれば、自動的に消化日数を更新します。V2.0では時季と消化日数とは連動できていませんでしたが、V3.0より連動させることで、消化日数は自動更新となりますので、基本、時季のみの入力で済みます。

テンプレートは、こちら → 有給休暇管理表v3.0

改定内容

V3.0では、時季(有給を消化した日付)を入力すると、自動的に消化日数に加算される様にしました。

改定前(V2.0)

時季を入力した上で、その回数をカウントして、さらに消化日数欄を書き換えねばなりませんでした。

改定後(V3.0)

時季を入力すると、自動的に消化日数欄へ反映されます。
注意:時季の入力は、全休と半休とでは入力する欄が異なりますので、ご注意下さい。

※全休も半休も入力欄は、上下2段の計20日間記入できます。

有給消化日の入力は、セルに直接入力もできますが、カレンダーから日付を選択して入力することができますので、ワンクリックで入力できます。

有給休暇管理表の「カレンダーから日付入力」の使い方

自作の有給休暇管理表で、「カレンダーをクリックすることで対象のセルに日付を入力する」機能(マクロ)を組み込みましたので、その使い方について解説します。Wクリックでカレンダーを表示して、カレンダーの日を1クリックすることで日付が入力できます。

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2024.06.08

旧フォームからの移行

旧フォーム(有給休暇管理表V2.0)から、新フォーム(有給休暇管理表V3.0)への移行は、コピペできませんので、丸ごと差し替えて頂く必要があります。つまり、既に旧フォームでお使いの場合は、旧フォームの有給休暇管理表を印刷して頂き、新フォームに転記することが必要です。

有給休暇管理表の見方

小野小町さんは、令和2年3月15日に正社員として入社されました。半年後の令和2年9月15日に、10日間の有給休暇が付与され、全休で1日有給を消化していますので、令和3年9月15日の期首残高は、前回の期末残高9日と新たに付与された11日を合わせた20日となっています。令和4年2月13日現在は、7.5日の有休消化していますので有給残は12.5日となっています。有給消化の7.5日は、繰越分9日で充当される為、9-7.5=1.5日分の有給は、次の有給発生日の令和4年9月15日までに消化しなければ2年の時効によって消えてしまい、繰り越すことはできません。

有給休暇管理表の管理

有給休暇管理表を扱うケースは、大きく分けて、以下の2つです。社員の入社時に、当該社員の有給休暇管理表を作成するのと、毎月の給与計算時に消化した日を入力して有給残を更新することです。

有給休暇管理表の作成(随時)

社員が入社した際に、当該社員の有給休暇管理表を作成します。入社後6ヶ月経過しなければ、有給は発生しませんので、時間的に余裕はありますが、忘れない様に、入社時に作成するのが良いでしょう。

有給休暇管理表の更新(月次)

毎月の給与計算時に、有給休暇を消化した日を「有給休暇申請書」等で提出して頂き、有給休暇管理表の消化日数を更新します。

有給休暇管理表の作成(随時)

有給休暇管理表の起動

コンテンツの有効化

「有給休暇管理表V3.0」を起動しますと、以下の如く、「コンテンツ有効化」のボタンが表示されますので、「コンテンツの有効化」をクリックします。
注意:
「シートの追加」ボタンでマクロを使っていますので、「有効化」の確認です。有効化していない他のファイルでは、同様にセキュリティの警告が表示されますので、有効化願います。

「シートの追加」をクリック

「シートの追加」をクリックすると、新しいシート(new_sheet(2))が作成されます。

有給休暇管理表の作成

社員番号の入力

社員番号を入力すると、入力された内容でシート名が置き換わります。

氏名の入力

氏名を入力すると、入力された氏名がシート名に追加されます。

入社日の入力

入社日を西暦で入力します。(例:2015/7/1というように入力して下さい。)

入社日を入力すると、ヘッダー部では、勤続月数、勤続年数が自動表示され、明細部では有給発生日、勤続勤務年数が22年分自動表示されます。
※ここでは、平成28年1月1日から令和19年1月1日まで表示されます。

注意:
勤続月数、勤続年数は、今日の日付から入社日までの経過月数で計算しています。有給休暇の計算は入社日で行いますので、勤続月数・勤続年数は関係しません。

週労働日数を入力

本阿弥光悦さんは、正社員として週5日の勤務となりますので、5と入力します。

週労働日数を入力すると、明細部が自動で全て埋まります。

サンプルシートの削除

本阿弥光悦さんの「有給休暇管理表」のシートが出来ましたので、サンプルシートは、削除します。

15029小野小町さんのシートが削除されました。

これで、本阿弥光悦さんの有給休暇管理表の作成が完了しましたので、後は毎月の給与計算時に、消化日を入力する「有給休暇管理表の更新(月次)」となります。

有給休暇管理表の更新(月次)

更新の為の準備

有給休暇申請書の準備

給与計算の為に「出勤簿」と共に提出された「有給休暇申請書」を用意します。

有給休暇管理表の起動

「有給休暇管理表.xlms」のクリック

「有給休暇管理表.xlms」を起動します。
注意:ここでは、マイドキュメントの「有給休暇の管理」フォルダに格納しています。

更新対象の選択

「有給休暇管理表」は、シートを社員番号順に並べておくとすぐに見つけられて便利です。

留意:
左端下部で右クリックすると、全てのシートが表示されますので、一発で該当のシートを見つけられます。

有給休暇の更新

ここでは、令和3年1月度給与(2月15日支給)計算時の本阿弥光悦さんと、小野小町さんを例として、有給休暇管理表の更新の仕方を説明します。会社の給与の締めが末締めの翌15日払いとなっていますので、提出される有給休暇申請書は、令和3年1月度分となります。(1月度に有給を取得した日)

本阿弥光悦さんのケース

シート(有給休暇管理表)の選択

本阿弥光悦さんのシートを選択して表示します。現在(令和3年2月15日)、有給休暇の残は、7.5日となっています。期首(令和2年4月1日)時点で19.5日あった有給休暇は、令和2年12月31日までに12日間を消化して、残り7.5日となっています。
注意:
基準日が4月1日の為、期首は令和2年4月1日で、期末は令和3年3月31日となります。

有給休暇申請書の確認

本阿弥光悦さんは、1月度(令和3年1月1日から令和3年1月31日)は、3日間の有給休暇を取得しています。つまり、1月度の1ヶ月間の消化日数が3日ということです。

シート(有給休暇管理表)の更新

本阿弥光悦さんのシートの時季欄に消化した日付(1月1日、1月11日、1月31日)を「全休」欄に入力すると、全休の11日が14日となり、消化日数は15日となりました。

給与明細書の有給残と突合せ

給与計算後に、給与明細書を印刷して、更新した「有給休暇管理表」の期末残高が、給与明細書の「当月有給残」と一致するかを確認します。
注意:
手順としては、給与計算時に、有給消化日を入力して更新された有給休暇管理表の数値で給与明細書に有給残を印字する様にしていますので、入力ミス以外は間違えはありませんが、突き合わせを行い、確認をおこなっています。

小野小町さんのケース

シート(有給休暇管理表)の選択

小野小町さんのシートを選択して表示します。現在(令和3年2月15日)、有給休暇の残は、12.5日となっています。期首(令和2年3月15日)時点で12.5日あった有給休暇は、令和2年12月31日までに全く有給を消化していない為、そのまま12.5日となっています。
注意:
基準日が3月15日の為、期首は令和2年3月15日で、期末は令和3年3月14日となります。

有給休暇申請書の確認

小野小町さんは、1月度(令和3年1月1日から令和3年1月31日)は、半日(0.5日間)の有給休暇を取得しています。つまり、1月度の1ヶ月間の消化日数が0.5日ということです。

