有給休暇年5日の取得義務付けに伴い、有給休暇管理表(excel)を作成した。

働き方改革法案によって労働基準法が改正されました。2019年4月より施行され、これにより年10日以上の有給休暇が付与される従業員については、最低5日以上の有給休暇を取得することが義務付けられました。そこで求められる「有給休暇管理表(Excel)」を作成し運用しましたので、公開します。その運用方法と、Excelで使用した関数も公開していますので、参考になればと思います。
尚、「シートの追加」及び「シート名の自動入力」の箇所はVBAマクロで作成しておりますが、ここの説明は省略しています。

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年5日の年次有給休暇の取得義務

義務化の対象

入社6ヶ月以上経過している正社員若しくはフルタイムのパートタイマー

入社3年半以上経過している週4日のパートタイマー

入社5年半以上経過している週3日のパートタイマー

年次有給休暇管理簿

使用者は、労働者ごとに、時季、日数及び基準日を明らかにした年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存しなければなりません。

有給休暇管理管理表の運用

有給休暇管理表の見方

注意:
小野小町さんは、H30.12.07に1日の有給休暇を取得していますので、前月までが6日でしたので、消化日数を1日加算して、7日に更新しました。

有給休暇管理表の更新

毎月、給与発行を行った後、回収した有給休暇申請書をインプットとして、有給休暇管理表の「消化日数」欄を更新します。
例:
小野小町さんは、H30.12.07に1日の有給休暇を取得していますので、前月までが6日でしたので、消化日数を1日加算して、7日に更新しました。

有給休暇管理表の保管

毎月、給与発行の為に回収する「有給休暇申請書」と、当該「有給休暇申請書」によって更新された「有給休暇管理表」を一緒に、個人毎(インデックスを付けて)にファイルします。

「年5日の年次有給休暇の取得」の遵守

平成31年4月1日~平成32年3月31日の1年間に、5日以上の有給取得が必要な為、期中の平成31年9月30日の時点で、同有給休暇管理表を各事業所の管理者へ提示して、次の半年の間で、メンバーへ有給取得を促し、年5日以上の取得をシフト調整してもらう。

有給休暇管理表の実際

我が社では、給与システムを使用して有給休暇の管理をおこなっていますが、給与システムでは対応できていない処理(経過年数による付与日数の変更管理)については、有給休暇管理表(Excel)を併用して管理しています。
小野小町さんの入社を例に、「有給休暇管理表」の使い方を説明します。

有給休暇管理表の作成

小野小町さんが、平成28年5月1日に入社されました。社員番号は正社員として15029です。

「シートの追加」ボタンのクリック

「シートの追加」ボタンをクリックするとと、「付与日数」シートの直前に、新しいシートが追加されます(「new_sheet(2)」)

社員番号と氏名を入力

社員番号と氏名を入力すると、自動的にシート名が変更されます。

入社日の入力

入社日を入力すると、週労働日数を除き、各項目を自動で表示します。

週労働日数の入力

週労働日数を入力すると、有給の付与日数がわかりますので、明細を自動表示します。

有給発生日の変更

毎年の有給付与を4月に統一する為、18ヶ月目を早めて、平成29年4月1日とします。
※18ヶ月目の有給発生日には、関数が設定されていますが、関数を消して直接、日付を入力します。

以上で、有給休暇の管理ができるようになりました。
よって、この後は、有給休暇管理表に記載された有給発生日に、「付与日数」に記載された有給休暇を付与します。

年次有給休暇とは、一定期間勤続した労働者に対して、心身の疲労を回復しゆとりある生活を保障するために付与される休暇のことで、「有給」(取得して...

有給休暇管理表の更新

平成28年11月1日(6ヶ月経過)

平成28年5月1日に入社して、6ヶ月が経過、11月1日となりましたので、6ヶ月の有給休暇の10日が付与されます。

注意:
平成28年11月1日(6ヶ月目)から平成29年4月1日(18ヶ月目)までの間で、消化された有給休暇は、「有給休暇申請書」により毎月、「消化日数」欄に加算して、有給休暇管理表を更新します。

平成29年4月1日(18ヶ月経過)

本来、入社後1年半は平成29年11月1日ですが、更新月を4月1日に統一する為、4月1日を1年半(18ヶ月)経過したものとして扱います。よって、18ヶ月目の付与日数である11日を付与します。

注意:
平成29年4月1日(18ヶ月目)から平成30年4月1日(30ヶ月目)までの間で、消化された有給休暇は、「有給休暇申請書」により毎月、「消化日数」欄に加算して、有給休暇管理表を更新します。

例:
小野小町さんは、平成29年4月1日から平成30年4月1日の間で、以下のように、12日の有給休暇を消化しました。(ここでは、消化日数の合計を表示。)

平成30年4月1日(30ヶ月経過)

