間違えのない有給休暇の管理方法と運用

年次有給休暇とは、一定期間勤続した労働者に対して、心身の疲労を回復しゆとりある生活を保障するために付与される休暇のことで、「有給」(取得しても賃金が減額されない)で休むことができる休暇のことです。

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有給休暇とは

有給休暇の定義

(年次有給休暇)
第39条 使用者は、その雇入れの日から起算して6ヶ月間継続勤務し全労働日の8割以上出勤した労働者に対して、継続し、又は分割した10労働日の有給休暇を与えなければならない。
02 使用者は、1年6ヶ月以上継続勤務した労働者に対しては、雇入れの日から起算して6ヶ月を超えて継続勤務する日(以下「6ヶ月経過日」という。)から起算した継続勤務年数1年ごとに、前項の日数に、次の表の上欄に掲げる6ヶ月経過日から起算した継続勤務年数の区分に応じ同表の下欄に掲げる労働日を加算した有給休暇を与えなければならない。ただし、継続勤務した期間を6ヶ月経過日から1年ごとに区分した各期間(最後に1年未満の期間を生じたときは、当該期間)の初日の前日の属する期間において出勤した日数が全労働日の8割未満である者に対しては、当該初日以後の1年間においては有給休暇を与えることを要しない。

有給休暇の取得条件

有給休暇は、一定の条件(労働基準法第39条)を満たせば、付与されます。

雇われた日から6ヶ月継続経過していること。

その期間の中の全労働日の8割以上出勤したこと。

注意:「8割以上出勤」の判断で、年次有給休暇を取得した日、業務上の傷病により療養のため休業した期間、育児・介護休業をした期間、産前・産後休業をした期間、使用者の責によって休業した日は、出勤として扱われます。(第39条8項)

取得方法

有給休暇の取得は、使用者に「時季変更権」を行使するか否かの判断ができる十分な時間がとれるように、事前に「有休届」を提出しなければなりません。使用者が理由もなく「有休を認めない」と、権利の乱用となります。
但し、時季変更権は、「業務に支障をきたすことが客観的に明らかな場合でないと、権利の乱用となります。
注意:
有給休暇は、公休日に取得はできません。
有給休暇とは、「もともと所定労働義務のあった日について、その労働を免除し、且つ賃金も支給する。」という制度です。つまり、もともと労働義務のない「公休日」、「その労働者の出勤日でない日」に有休休暇を消化することはできないのです。

病気、弔事の突発的な有休取得

突発的な休みの場合は、使用者の時季変更権を無視する一方的な休みとなりますので、労基法上は、有休を与えなくともよいのですが、社会通念上あるいは道徳的にも、病気や弔事の場合には有休を付与する措置をとることが必要です。

有給休暇取得の理由

使用者は、取得理由によって、年次有給休暇の取得を拒否することはできません。
但し、使用者の時季変更権を抑えるために理由を述べさせるのは適法」との判例もありますので差支えのない範囲で理由を書くのはマナーです。

有休休暇の買い取り

有給休暇の本来の趣旨から、休暇日数を金銭で買い取ることは違反となります。
但し、法定日数を超えて付与している有給の日数部分について買い取ることは違反ではありません。尚、退職等の理由で有給休暇が消滅するような場合、残日数に応じて調整的に金銭の給付をすることは違反ではありません。
注意:
有給の未消化分を含めて退職日を設定すれば、会社は認めざるを得ませんが、有給が残っていることを承知の上で退職日について合意したにもかかわらず、「消化できなかった有休を買い取ってほしい」というのは受け入れる必要はありません。

有給休暇の日数

上記2つの取得条件を満たしていれば、労働者には年10日の有給休暇が付与されます。
その後、1年ごとに日数が付与され、6年6ヶ月以上の勤続年数になった時点で、日数は年20日となり、その後は毎年20日間の有給休暇が付与されます。
勤続年数による付与日数
勤続年数による付与日数

有給休暇の比例付与

有給休暇の付与は、正社員、パート、アルバイトという職種には関係なく、週の労働時間によって、有給休暇の日数は変わります。
vacation2
vacation2

半日有給制度

有休を1日単位ではなく、半日単位で付与する制度で、労基法上の義務でも、努力規定でもありませんが、認める企業が多くなってきました。
但し、これはあくまでも会社の好意により実施されているだけの為、取り入れにはもめごとのない様な運用が必要です。
例えば、就業時間が9:00~18:00(休憩12:00-13:00)の会社で、午後有休を取得するには、14:00にならないと帰宅できません。合理的に「午前有休が9:00-12:00」「午後有休が13:00-18:00」とすると、午後有休の方が有利となります。

勤務形態変更による有給日数の付与

有給休暇の付与は、勤続年数と所定労働日数によって付与する日数が異なりますが、所定労働日数が変更となった場合や、パートタイマーから正社員に異動した場合、有給休暇の付与日数は、どのように付与されるのでしょうか?
パートタイマーから正社員の異動を例に説明します。

パートタイマーのAさん(2015.10.01入社)は、週4日の勤務から、2017.10.01から正社員となりました。これに伴い、週4日の勤務の場合の有給付与日数(1年6ヶ月)は、8日ですが、正社員の有給付与日数(1年6ヶ月)は、11日となりますので、3日多く付与する必要があります。
では、どの時点で付与するのでしょうか?