シート(有給休暇管理表)の更新

小野小町さんのシートの時季欄に消化した日付(1月8日)を半休欄に入力します。すると、半休として0.5が加算されて、消化日数は0.5となります。

給与明細書の有給残と突合せ

給与計算後に、給与明細書を印刷して、更新した「有給休暇管理表」の期末残高が、給与明細書の「当月有給残」と一致するかを確認します。
注意:
手順としては、給与計算時に、有給消化日を入力して更新された有給休暇管理表の数値で給与明細書に有給残を印字する様にしていますので、入力ミス以外は間違えはありませんが、突き合わせを行い、確認をおこなっています。

有給休暇管理表の運用

基準日の統一

年次有給休暇の付与については、法律で規定よりも「遅いタイミング」や「少ない日数」での付与はできませんが、中途採用が増加し、入社日の各人により異なるケースが増え従業員ごとに細かな管理を毎年行うとなると、煩雑でミスが発生します。そこで、初回のみ原則通り、「入社6ヶ月後」として、2回目以降は、直近の「4月1日」に付与して、以降、毎年同じように「4月1日」に付与していく方法で簡素化します。

有給発生日(基準日)の変更

ここでは、岡林宏子さんを例として解説します。岡林さんは、平成28年5月1日に正社員として入社されましたので、最初の有給休暇の付与は6ヶ月後の平成28年11月1日となります。そして、その1年後(18ヶ月目)に11日が付与され、その後は1年ごとに有給休暇が付与されます。そこで毎年の有給付与を4月に統一する為、18ヶ月目の平成29年11月1日を早めて、18ヶ月経過したと見做して、平成29年4月1日に付与することとします。
注意:
18ヶ月目の有給発生日には、関数が設定されていますが、関数を消して直接、日付を入力します。

有給発生日の直接入力

関数が設定されている上から「2017/4/1」と入力します。

日付が入力されると、平成29年4月1日以降の有給発生日が自動的に全て4月1日に変わります。

以上で、毎年の基準日を4月1日に統一できました。よって、この後は、有給休暇管理表に記載された有給発生日に、「付与日数」に記載された有給休暇を付与します。
留意:
管理を楽にする為に、有給付与を4月に統一していますので、個人毎に管理するのであれば、統一する必要はありません。

勤務形態の変更

パートから正社員へ

沢田麻衣子さんは、平成27年4月1日、週4日のパートタイマーとして入社されましたが、平成29年10月1日より正社員となりましたので、週5日の労働日数となりました。よって、平成30年4月1日より週5日勤務に変更となります。

週労働日数の変更(4日から5日)

有給発生日が平成30年04月01日(42ヶ月目)となっている行の①週労働日数を直接に、4から5と変更します。(関数が設定されていますが、上書きして消します。)

ヘッダーの週労働日数の変更

週4日の勤務を週5日に、ヘッダー部の週労働日数を変更しなければなりませんが、この変更には、変更する順番があります。(関数の設定を消していますので)

先頭行の週労働日数の変更

ヘッダーの週労働日数の変更を行なうと、明細の週労働日数が関数により自動で変更されますので関数を消すために、まず先頭行の週労働日数を4と手入力します。

ヘッダーの週労働日数の変更

次に、関数が消えましたので、ヘッダーの週労働日数を最新に書き換えます。

正社員からパートへ

看護師の石田亜由美さんは、平成27年12月1日に正社員として入社されましたが、平成29年1月から産休・育休を取得、その後職場に復帰されましたが、小さなお子さんの面倒を見る為、平成30年9月1日より正社員から週3日勤務のパートタイマーへ変更することととなりました。

週労働日数の変更(5日から3日)

有給発生日が令和01年06月01日(42ヶ月目)となっている行の①週労働日数を直接、5から3と変更します。(関数が設定されていますが、上書きして消します。)

ヘッダーの週労働日数の変更

週3日の勤務を週5日に、ヘッダー部の週労働日数を変更しなければなりませんが、この変更には、変更する順番があります。(関数の設定を消していますので)

先頭行の週労働日数の変更

ヘッダーの週労働日数の変更を行なうと、明細の週労働日数が関数により自動で変更されますので関数を消すために、まず先頭行の週労働日数を5と手入力します。

ヘッダーの週労働日数の変更

関数が消えましたので、ヘッダーの週労働日数を最新に書き換えます。

有給休暇管理表の保管

有給休暇管理表の印刷

毎月、給与計算の為に提出された「有給休暇申請書」と当該「有給休暇申請書」によって更新された「有給休暇管理表」は印刷して、個人毎にファイルに保管します。ここでは、更新された「本阿弥光悦」さんと、「小野小町」さんの有給休暇管理表のシートを印刷します。

印刷のページ指定

シートは、明細が21年6ヶ月分(入社日から)ありますので、印刷は2ページに亘ります。1ページに10年6ヶ月印刷されますので、平成23年以前に入社された方は、2ページの印刷が必要ですが、平成24年以降に入社された方は、まだ2ページ目は必要ありませんので、個人毎に印刷の範囲は異なります。つきましては、印刷のページ指定で選択して下さい。

印刷の調整

印刷のポイント(行の高さ、列の幅etc)は使用するプリンタにより異なりますので、例えば印刷が1ページをはみだしたり等が発生した場合は、拡大/縮小や余白等を変更して、適切な印刷となる様に調整願います。

有給休暇管理表の保管

印刷した更新済みの「有給休暇管理表」は、「有給休暇申請書」と共に個人毎に保管します。
留意:
作成が義務付けられている「年次有給休暇管理簿」は、紙媒体である必要はなく、印刷できる状態で、あればパソコンで作成・保存しても問題はありません。が、「有給休暇申請書」の入力ミス確認の為、原紙データとして保管しますので、その際に一緒に保管しています。

V3.0を開発しました。V3.0は、こちら↓

有給消化日を入力するだけ!改良版「有給休暇管理表V3.0」の使い方

有給休暇管理表V3.0では、V2.0を改良して、時季と消化日数とを連動させ、有給消化日を入力すれば、自動的に消化日数を計算して有休残を更新します。これで有給休暇の管理は、毎月提出される「有給休暇申請書」等の有給消化日を入力するだけとなります。

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2024.06.08

V1.0は、こちら↓

有給休暇年5日の取得義務付けに伴い、有給休暇管理表(excel)を作成した。

働き方改革法案によって労働基準法が改正され、2019年4月より「年10日以上の有給休暇が付与される従業員については、最低5日以上の有給休暇を取得」が義務付けられました。そこで「有給休暇管理表(Excel)」を作成、その運用方法と、Excelで使用した関数も公開します。

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2024.06.08

有給休暇の管理

説明の前に、有給休暇の管理について、復習しておきます。

有給休暇の付与

労働基準法39条では年次有給休暇の付与は業種や業態、正社員、パートタイム・アルバイトといった労働者区分に関係なく、要件を満たせば年次有給休暇の付与が義務づけられています。

通常の労働者

通常の労働者（正社員）には、雇い入れの日から起算して勤続勤務年数ごとに、勤続勤務年数に応じた年次有給休暇日数を付与しなければいけません。

全労働日の8割以上の出勤という条件を満たすと、雇用した日から6ヶ月後に10日付与されます。その後の1年間で同様に8割以上の出勤という条件を満たすと、継続勤務1年6ヶ月で11日の付与となります。翌年の継続勤務2年6ヶ月では12日、それ以降は毎年2日ずつ増えていき、6年6ヶ月以降の条件を満たした年は、年次有給休暇の付与は一律20日 となります。

パートタイマー

パートタイム・アルバイトの労働者には、週所定労働日数4日以下かつ週所定労働時間30時間未満の場合、以下の年次有給休暇日数が付与されます。付与日数は、週所定労働日数と勤続年数を基準に変わります。