6ヶ月目の付与日数=10日から、10日分の消化分を控除して、残り2日の消化分は、18ヶ月目の付与日数=11日から控除する為、有給の繰越残は9日となる。そこに30ヶ月目(2年6ヶ月)の付与日数=12日を加算して、21日が有給残となります。

平成30年4月1日~平成31年2月15日現在

小野小町さんは、平成30年4月1日から平成31年2月15日の間で、以下のように、7日の有給休暇を消化しました。よって、平成31年2月15日時点での有給残は、21日-7日=14日となります。

注意:
期首残高=21日の内、9日は前期からの繰り越しの為、平成31年4月1日の時点で2年の消滅時効となる為、9日-7日=2日が4月1日までに未消化の場合は、消えてしまいます。

有給休暇管理表の変更

パートから正社員へ

沢田麻衣子さんは、平成27年4月1日、週4日のパートタイマーとして入社されましたが、平成29年10月1日より正社員となりましたので、週5日の労働日数となりました。よって、平成30年4月1日より週5日勤務に変更となります。

①週労働日数の変更(4日から5日)

有給発生日が平成30年04月01日(42ヶ月目)となっている行の①週労働日数を直接に、4から5と変更します。(関数が設定されていますが、上書きして消します。)

②ヘッダーの週労働日数の変更

現在は、週5日勤務の為、間違わないように、ヘッダー部の週労働日数を変更しておきます。

・先頭行の週労働日数の変更

ヘッダーの週労働日数の変更を行なうと、明細の週労働日数が関数により自動で変更されますので関数を消すために、まず先頭行の週労働日数を4と手入力します。

・ヘッダーの週労働日数の変更

関数が消えましたので、ヘッダーの週労働日数を最新に書き換えます。

正社員からパートへ

看護師の石田亜由美さんは、平成27年12月1日に正社員として入社されましたが、平成29年1月から産休・育休を取得、その後職場に復帰されましたが、小さなお子さんの面倒を見る為、平成30年9月1日より正社員から週3日勤務のパートタイマーへ変更することととなりました。

①週労働日数の変更(5日から3日)

有給発生日が平成31年04月01日(42ヶ月目)となっている行の①週労働日数を直接、5から3と変更します。(関数が設定されていますが、上書きして消します。)

②ヘッダーの週労働日数の変更

現在は、週3日勤務の為、間違わないように、ヘッダー部の週労働日数を変更しておきます。

・先頭行の週労働日数の変更

ヘッダーの週労働日数の変更を行なうと、明細の週労働日数が関数により自動で変更されますので関数を消すために、まず先頭行の週労働日数を5と手入力します。

・ヘッダーの週労働日数の変更

関数が消えましたので、ヘッダーの週労働日数を最新に書き換えます。

有給休暇管理表の関数設定

勤続月数

入社日(E3)から今日(TODAY())までの月数(“M”)を求めます。

<勤続月数(G3)のセルの書式設定>

勤続年数

勤続月数(G3)を12で除して、勤続年数(H3)を求めます。

<勤続年数(H3)のセルの書式設定>

勤続月数(G3)から勤続年数(H3)✕12を控除して、月数(I3)を求めます。

<勤続年数(I3)のセルの書式設定>

有給発生日

セルの書式設定

有給発生日のセルの書式設定は、以下の通りです。

有給発生日(A列)

①先頭行(A6)

入社日(E3)から6ヶ月後を求めます。

②2行目(A7)以降

前行の有給発生日(A列)から12ヶ月後を求めます。

有給発生日(B列)

①先頭行(B6)

初期値として6ヶ月目を表示します。

②2行目(B7)以降

前行の有給発生日(B列)から12ヶ月後を求めます。

週労働日数

ヘッダーで入力した週労働日数(J5)を表示します。

付与日数

週労働日数(C6)をキーとして、「付与日数」シートのA列からH列までを検索して、一致した行の2列目の数値を求めます。

注意:
1週間の労働日数=6が設定されているのは、デイサービスの送迎として朝や夕方の2時間、週6日の雇用をしている為です。

前期繰越

先頭行(E6)

初期値として0を表示します。

2行目(E7)以降

前行の消滅後残高(J列)を表示します。

期首残高

この例では、付与日数(D6)+前期繰越(E6)を期首残高(F6)として表示します。

消化日数

初期表示の為に、0を表示していますが、この欄は入力欄です。次の有給発生日までに消化した有給休暇の取得日数の合計数を入力します。
注意:
実際の運用では、「有給休暇申請書」により毎月、「消化日数」欄に加算して、有給休暇管理表を更新します。

期末残高

この例では、期首残高(F6)+消化日数(G6)を期首残高(H6)として表示します。

時効消滅

先頭行(I6)

初期値として0を表示します。

2行目(I7)