パートタイムやアルバイト等、所定労働日数が少ない労働者も出勤率等の条件を満たすと、年次有給休暇が比例的に付与されます。たとえば、所定労働日数が週3日の場合、継続して6ヶ月勤務すると5日、1年6ヶ月の勤務で6日であり、6年6ヶ月での11日が限度として付与されます。

[ 有給休暇日数付与の留意点 ]
1週間の所定労働日数が4日以下且つ、所定労働時間が30時間未満の労働者は、基準日における所定労働日数に応じて付与される年次有給休暇の日数が決まり、週以外の期間によって所定労働日数が決められている労働者の場合は、1年間の所定労働日数が216日以下且つ、1週間の所定労働時間が30時間未満であれば、比例付与の対象となります。
つまり、以下のような場合は、比例付与の対象とはならず、通常の労働者と同じ日数の年次有給休暇を付与しなければなりません。
・1週間に所定労働時間30時間以上(労働日数に関わりなく、通常の労働者と同じ)
・1週間に所定労働日数5日以上
・1年間に所定労働日数217日以上

例:
週4日、1日8時間勤務の場合
所定労働日数は5日未満だが、週30時間以上勤務の為、有給休暇10日以上付与

週5日、1日3時間勤務の場合
所定労働時間は30時間未満だが、週5日以上勤務の為、有給休暇10日以上付与

※週4日勤務であっても、週30時間以上勤務の場合は、有給休暇管理表の週労働日数欄には、週5日と設定して運用します。

有給休暇の取得義務付け

2019年4月から年10日以上の年次有給休暇を付与される従業員については、最低5日以上の有給休暇を取得することが義務づけられました。

有給休暇の消滅時効

有給休暇がその年次で取得できず残った場合でも、翌年度に繰り越すことができます。が、さらに翌年度への繰り越しはできません。つまり、発生から2年で消滅してしまいます。

例えば、2015年10月1日に入社したAさんは、6ヶ月後の2016年4月1日に10日の有給休暇が、付与されます。そして、1年後の2017年4月1日には、11日が付与されます。つまり2017年4月1日には10日+11日=21日分の有給休暇が残っています。さらに有給休暇の消化をせずに1年経過して2018年4月1日になると、12日が付与されます。が、有給休暇の有効期限が2年の為、最初の10日間が消滅してしまいますので11日+12日＝23日が、有給休暇の残となります。

有給休暇の消化の順番

有給休暇の消化の順番については、労働基準法に決まりはありません。

繰越分から消化するか?付与分から消化するか?は、会社が就業規則等で明示していない場合に、労働者は繰越分から消化することを指定できます。使用者も労働者も指定しない時は、使用者にとって有利な本年度分からの消化となります。有給休暇管理表では、労働者に有利な繰越分からの消化としています。

2017年4月1日から2018年3月31日までの間(有給休暇が21日残っている)で、5日間の有給休暇を取得した場合、繰越の有給日数は何日となるのでしょうか？

①繰越分から消化

諸葛孔明さん、正社員、週5日勤務

2017年6月に5日の有給を消化した場合は、繰越分(0.5年目の有給付与分)10日から5日間が控除された上で、その残り5日分は時効により消滅します。よって付与分(1.5年目の有給付与分)11日は、そのまま繰り越されますので、2.5年目の有給付与分12日を加算して、当月有給残は23日となります。

②付与分から消化

諸葛孔明さん、正社員、週5日勤務

2017年6月に5日の有給を消化した場合は、先に付与分(1.5年目の有給付与分)11日から控除される為、まず繰越分(0.5年目の有給付与分)の10日が時効により消滅します。それから付与分(1.5年目の有給付与分)11日から5日間が控除され、残り6日と2.5年目の有給付与分12日を加算して、当月有給残は、18日となります。

有給休暇管理簿の作成

「年次有給休暇管理簿」は、労働基準法施行規則第24条の7に規定されています。

基準日を統一して管理する。

年次有給休暇の管理は、個別に管理する方法と、統一して管理する方法があります。個別に管理する方法では、年次有給休暇の発生日がそれぞれ異なる為、煩雑となります。統一して管理する方法では、統一日を決めて一斉に年次有給休暇を休暇を付与しますが、勤務期間を切り捨てることは認められていません。
たとえば、4月1日を基準日とした場合では、1月1日に入社した人は6ヶ月経過していませんが、10日の年次有給休暇を付与することになります。弊社では初回のみ原則通り入社日から6ヶ月後に付与しますが、2回目以降は直近の「4月1日」に付与して、以降、毎年同じように「4月1日」に付与する基準日を統一した管理を行っています。有給休暇管理表では、個別に管理することも、統一して管理することもできます。

excelシート(電子データ)で作成する。

作成が義務付けられている「年次有給休暇管理簿」は、紙媒体である必要はなく、印刷できる状態で、あればパソコンで作成・保存しても問題はありません。

留意:
有給休暇管理簿を作成しなかった場合の罰則はありません。が、労働者保護の観点から個人別にしっかりと管理することが必要です。

有給休暇の残が確認できる様にする。

有給休暇が残り何日あるか?消化しなければ消滅してしまう有給は何日あるのか?はみんなの知りたい情報です。そこで、給与計算の後、有給休暇申請書によって、個人毎に更新した「有給休暇管理表」は、ポータルサイト(Web)にPDFでUPして、いつでも確認できる様にします。

有給休暇管理表の改定

有給休暇管理表では、基準日と取得日数を記録することで、有給休暇の残日数等を管理し、時季(消化した日)については、労働者からの原紙としての有給休暇申請書を個人毎に綴じることで、運用していましたが、法律で求められている通りに、時季の欄を設けることとしました。

• 基準日：労働者に年次有給休暇を付与した日
• 日数　：基準日から1年の間に、労働者が取得した年次有給休暇の総日数
• 時季　：労働者が実際に年次有給休暇を取得した日付

注意:
改定前のフォームであっても制度趣旨から、有給休暇申請書の原紙があり有給休暇の消化日が特定できれば問題はありません。

改定内容

従来のフォームに時季(労働者が実際に年次有給休暇を取得した日付)を記入できる欄を追加しました。

改定前

基準日、日数欄はありましたが、時季(労働者が実際に取得した年次有給休暇を取得した日付)を記入する欄はありませんでした。(有給休暇申請書の原紙を保管)

改定後

時季(労働者が実際に年次有給休暇を取得した日付)を記入できる欄を追加しました。

留意:
設定している関数等に変更はありません。時季欄は日付を手入力する為のフィールドとなります。1年間で取得した消化日付を上下2段の計20日間記入できます。

旧フォームからの移行

旧フォーム(有給休暇管理表V1.0)から、新フォーム(有給休暇管理表V2.0)への移行は、コピペできませんので、丸ごと差し替えて頂く必要があります。つまり、既に旧フォームでお使いの場合は、旧フォームの有給休暇管理表を印刷して頂き、新フォームに転記することとなります。

有給休暇管理表の印刷

既に旧フォームで運用している場合は、内容を新フォームへ転記する為に旧フォームで管理しているスタッフ毎に有給休暇管理表を印刷します。

注意:
入社が平成27年7月1日の場合、6ヶ月後は平成27年1月1日となるはずでが、平成27年11月1日となっているのは、経営者が変わり、前から在籍していたスタッフも新会社への入社となる為、有給休暇がゼロとなります。そこで労働者保護を目的として、同時期に在籍していたスタッフ全員、平成27年11月1日をもって6ヶ月経過と見做し、一律10日を付与した為です。こんな箇所で悩まれるといけませんので、蛇足ですが説明しておきます。

新フォームの「シートの追加」をクリック

新フォームをダウンロードして差し替えたら、新フォームを起動して、「シートの追加」をクリックします。
注意:新フォームの差し替えにあたっては、必ず旧フォームのバックアップを取って下さい。

「シートの追加」をクリックすると、新しいシート(new_sheet(2))が作成されますので、旧フォームで印刷した「有給休暇管理表」を見ながら、スタッフ毎に新しいシートで「有給休暇管理表」を完成させます。

旧フォームより転記

印刷した旧フォームの有給休暇管理表を見ながら、新フォームに転記します。転記する内容は、基本的には以下のA,B,Cとなります。(他は自動的に計算されます。)
但し、基準日を統一して管理している場合は、「有給発生日」の変更が必要となり、入社後に週労働日数が変更となった場合は、週労働日数の変更が必要となります。

注意:
変更の方法については、゛有給休暇年5日の取得義務付けに伴い、有給休暇管理表(excel)を作成した。゛を参照願います。

①社員番号、氏名、入社日を入力

②週労働日数を入力

基準日を統一している場合は、ここで基準日を変更します。

③消化日数を入力

消化日数を入力すると、これで旧フォームと同一となります。そこで、次に時季の欄を入力して、新フォームの有給休暇管理表を完成させます。

④時季欄の入力>

後は、毎月、給与計算時に各スタッフより提出された「有給休暇申請書」から時季を転記して、有給休暇管理表を更新します。

新フォームの有給休暇管理表の完成

これで、基準日、日数、時季の記載された有給休暇管理表の完成です。

注意:「15029小野小町」さんのシートは、サンプルなので削除します。

有給休暇管理表の更新

更新の為の準備

有給休暇申請書の準備

給与計算の為に「出勤簿」と共に提出された「有給休暇申請書」を用意します。

給与明細書の準備

有給休暇の申請のあったスタッフの給与明細書を準備します。

有給休暇管理表の起動

「有給休暇管理表.xlsm」のクリック

「有給休暇管理表.xlsm」を起動します。

注意:ここでは、マイドキュメントの「有給休暇の管理」フォルダに格納しています。

更新対象の選択

「有給休暇管理表」は、シートを社員番号順に並べておくとすぐに見つけられて便利です。

留意:
左端下部で右クリックすると、全てのシートが表示されますので、一発で該当のシートを見つけられます。

有給休暇の更新

ここでは、1月度給与(2月15日支給)計算時の本阿弥光悦さんと、小野小町さんを例として、有給休暇管理表の更新の仕方を説明します。弊社は、給与の締めが末締めの翌15日払いとなっていますので、提出される有給休暇申請書は、1月度分となります。(1月度に有給を取得した日)

本阿弥光悦さんのケース

①シート(有給休暇管理表)の選択

本阿弥光悦さんのシートを選択して表示します。
現在(2021.02.10)、有給休暇の残は、7.5日となっています。期首(令和2年4月1日)時点で19.5日あった有給休暇は、令和2年12月31日までに12日間を消化して、残り7.5日となっています。

②有給休暇申請書の確認

本阿弥光悦さんは、1月度(令和3年1月1日から令和3年1月31日)は、3日間の有給休暇を取得しています。つまり、1月度の1ヶ月間の消化日数が3日ということです。

③シート(有給休暇管理表)の更新

本阿弥光悦さんのシートの消化日数欄に、1月度の消化日数3日を加算します。12日だった消化日数を3日を加算した15日に書き換えます。そして、時季欄に消化した日付(1月1日、1月11日、1月31日)を入力します。

④給与明細書の有給残と突合せ

更新した「有給休暇管理表」の期末残高が、給与明細書の「当月有給残」と一致するかを確認します。
注意:弊社では、給与明細書に有給残を印字する様にしていますので、突き合わせをおこなっています。

小野小町さんのケース

①シート(有給休暇管理表)の選択

小野小町さんのシートを選択して表示します。
現在(2021.02.10)、有給休暇の残は、12.5日となっています。期首(令和2年3月15日)時点で12.5日あった有給休暇は、令和2年12月31日までに全く有給を消化していない為、そのまま12.5日となっています。

②有給休暇申請書の確認

小野小町さんは、1月度(令和3年1月1日から令和3年1月31日)は、半日(0.5日間)の有給休暇を取得しています。つまり、1月度の1ヶ月間の消化日数が0.5日ということです。

③シート(有給休暇管理表)の更新

小野小町さんのシートの消化日数欄に、1月度の消化日数0.5日を加算します。未消化で0日だった消化日数に0.5日を加算した0.5日に書き換えます。そして、時季欄に消化した日付(1月8日)を入力します。半休なので、文字色を変えています。

④給与明細書の有給残と突合せ

更新した「有給休暇管理表」の期末残高が、給与明細書の「当月有給残」と一致するかを確認します。
注意:弊社では、給与明細書に有給残を印字する様にしていますので、突き合わせをおこなっています。

有給休暇管理表の保管

有給休暇管理表の印刷

毎月、給与計算の為に提出された「有給休暇申請書」と当該「有給休暇申請書」によって更新された「有給休暇管理表」は印刷して、個人毎にファイルに保管します。
ここでは、更新された「本阿弥光悦」さんと、「小野小町」さんの有給休暇管理表のシートを印刷します。

有給休暇管理表の保管

印刷した更新済みの「有給休暇管理表」は、「有給休暇申請書」と共に個人毎に保管します。

有給休暇管理表のダウンロード販売

有給休暇管理表のExcelシートをBASEのGUNGII-BASEよりダウンロード販売することとなりました。有給休暇管理表V3.0を収録しています。
※画像をクリックすると商品説明が表示されますので、商品をカートに入れて頂きご購入下さい。

V3.0は、こちら↓

有給消化日を入力するだけ!改良版「有給休暇管理表V3.0」の使い方

有給休暇管理表V3.0では、V2.0を改良して、時季と消化日数とを連動させ、有給消化日を入力すれば、自動的に消化日数を計算して有休残を更新します。これで有給休暇の管理は、毎月提出される「有給休暇申請書」等の有給消化日を入力するだけとなります。

gungii.com

2024.06.08

2021.02.16 有給休暇管理表V2.0を公開した。
当該有給休暇管理表に、時季(労働者が実際に有給休暇を取得した日付)を記入する欄を追加して、有給休暇管理表V2.0として公開した。

V2.0は、こちら↓

時季を記入する欄を追加して、有給休暇管理表(excel)を改定した

「時季」(有給休暇を消化した日)を入力するたびに自動で消化日数を更新するように改良したものです。基準日の統一や勤務形態変更の場合の手順等について解説しています。

gungii.com

2024.06.08

2019.10.03「これまでの問い合わせ内容」を追加した。

年5日の年次有給休暇の取得義務

義務化の対象

入社6ヶ月以上経過している正社員若しくはフルタイムのパートタイマー

入社3年半以上経過している週4日のパートタイマー

入社5年半以上経過している週3日のパートタイマー

年次有給休暇管理簿

使用者は、労働者ごとに、時季、日数及び基準日を明らかにした年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存しなければなりません。

有給休暇管理管理表の運用

有給休暇管理表の見方

注意:
小野小町さんは、H30.12.07に1日の有給休暇を取得していますので、前月までが6日でしたので、消化日数を1日加算して、7日に更新しました。

有給休暇管理表の更新

毎月、給与発行を行った後、回収した有給休暇申請書をインプットとして、有給休暇管理表の「消化日数」欄を更新します。
例:
小野小町さんは、H30.12.07に1日の有給休暇を取得していますので、前月までが6日でしたので、消化日数を1日加算して、7日に更新しました。

有給休暇管理表の保管

毎月、給与発行の為に回収する「有給休暇申請書」と、当該「有給休暇申請書」によって更新された「有給休暇管理表」を一緒に、個人毎(インデックスを付けて)にファイルします。

「年5日の年次有給休暇の取得」の遵守

平成31年4月1日～平成32年3月31日の1年間に、5日以上の有給取得が必要な為、期中の平成31年9月30日の時点で、同有給休暇管理表を各事業所の管理者へ提示して、次の半年の間で、メンバーへ有給取得を促し、年5日以上の取得をシフト調整してもらう。