18ヶ月目までの消化日数(G6+G7)が、6ヶ月目の付与日数(D6)よりも大きければ、0そうでなければ(≦)、付与日数(D6)-消化日数(G6+G7)を表示します。つまり、6ヶ月目の付与日数が未消化の場合は、その未消化分は、次の30ヶ月目には時効となり消滅するという事です。

3行目(I8)以降

①1年前の付与日数(D7)<前期繰越(E8)の場合

1年前の付与日数(D7)<消化日数(G8)の時 →0

1年前に付与日数(D7)≧消化日数(G8)の時→1年前の付与日数(D7)-消化日数(G8)

②1年前の付与日数(D7)≧前期繰越(E8)の場合

前期繰越(E8)<消化日数(G8)の時 →0

前期繰越(E8)≧消化日数(G8)の時→前期繰越(E8)-消化日数(G8)

消滅後残高

この例では、期末残高(H6)+時効消滅(I6)を消滅後残高(J6)として表示します。

有給休暇管理表SAMPLEのダウンロード

有給休暇管理表のexcelサンプルをダウンロードできるようにしましたので、ご自由に活用下さい。

但し、必要とご連絡頂いた方にのみ公開しておりますので、パスワードを必要としています。「excelサンプル要」と「問い合わせ」よりご依頼下さい。パスワードをメールします。よろしくお願い致します。

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コメント

  1. せせ より:

    excelサンプル要

    有給取得が義務化になることでエクセルを探しておりました。
    よろしくお願いいたします。

    • gungii より:

      ブログをご覧頂き、ありがとうございます。
      メールにて、パスワードを送付させて頂きました。お役に立てれば幸いです。

  2. kjm より:

    excelサンプル要

    よろしくお願いいたします。

  3. 粕谷 ゆり より:

    excelサンプル要

  4. jam より:

    excelサンプル要

    宜しくお願いいたします。

  5. キムラマサヒコ より:

    excelサンプル要

  6. なまず より:

    excelサンプル要

    有給取得義務化により管理表を探しておりました。
    よろしくお願いいたします。

  7. Try より:

    ぜひサンプルをお願いいたします。

  8. めだか より:

    サンプルよろしくお願いします。

  9. みんみん より:

    excelサンプル要

    ブログを拝見しています。
    管理表 よろしくお願い致します。

  10. 森田 より:

    excelサンプル要
    管理表を作成する必要があり、サンプルをご提供いただけると幸いです。
    宜しくお願いいたします。

  11. 田中 より:

    excelサンプル要

    宜しくお願い致します。

  12. 向 信浩 より:

    エクセルサンプル要

    「働き方改革関連法案」対応の為、有給休暇取得管理台帳を整備する必要があり、
    サンプルの提供をお願いします。

  13. 東部 クロタ より:

    有給休暇管理表を探しておりましたので、使わせていただきたいと思います。
    よろしくお願いします。

  14. 3m より:

    exselサンプル要

    よろしくお願いいたします。

  15. 髙橋 玲子 より:

    excelサンプル要
    宜しくお願い致します

  16. Saka より:

    Excelサンプル要
    宜しくお願い致します。

  17. おおにた より:

    excelサンプル要

    よろしくお願いいたします。

  18. 熊谷 より:

    Excelサンプル要
    参考にさせてください。
    よろしくお願いいたします。

  19. ann より:

    excelサンプル要
    よろしくお願いします

  20. おおがみどり より:

    従業員10名程度の会社の事務をしております。
    通常業務と決算等、バタバタしているうちに、あっという間に有給休暇取得義務化が開始されました。ようやく着手するにあたり、参考になるサイトを検索中、gungii様のサイトを見つけることが出来ました。労務に疎いため、参考になる記事が沢山あり、有難いです。EXCELサンプルのダウンロードをお願いしたく、よろしくお願いいたします。

  21. 島崎 より:

    excelサンプル要
    是非ご参考にさせて頂きたく宜しくお願い致します。

  22. nozaki より:

    excelサンプル要
    お世話になります。
    お手数おかけ致しますが宜しくお願い申し上げます。

  23. 矢野 より:

    excelサンプル要
    有給休暇取得義務化になり管理表を探しておりました。
    是非使わさせて下さい。宜しくお願いします。

  24. nishi より:

    有給休暇管理表の作成を検討していたので、使用させていただきたいです。
    宜しくお願い致します。

  25. 安田 輝 より:

    excelサンプル要
    是非ご参考にさせて頂きたく宜しくお願い致します。

  26. YANA より:

    参考にさせて頂きます。

  27. より:

    ぜひサンプルお願いいたします。

  28. 楊 双 より:

    ぜひ使用させていただきたいです。
    よろしくお願いいたします。

  29. NT より:

    excelサンプル要
    お手数をお掛けしますが、宜しくお願い致します。

  30. MSR より:

    有給管理のフォーマットを探しておりました。
    是非活用したいと考えておりますのでよろしくお願いいたします。

  31. K より:

    excelサンプル要
    有休管理につき、活用させてください。
    よろしくお願い致します。

  32. 東 宗徳 より:

    excelサンプル要 よろしくお願いいたします。

    • m より:

      excelサンプル要
      使用させてください。よろしくお願いします。
      ひとつ質問があるのですが、半日有給には対応しておりますか?