有給休暇管理表の実際

我が社では、給与システムを使用して有給休暇の管理をおこなっていますが、給与システムでは対応できていない処理(経過年数による付与日数の変更管理)については、有給休暇管理表(Excel)を併用して管理しています。
小野小町さんの入社を例に、「有給休暇管理表」の使い方を説明します。

有給休暇管理表の作成

小野小町さんが、平成28年5月1日に入社されました。社員番号は正社員として15029です。

「シートの追加」ボタンのクリック

「シートの追加」ボタンをクリックするとと、「付与日数」シートの直前に、新しいシートが追加されます(「new_sheet(2)」)

社員番号と氏名を入力

社員番号と氏名を入力すると、自動的にシート名が変更されます。

入社日の入力

入社日を入力すると、週労働日数を除き、各項目を自動で表示します。

週労働日数の入力

週労働日数を入力すると、有給の付与日数がわかりますので、明細を自動表示します。

有給発生日の変更

毎年の有給付与を4月に統一する為、18ヶ月目を早めて、平成29年4月1日とします。
※18ヶ月目の有給発生日には、関数が設定されていますが、関数を消して直接、日付を入力します。

以上で、有給休暇の管理ができるようになりました。
よって、この後は、有給休暇管理表に記載された有給発生日に、「付与日数」に記載された有給休暇を付与します。

付与日を4月1日に統一して、間違えのない有給休暇の管理をする方法

年次有給休暇の付与については、法律で規定よりも「遅いタイミング」や「少ない日数」での付与はできませんが、付与日を統一することは可能です。初回のみ原則通り、「入社6ヶ月後」として、2回目以降は、直近の「4月1日」に付与、以降、毎年「4月1日」に付与していきます。

gungii.com

2024.07.23

有給休暇管理表の更新

平成28年11月1日(6ヶ月経過)

平成28年5月1日に入社して、6ヶ月が経過、11月1日となりましたので、6ヶ月の有給休暇の10日が付与されます。

注意:
平成28年11月1日(6ヶ月目)から平成29年4月1日(18ヶ月目)までの間で、消化された有給休暇は、「有給休暇申請書」により毎月、「消化日数」欄に加算して、有給休暇管理表を更新します。

平成29年4月1日(18ヶ月経過)

本来、入社後1年半は平成29年11月1日ですが、更新月を4月1日に統一する為、4月1日を1年半(18ヶ月)経過したものとして扱います。よって、18ヶ月目の付与日数である11日を付与します。

注意:
平成29年4月1日(18ヶ月目)から平成30年4月1日(30ヶ月目)までの間で、消化された有給休暇は、「有給休暇申請書」により毎月、「消化日数」欄に加算して、有給休暇管理表を更新します。

例:
小野小町さんは、平成29年4月1日から平成30年4月1日の間で、以下のように、12日の有給休暇を消化しました。(ここでは、消化日数の合計を表示。)

平成30年4月1日(30ヶ月経過)

6ヶ月目の付与日数=10日から、10日分の消化分を控除して、残り2日の消化分は、18ヶ月目の付与日数=11日から控除する為、有給の繰越残は9日となる。そこに30ヶ月目(2年6ヶ月)の付与日数=12日を加算して、21日が有給残となります。

平成30年4月1日～平成31年2月15日現在

小野小町さんは、平成30年4月1日から平成31年2月15日の間で、以下のように、7日の有給休暇を消化しました。よって、平成31年2月15日時点での有給残は、21日-7日=14日となります。

注意:
期首残高=21日の内、9日は前期からの繰り越しの為、平成31年4月1日の時点で2年の消滅時効となる為、9日-7日=2日が4月1日までに未消化の場合は、消えてしまいます。

有給休暇管理表の変更

パートから正社員へ

沢田麻衣子さんは、平成27年4月1日、週4日のパートタイマーとして入社されましたが、平成29年10月1日より正社員となりましたので、週5日の労働日数となりました。よって、平成30年4月1日より週5日勤務に変更となります。

①週労働日数の変更(4日から5日)

有給発生日が平成30年04月01日(42ヶ月目)となっている行の①週労働日数を直接に、4から5と変更します。(関数が設定されていますが、上書きして消します。)

②ヘッダーの週労働日数の変更

現在は、週5日勤務の為、間違わないように、ヘッダー部の週労働日数を変更しておきます。

・先頭行の週労働日数の変更

ヘッダーの週労働日数の変更を行なうと、明細の週労働日数が関数により自動で変更されますので関数を消すために、まず先頭行の週労働日数を4と手入力します。

・ヘッダーの週労働日数の変更

関数が消えましたので、ヘッダーの週労働日数を最新に書き換えます。

正社員からパートへ

看護師の石田亜由美さんは、平成27年12月1日に正社員として入社されましたが、平成29年1月から産休・育休を取得、その後職場に復帰されましたが、小さなお子さんの面倒を見る為、平成30年9月1日より正社員から週3日勤務のパートタイマーへ変更することととなりました。

①週労働日数の変更(5日から3日)

有給発生日が平成31年04月01日(42ヶ月目)となっている行の①週労働日数を直接、5から3と変更します。(関数が設定されていますが、上書きして消します。)

②ヘッダーの週労働日数の変更

現在は、週3日勤務の為、間違わないように、ヘッダー部の週労働日数を変更しておきます。

・先頭行の週労働日数の変更

ヘッダーの週労働日数の変更を行なうと、明細の週労働日数が関数により自動で変更されますので関数を消すために、まず先頭行の週労働日数を5と手入力します。

・ヘッダーの週労働日数の変更

関数が消えましたので、ヘッダーの週労働日数を最新に書き換えます。

有給休暇管理表の関数設定

勤続月数

入社日(E3)から今日(TODAY())までの月数(“M”)を求めます。

<勤続月数(G3)のセルの書式設定>

勤続年数

勤続月数(G3)を12で除して、勤続年数(H3)を求めます。

<勤続年数(H3)のセルの書式設定>

勤続月数(G3)から勤続年数(H3)✕12を控除して、月数(I3)を求めます。

<勤続年数(I3)のセルの書式設定>

有給発生日

セルの書式設定

有給発生日のセルの書式設定は、以下の通りです。

有給発生日(A列)

①先頭行(A6)

入社日(E3)から6ヶ月後を求めます。

②2行目(A7)以降

前行の有給発生日(A列)から12ヶ月後を求めます。

有給発生日(B列)

①先頭行(B6)

初期値として6ヶ月目を表示します。

②2行目(B7)以降

前行の有給発生日(B列)から12ヶ月後を求めます。

週労働日数

ヘッダーで入力した週労働日数(J5)を表示します。

付与日数

週労働日数(C6)をキーとして、「付与日数」シートのA列からH列までを検索して、一致した行の2列目の数値を求めます。

注意:
1週間の労働日数=6が設定されているのは、デイサービスの送迎として朝や夕方の2時間、週6日の雇用をしている為です。

前期繰越

先頭行(E6)

初期値として0を表示します。

2行目(E7)以降

前行の消滅後残高(J列)を表示します。

期首残高

この例では、付与日数(D6)+前期繰越(E6)を期首残高(F6)として表示します。

消化日数

初期表示の為に、0を表示していますが、この欄は入力欄です。次の有給発生日までに消化した有給休暇の取得日数の合計数を入力します。
注意:
実際の運用では、「有給休暇申請書」により毎月、「消化日数」欄に加算して、有給休暇管理表を更新します。

期末残高

この例では、期首残高(F6)+消化日数(G6)を期首残高(H6)として表示します。

時効消滅

先頭行(I6)

初期値として0を表示します。

2行目(I7)

18ヶ月目までの消化日数(G6+G7)が、6ヶ月目の付与日数(D6)よりも大きければ、0そうでなければ(≦)、付与日数(D6)-消化日数(G6+G7)を表示します。つまり、6ヶ月目の付与日数が未消化の場合は、その未消化分は、次の30ヶ月目には時効となり消滅するという事です。

3行目(I8)以降

①1年前の付与日数(D7)<前期繰越(E8)の場合

1年前の付与日数(D7)<消化日数(G8)の時 →0

1年前に付与日数(D7)≧消化日数(G8)の時→1年前の付与日数(D7)-消化日数(G8)

②1年前の付与日数(D7)≧前期繰越(E8)の場合

前期繰越(E8)<消化日数(G8)の時 →0

前期繰越(E8)≧消化日数(G8)の時→前期繰越(E8)-消化日数(G8)

消滅後残高

この例では、期末残高(H6)+時効消滅(I6)を消滅後残高(J6)として表示します。

これまでの問い合わせ内容

2019.02.21日にブログを公開して以来、大変多くの方に有給休暇管理表のexcelサンプルをダウンロード頂き、大変うれしく思っております。私の説明の至らない箇所もあり、いくつか質問を頂いておりますので紹介させて頂きます。
2021.05.02以降、すみません、excelサンプルは、「有給休暇管理表」として有償での提供とさせて頂きます。(ダウンロード販売とさせて頂きます。)

有給休暇管理表の見方

質問

2013年7月10日に入社した社員:与謝野晶子さんに関して、
・平成26年01月10日(6ヶ月目）10→平成28年01月9日　消滅
・平成27年01月10日(18ヶ月目)11→平成29年01月9日　消滅
・平成28年01月10日(30ヶ月目)12→平成30年01月9日　消滅
・平成29年01月10日(42ヶ月目)14→平成31年01月9日　消滅
・平成30年01月10日(54ヶ月目)16
・平成31年01月10日(66ヶ月目)18
有給使用日数　0

ア.上記より　現時点　令和1年8月19日に残っている有給残日数は34日でよろしいでしょうか
イ.⑧の消滅残高で有給残日数を見ているのですが④の日数で確認するのでしょうか。

回答

ア.その通りです
イ.⑧ではありません。期首であれば④、期末であれば⑥です

説明

6行目:
H25.07.10入社された与謝野さんは、6ヶ月後のH26.01.10に、10日が付与されます。

7行目:
それから1年後(入社からは1.5年後)のH27.01.10に、11日が付与されます。この時点(H27.01.10～H28.01.09)での、有給残(⑥の期末残高)は21日となります。(H27.01.10～H28.01.09の間での消化日数=0の為)

注意:
この21日は、10日+11日=21日ですが、H28.01.10となれば2年前の10日分は時効消滅として、「H28.01.10までに10日分を消化しなければ消えますよ。」という事を⑦の消滅時効に記載しています。従って、⑧の消滅後残高で有給残日数ではありません。有給残は⑥の期末残高です。7行目では、④期首残高は、H27.01.10で、⑥期末残高は、H28.01.09となり、その間の有給消化日数が⑤となります。

8行目:
それから1年後(入社からは2.5年後)のH28.01.10に、12日が付与されます。この時点(H28.01.10～H29.01.09)での、有給残(⑥の期末残高)は23日となります。(H28.01.10～H29.01.09の間での消化日数=0の為)

注意:
この23日は、11日+12日=23日ですが、H29.01.10となれば2年前の11日分は時効消滅として、「H29.01.10までに11日分を消化しなければ消えますよ。」という事を⑦の消滅時効に記載しています。従って、⑧の消滅後残高で有給残日数ではありません。有給残は⑥の期末残高です。8行目では、④期首残高は、H28.01.10で、⑥期末残高は、H29.01.09となり、その間の有給消化日数が⑤となります。

消化日数欄の関数

質問

赤字のところがなぜか数式が入っておらず、自動計算になりません。

回答

①有給発生日
有給発生日を4月1日に統一させるため、あえて、自動計算でなく、直接日付を手入力しています。以下の通り、ブログ内でも記載しています。

注意:
サンプルとしてあえて直接日付を入力しています。「シートの追加」で追加したシートでは、自動計算しております。

尚、4月1日に統一するやり方は、以下のブログを参照下さい。

付与日を4月1日に統一して、間違えのない有給休暇の管理をする方法

年次有給休暇の付与については、法律で規定よりも「遅いタイミング」や「少ない日数」での付与はできませんが、付与日を統一することは可能です。初回のみ原則通り、「入社6ヶ月後」として、2回目以降は、直近の「4月1日」に付与、以降、毎年「4月1日」に付与していきます。

gungii.com

2024.07.23

②消化日数
G列の消化日数欄は、有給休暇の消化日数を手入力する欄であり、数式を設定して自動計算する欄ではありません。つまり、消化日数の12日や7日を、デフォルトで設定していた数式の上から入力した為に、数式が消えただけです。

注意:
デフォルト(初期表示)の時点では、消化日数欄がスペースだと残高計算でエラーとなる事を防ぐ為に0を表示するように数式を設定しています。
消化日数欄は、その行の有給発生日を期首として、次の行の有給発生日までの1年間に消化した有給休暇の日数を手入力する欄です。よって、この欄には数値を入力しなければなりません。が、初期状態でも数値=0と表示させる為に、関数を設定していますので、その関数の上から数値を入力して数式が消えるのは当然のことで、そのような仕様としています。

説明

7行目:
入社からは18ヶ月目(1.5年後)のH29.04.01に、11日が付与されます。④期首残高(H29.04.01)は、21日(11日+10日)ですが、H29.04.01～H30.03.31の間で有給休暇を12日消化していますので、⑥期末残高(H30.03.31)は9日(21日-12日)
となります。時効消滅はない為、9日が次の年へ繰り越されます。

8行目:
入社からは30ヶ月目(2.5年後)のH30.04.01に、12日が付与されます。④期首残高(H30.04.01)は、21日(12日+9日)ですが、H30.04.01～H31.03.31の間で有給休暇を7日消化していますので、⑥期末残高(H31.03.31)は14日(21日-7日)となります。この14日は、H31.04.01となれば2年前の2日分(繰越の9日-消化の7日)は⑦時効消滅となり、消化しなければ消えてしまいます。

有給休暇管理表のダウンロード販売

有給休暇管理表のExcelシートをBASEのGUNGII-BASEよりダウンロード販売することとなりました。有給休暇管理表V3.0を収録しています。
画像をクリックすると、商品説明が表示されますので、商品をカートに入れて、ご購入下さい。

有給休暇管理表V3.0を開発しました。以下を参照下さい。

有給消化日を入力するだけ!改良版「有給休暇管理表V3.0」の使い方

有給休暇管理表V3.0では、V2.0を改良して、時季と消化日数とを連動させ、有給消化日を入力すれば、自動的に消化日数を計算して有休残を更新します。これで有給休暇の管理は、毎月提出される「有給休暇申請書」等の有給消化日を入力するだけとなります。

gungii.com

2024.06.08

有給休暇管理表V3.0のテンプレートは、こちら

有給休暇とは

有給休暇の定義

（年次有給休暇）
第39条 使用者は、その雇入れの日から起算して6ヶ月間継続勤務し全労働日の8割以上出勤した労働者に対して、継続し、又は分割した10労働日の有給休暇を与えなければならない。
02 使用者は、1年6ヶ月以上継続勤務した労働者に対しては、雇入れの日から起算して6ヶ月を超えて継続勤務する日（以下「6ヶ月経過日」という。）から起算した継続勤務年数1年ごとに、前項の日数に、次の表の上欄に掲げる6ヶ月経過日から起算した継続勤務年数の区分に応じ同表の下欄に掲げる労働日を加算した有給休暇を与えなければならない。ただし、継続勤務した期間を6ヶ月経過日から1年ごとに区分した各期間（最後に1年未満の期間を生じたときは、当該期間）の初日の前日の属する期間において出勤した日数が全労働日の8割未満である者に対しては、当該初日以後の1年間においては有給休暇を与えることを要しない。