  33. shin より:

    excelサンプル要

  34. hiro より:

    excelサンプル要

  35. syo より:

    excel サンプル要
    よろしくお願いします。

  36. 村瀬 より:

    いろんなサイトで探していますがみつかりません。
    是非お願いいたします。

  37. mo より:

    有給休暇のサンプル(excel)使いたいです。
    よろしくお願いいたします。

  38. mou より:

    excelサンプル要

  39. 99 より:

    excelサンプル要

  40. god より:

    excelサンプル要
    よろしくお願いします

  41. mako より:

    excelサンプル要
    宜しくお願いします。

  42. mkurata より:

    excelサンプル要
    お手数をお掛け致しますが、
    何卒宜しくお願い致します。

  43. 益田四郎 より:

    excelサンプル要

    どんなものか見てみたいです。
    よろしくお願い致します!

  44. エヌ より:

    excelサンプル要
    よろしくお願いします

  45. 松村理恵子 より:

    excelサンプル要

    有給休暇の管理表を作成していますが、行き詰ってしまいました。
    よろしくお願いいたします。

  46. ebbkda より:

    参考にさせてください、よろしくお願いいたします

  47. エヌ より:

    先日、有給休暇の管理表をダウンロードさせて頂きまして今拝見させて頂いていたのですが、とてもわかりやすくて使いやすそうで、感動しておりました。
    それで、一点お伺いなのですが、2年経つと有給残が時効消滅すると思うのですが、有給を使用する際に新たに発生した分から使用していくような設定にはどうやったらできるのでしょうか。
    現在の設定は、やはり一般的な古い分から使用していく設定になっていますよね?
    (数式を見ても理解できませんでした。すみません。)

    • gungii より:

      すみません。お力になれません。この有給休暇管理表は、繰り越し分から消化する仕様となっています。「新規付与分から消化する」とする場合は、全く逆の仕様となりますので、この管理表の関数を修正して対応することは、できません。この管理表は使わずに別途、作成された方が簡単で、且つ管理もしやすいと思います。

  48. 浦上 和子 より:

    exselサンプル要
    管理表のわかりやすいものを探していました。よろしくお願いします。

  49. monchinn より:

    excelサンプル要
    有給休暇の管理が必要になり、貴殿のサイトに辿り着きました。
    丁寧な説明且つ使いやすそうなので、是非サンプルを拝見させて下さい。
    お手数をお掛け致しますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

  50. 西 より:

    エクセルサンプル要
    宜しくお願いします。

  51. 富田幸人 より:

    excelサンプル要
    300人の管理のため探していたらたどりつきました。
    是非とも宜しくお願い致します。

  52. 太田けいご より:

    エクセルサンプル要
    従業員の管理のためかなり探しておりました。
    なにとぞよろしくお願い致します。

  53. 山田 より:

    excelサンプル要
    お世話になります。
    お手数おかけ致しますが宜しくお願い申し上げます。

  54. 前田 恵子 より:

    エクセルサンプル要
    この度はお世話になります。
    どうぞよろしくお願いいたします。

  55. より:

    サンプル要

  56. 平町 登美子 より:

    エクセルサンプル要
    お手数かけますが、どうか
    よろしくお願いします。

  57. 仙名壽嗣 より:

    エクセルのサンプルを参考にして、独自の社の物を作ってみたいと思います。宜しくお願い致します。

  58. 田所 より:

    excelサンプル要

  59. スズキ より:

    ぜひ使わせてください。passwordお願いします。

  60. ヤマ より:

    excelサンプル要
    宜しくお願いします。

  61. タケマサ より:

    excelサンプル要

    有給取得が義務化になることでエクセルを探しておりました。
    よろしくお願いいたします

  62. 一井歩 より:

    excelサンプル要
    参考にさせて頂きたいです。
    宜しくお願い致します。

  63. カワ より:

    エクセルサンプル要
    よろしくお願いします。

  64. Meg より:

    excelサンプル要
    よろしくお願いします。

  65. タテ より:

    エクセル サンプル要
    お願い致します。

    • yuzu より:

      excelサンプル要
      自分でエクセル作成しようとしてましたが、どうしても詰まってしまい、参考にさせていただきたいので、よろしくお願いします。

  66. ko より:

    自身で作成しようとしましたが、無理でした…。
    エクセル サンプル要

  67. ハチ より:

    excelサンプル要
    よろしくお願いします。