有給休暇の取得条件

有給休暇は、一定の条件(労働基準法第39条)を満たせば、付与されます。

雇われた日から6ヶ月継続経過していること。

その期間の中の全労働日の8割以上出勤したこと。

注意：「8割以上出勤」の判断で、年次有給休暇を取得した日、業務上の傷病により療養のため休業した期間、育児・介護休業をした期間、産前・産後休業をした期間、使用者の責によって休業した日は、出勤として扱われます。(第39条8項)

有給休暇の取得方法

有給休暇の取得は、使用者に「時季変更権」を行使するか否かの判断ができる十分な時間がとれるように、事前に「有休届」を提出しなければなりません。使用者が理由もなく「有休を認めない」と、権利の乱用となります。
但し、時季変更権は、「業務に支障をきたすことが客観的に明らかな場合でないと、権利の乱用となります。
注意：
有給休暇は、公休日に取得はできません。
有給休暇とは、「もともと所定労働義務のあった日について、その労働を免除し、且つ賃金も支給する。」という制度です。つまり、もともと労働義務のない「公休日」、「その労働者の出勤日でない日」に有休休暇を消化することはできないのです。

病気、弔事の突発的な有休取得

突発的な休みの場合は、使用者の時季変更権を無視する一方的な休みとなりますので、労基法上は、有休を与えなくともよいのですが、社会通念上あるいは道徳的にも、病気や弔事の場合には有休を付与する措置をとることが必要です。

有給休暇取得の理由

使用者は、取得理由によって、年次有給休暇の取得を拒否することはできません。
但し、使用者の時季変更権を抑えるために理由を述べさせるのは適法」との判例もありますので差支えのない範囲で理由を書くのはマナーです。

有休休暇の買い取り

有給休暇の本来の趣旨から、休暇日数を金銭で買い取ることは違反となります。
但し、法定日数を超えて付与している有給の日数部分について買い取ることは違反ではありません。尚、退職等の理由で有給休暇が消滅するような場合、残日数に応じて調整的に金銭の給付をすることは違反ではありません。
注意：
有給の未消化分を含めて退職日を設定すれば、会社は認めざるを得ませんが、有給が残っていることを承知の上で退職日について合意したにもかかわらず、「消化できなかった有休を買い取ってほしい」というのは受け入れる必要はありません。

有給休暇の付与日数

上記2つの取得条件を満たしていれば、労働者には年10日の有給休暇が付与されます。
その後、1年ごとに日数が付与され、6年6ヶ月以上の勤続年数になった時点で、日数は年20日となり、その後は毎年20日間の有給休暇が付与されます。

有給休暇の比例付与

有給休暇の付与は、正社員、パート、アルバイトという職種には関係なく、週の労働時間によって、有給休暇の日数は変わります。

半日有給制度

有休を1日単位ではなく、半日単位で付与する制度で、労基法上の義務でも、努力規定でもありませんが、認める企業が多くなってきました。
但し、これはあくまでも会社の好意により実施されているだけの為、取り入れにはもめごとのない様な運用が必要です。
例えば、就業時間が9:00～18:00(休憩12:00-13:00)の会社で、午後有休を取得するには、14:00にならないと帰宅できません。合理的に「午前有休が9:00-12:00」「午後有休が13:00-18:00」とすると、午後有休の方が有利となります。

勤務形態変更による有給付与のタイミング

有給休暇の付与は、勤続年数と所定労働日数によって付与する日数が異なりますが、所定労働日数が変更となった場合や、パートタイマーから正社員に異動した場合、有給休暇の付与日数は、どのように付与されるのでしょうか？
パートタイマーから正社員の異動を例に説明します。

パートタイマーのＡさん(2015.10.01入社)は、週4日の勤務から、2017.10.01から正社員となりました。これに伴い、週4日の勤務の場合の有給付与日数(1年6ヶ月)は、8日ですが、正社員の有給付与日数(1年6ヶ月)は、11日となりますので、3日多く付与する必要があります。
では、どの時点で付与するのでしょうか？

2015.10.01：入社

有給付与=0日、有給残=0日
入社から6ヶ月間継続勤務して、全所定労働日(週4日)の8割以上の出勤が必要の為、2016.04.01までは、有給休暇の付与はありません。

2016.04.01：6ヶ月経過

有給付与=7日、有給残=7日
入社から6ヶ月経過しましたので、週4日の場合、7日の有給休暇が付与されます。

2016.11.10：有給消化

有給消化=1日、有給残=6日
2016.11.10に、Ａさんは有給で1日休みました。

2017.04.01：1年6ヶ月経過

有給付与=8日、有給残=14日
入社から1年6ヶ月経過しましたので、週4日の場合、8日の有給休暇が付与されます。

2017.10.01：正社員

有給付与=なし、有給残=14日
正社員となった日に、正社員の有給休暇を付与するわけではありません。付与する日(2年6ヶ月目)の契約内容で付与すれば良いのです。

2018.04.01：2年6ヶ月経過

有給付与=12日、有給残=26日
2年6ヶ月経過した2018.04.01に、2年6ヶ月の正社員の付与日数である12日を付与する事になります。
［説明］
職種変更で雇用契約が変更となり、所定労働日数が変更になったという理由だけで、今すぐ有給日数を変更する必要はありません。
契約変更した日以降に来る有給の付与日の時に、新しい職種での有給を付与すればＯＫです。
上記の例では、入社日が2015.10.01で週4日勤務の労働者の場合、6ヶ月後の2016.04.01で7日の有給が付与され、1年6ヶ月後の2017.04.01で8日の有給が付与されます。2017.10.01に契約変更で正社員(有給は11日)になったとします。
では、2017.10.01時点で差額の3日を付与しなければならないか？と言えば、NOです。(現状のままで良い。)
つまり、契約変更した日以降に来る次の有給の付与日である2015.10.01の2年6ヶ月後の2018.04.01に、正社員としての有給を付与(2年6ヶ月の有給=12日)すれば良いのです。

有給休暇年5日の取得義務付けに伴い、有給休暇管理表(excel)を作成した。

働き方改革法案によって労働基準法が改正され、2019年4月より「年10日以上の有給休暇が付与される従業員については、最低5日以上の有給休暇を取得」が義務付けられました。そこで「有給休暇管理表(Excel)」を作成、その運用方法と、Excelで使用した関数も公開します。

gungii.com

2024.06.08

有給休暇の一斉付与

入社日に関わらず、4月1日に一斉付与とします。

付与ルール

年次有給休暇の付与については、法律で規定よりも「遅いタイミング」や「少ない日数」での付与はできませんが、中途採用が増加し、入社日の各人により異なるケースが増え従業員ごとに細かな管理を毎年行うとなると、煩雑でミスが発生します。
そこで、初回のみ原則通り、「入社6ヶ月後」として、2回目以降は、直近の「4月1日」に付与して、以降、毎年同じように「4月1日」に付与していきます。

具体的な例

Aさん・・・平成２７年7月1日入社
Bさん・・・平成２７年12月1日入社

入社後、最初(10日分)の付与日

入社時に付与することもできますが、すぐに退職されてしまうと困るので、原則通り、「入社日から6ヶ月後」に付与するものとします。(初回のみ「4月1日付与」の例外として、入社6ヶ月後とします。)
Aさん・・・平成28年1月1日に、10日を付与
Bさん・・・平成28年6月1日に、10日を付与

2回目(11日分)の付与

4月1日に付与するのが原則となりますので、初回付与後、直近の「4月1日」に2回目の付与をします。
Aさん・・・平成28年4月1日に、11日を付与
Bさん・・・平成29年4月1日に、11日を付与

3回目(12日分)の付与

Aさん・・・平成29年4月1日に、12日を付与
Bさん・・・平成30年4月1日に、12日を付与

付与ルールの注意点

有給の付与は、試用期間がある場合も入社時より6ヶ月後の付与とする。
゛試用期間3ヶ月゛として採用した場合は、例えば3月入社で試用期間=3ヶ月とすれば、試用期間が満了するのは、6月なので、そこから6ヶ月の12ヶ月で、初回の有休の付与とすることができるが、3月入社の後、初回の付与は12月と長期間、付与されない事となる為、試用期間の有無にかかわらず、入社後6ヶ月経過で付与するものとする。
注意：試用期間の間で退職したとしても、6ヶ月未満なので有休は付与されない為。

有給休暇の消滅時効

有給休暇の有効期限は発生日より2年間と定められています。

例えば、2015年10月1日に入社したAさんは、6ヶ月後の2016年4月1日に10日の有給休暇が、付与されます。そして、1年後の2017年4月1日には、11日が付与されます。つまり2017年4月1日には10日+11日=21日分の有給休暇が残っています。さらに有給休暇の消化をせずに1年経過して2018年4月1日になると、12日が付与されます。が、有給休暇の有効期限が2年の為、最初の10日間が消滅してしまいますので11日+12日＝23日が、有給休暇の残となります。

有給休暇の消化の順番

有給休暇の消化の順番については、労働基準法では決まりはありません。

つまり有給休暇が全部無くならず、且つ付与分・繰越分が残っている場合には、使用者は、有給休暇を与える時に、付与分から消化していくか繰越分から消化していくかを指定する事ができ、どちらから消化するかを定めていない場合は会社が指定する事ができます。但し、その場合は、就業規則等で明示しなければなりません。使用者が指定をしないときは、労働者は繰越分から消化することを指定できます。使用者も労働者も指定しないときは、使用者にとって有利な、本年度分からの消化となります。
例：
2017年4月1日から2018年3月31日までの間(有給休暇が21日残っている)で、5日間の有給休暇を取得した場合、繰越の有給日数は何日となるのでしょうか？

繰越分から消化

諸葛孔明さん、正社員、週5日勤務

2017年6月に5日の有給を消化した場合は、繰越分(0.5年目の有給付与分)10日から5日間が控除された上で、その残り5日分は時効により消滅します。よって付与分(1.5年目の有給付与分)11日は、そのまま繰り越されますので、2.5年目の有給付与分12日を加算して、当月有給残は23日となります。

付与分から消化

諸葛孔明さん、正社員、週5日勤務

2017年6月に5日の有給を消化した場合は、先に付与分(1.5年目の有給付与分)11日から控除される為、まず繰越分(0.5年目の有給付与分)の10日が時効により消滅します。それから付与分(1.5年目の有給付与分)11日から5日間が控除され、残り6日と2.5年目の有給付与分12日を加算して、当月有給残は、18日となります。

有給休暇付与の事例

事例1

与謝野晶子さん、パートタイマー、週4日勤務

[有給付与履歴]
H27.07.01:入社
H27.11.01:0.5年目の有給付与(7日)
6ヶ月未経過だが、会社異動にて早めに付与
H28.04.01:1.5年目の有給付与(8日)
毎年の更新を4月に統一する為、1.5年経過せずとも付与。よって15日が有休残となる。
H28.12 :1日有給消化
H29.02 :2日有給消化
H29.04.01:2.5年目の有給付与(9日)
繰越分(0.5年目の)7日より有給消化(3日)を控除して、残り4日は時効により消滅する為、1.5年目の8日と、2.5年目の9日を加算した17日が有休残となる。
H29.04 :1日有給消化
H29.06 :1日有給消化
H29.09 :1日有給消化
H29.10 :1日有給消化
H29.11 :3日有給消化
H29.12 :1日有給消化
H30.01 :1日有給消化
H30.02 :1日有給消化
H30.03 :2日有給消化
H30.04.01:3.5年目の有給付与(10日)
繰越分(1.5年目の)8日より有給休暇(8日)を控除して、さらに2.5年目の9日より消化分の残り4日を控除して、残りの5日と、3.5年目の10日を加算した15日が有休残となる。

事例2

樋口一葉さん、パートタイマー、週2日勤務

[有給付与履歴]
H27.11.01:入社
H28.05.01:0.5年目の有給付与(3日)
6ヶ月経過して3日の有給を付与。
H28.12 :2日有給消化
H29.04.01:1.5年目の有給付与(4日)
毎年の更新を4月に統一する為、1.5年経過せずとも付与。よって5日が有休残となる。
H30.04.01:2.5年目の有給付与(4日)
繰越分(0.5年目の)3日より有給消化(2日)を控除して、残り1日は時効により消滅する為、1.5年目の4日と、2.5年目の4日を加算した8日が有休残となる。

事例3

清少納言さん、正社員、週5日勤務

[有給付与履歴]
H27.09.01:入社
H28.03.01:0.5年目の有休付与(10日)
6ヶ月経過したので、10日を付与
H28.04.01:1.5年目の有給付与(11日)
毎年の更新を4月に統一する為、1.5年経過せずとも付与。よって21日が有休残となる。
H29.04.01:2.5年目の有給付与(12日)
0.5年目の10日は時効により消滅する為、1.5年目の11日と、2.5年目の12日を加算した23日が有休残となる。
H29.07 :1日有給消化
H30.04.01:3.5年目の有給付与(14日)
繰越分(1.5年目の)11日より有給消化(1日)を控除して、残り10日は時効により消滅。よって2.5年目の12日と、3.5年目の14日を加算した26日が有休残となる。

有給休暇管理の実際

多くの場合、人事システムが導入され、給与発行と同時に有給休暇の管理もされていると思いますので、支給月もそのシステム(人事マスタ）に設定することとなります。そこで、当社に導入されている人事システムを例として、具体的な管理方法を説明します。

ケース1

入社時

安藤なつさんが、平成28年4月1日に入社されたので、人事マスタ中の有休情報を設定した。
最初の10日間の付与は、6ヶ月後の為、10月1日となり10月度より付与される。実際の有給休暇日数は、10月度の給与、つまり11月度支給分より給与に印字される為、人事マスタの更新月は、11月とします。

• 更新月は、6ヶ月後の翌月(つまり、支給月を設定）
• 前回付与日数は、10日の付与ならば、加算日数と前回付与日数を加算して10日となる様にする。つまり、初回は、前回付与日数=9、加算日数=1とする。

給与支給日

10月度給与(11月15日支給)にて、有給休暇が10日付与されている。

初回有休付与後

毎年4月1日に有休付与する為、更新月は5月とする。

※更新月を5月とするタイミングは、10月度給与を11月15日に支給して、12月度給与を支給する前におこなう。

ケース2

入社時

花岡実太さんが、平成27年11月4日に入社されたので、人事マスタ中の有休情報を設定した。
花岡さんは週2日の為、6ヶ月後の5月分給与(6月支給)で3日の付与となります。実際の有給休暇日数は、5月度の給与、つまり6月度支給分より給与に印字される為、人事マスタの更新月は、6月とします。

• 更新月は、6ヶ月後の翌月(つまり、支給月を設定）
• 前回付与日数は、3日の付与ならば、加算日数と前回付与日数を加算して3日となる様にする。つまり、初回は、前回付与日数=2、加算日数=1とする。

給与支給日

5月度給与(6月15日支給)にて、有給休暇が3日付与されている。

初回有休付与後

毎年4月1日に有休付与する為、更新月は5月とする。

※更新月を5月とするタイミングは、5月度給与を6月15日に支給して、6月度給与を支給する前におこなう。