2015.10.01:入社

有給付与=0日、有給残=0日
入社から6ヶ月間継続勤務して、全所定労働日(週4日)の8割以上の出勤が必要の為、2016.04.01までは、有給休暇の付与はありません。

2016.04.01:6ヶ月経過

有給付与=7日、有給残=7日
入社から6ヶ月経過しましたので、週4日の場合、7日の有給休暇が付与されます。

2016.11.10:有給消化

有給消化=1日、有給残=6日
2016.11.10に、Aさんは有給で1日休みました。

2017.04.01:1年6ヶ月経過

有給付与=8日、有給残=14日
入社から1年6ヶ月経過しましたので、週4日の場合、8日の有給休暇が付与されます。

2017.10.01:正社員

有給付与=なし、有給残=14日
正社員となった日に、正社員の有給休暇を付与するわけではありません。付与する日(2年6ヶ月目)の契約内容で付与すれば良いのです。

2018.04.01:2年6ヶ月経過

有給付与=12日、有給残=26日
2年6ヶ月経過した2018.04.01に、2年6ヶ月の正社員の付与日数である12日を付与する事になります。
[説明]
職種変更で雇用契約が変更となり、所定労働日数が変更になったという理由だけで、今すぐ有給日数を変更する必要はありません。
契約変更した日以降に来る有給の付与日の時に、新しい職種での有給を付与すればOKです。
上記の例では、入社日が2015.10.01で週4日勤務の労働者の場合、6ヶ月後の2016.04.01で7日の有給が付与され、1年6ヶ月後の2017.04.01で8日の有給が付与されます。2017.10.01に契約変更で正社員(有給は11日)になったとします。
では、2017.10.01時点で差額の3日を付与しなければならないか?と言えば、NOです。(現状のままで良い。)
つまり、契約変更した日以降に来る次の有給の付与日である2015.10.01の2年6ヶ月後の2018.04.01に、正社員としての有給を付与(2年6ヶ月の有給=12日)すれば良いのです。

有給休暇の管理

入社日に関わらず、4月1日に一斉付与とします。

付与ルール

年次有給休暇の付与については、法律で規定よりも「遅いタイミング」や「少ない日数」での付与はできませんが、中途採用が増加し、入社日の各人により異なるケースが増え従業員ごとに細かな管理を毎年行うとなると、煩雑でミスが発生します。
そこで、初回のみ原則通り、「入社6ヶ月後」として、2回目以降は、直近の「4月1日」に付与して、以降、毎年同じように「4月1日」に付与していきます。

具体的な例

Aさん・・・平成27年7月1日入社
Bさん・・・平成27年12月1日入社

入社後、最初(10日分)の付与日

入社時に付与することもできますが、すぐに退職されてしまうと困るので、原則通り、「入社日から6ヶ月後」に付与するものとします。(初回のみ「4月1日付与」の例外として、入社6ヶ月後とします。)
Aさん・・・平成28年1月1日に、10日を付与
Bさん・・・平成28年6月1日に、10日を付与

2回目(11日分)の付与

4月1日に付与するのが原則となりますので、初回付与後、直近の「4月1日」に2回目の付与をします。
Aさん・・・平成28年4月1日に、11日を付与
Bさん・・・平成29年4月1日に、11日を付与

3回目(12日分)の付与

Aさん・・・平成29年4月1日に、12日を付与
Bさん・・・平成30年4月1日に、12日を付与

付与ルールの注意点

有給の付与は、試用期間がある場合も入社時より6ヶ月後の付与とする。
゛試用期間3ヶ月゛として採用した場合は、例えば3月入社で試用期間=3ヶ月とすれば、試用期間が満了するのは、6月なので、そこから6ヶ月の12ヶ月で、初回の有休の付与とすることができるが、3月入社の後、初回の付与は12月と長期間、付与されない事となる為、試用期間の有無にかかわらず、入社後6ヶ月経過で付与するものとする。
注意:試用期間の間で退職したとしても、6ヶ月未満なので有休は付与されない為。

有給休暇の消滅時効

有給休暇の有効期限は発生日より2年間と定められています。
例えば、2015年10月1日に入社したAさんは、6ヶ月後の2016年4月1日に10日の有給休暇が、付与されます。そして、1年後の2017年4月1日には、11日が付与されます。つまり2017年4月1日には10日+11日=21日分の有給休暇が残っています。さらに有給休暇の消化をせずに1年経過して2018年4月1日になると、12日が付与されます。が、有給休暇の有効期限が2年の為、最初の10日間が消滅してしまいますので11日+12日=23日が、有給休暇の残となります。

有給休暇の消化の順番

有給休暇の消化の順番については、労働基準法では決まりはありません。

つまり有給休暇が全部無くならず、且つ付与分・繰越分が残っている場合には、使用者は、有給休暇を与える時に、付与分から消化していくか繰越分から消化していくかを指定する事ができ、どちらから消化するかを定めていない場合は会社が指定する事ができます。但し、その場合は、就業規則等で明示しなければなりません。使用者が指定をしないときは、労働者は繰越分から消化することを指定できます。使用者も労働者も指定しないときは、使用者にとって有利な、本年度分からの消化となります。
例:
2017年4月1日から2018年3月31日までの間(有給休暇が21日残っている)で、5日間の有給休暇を取得した場合、繰越の有給日数は何日となるのでしょうか?

繰越分から消化

諸葛孔明さん、正社員、週5日勤務

2017年6月に5日の有給を消化した場合は、繰越分(0.5年目の有給付与分)10日から5日間が控除された上で、その残り5日分は時効により消滅します。よって付与分(1.5年目の有給付与分)11日は、そのまま繰り越されますので、2.5年目の有給付与分12日を加算して、当月有給残は23日となります。

付与分から消化

諸葛孔明さん、正社員、週5日勤務

2017年6月に5日の有給を消化した場合は、先に付与分(1.5年目の有給付与分)11日から控除される為、まず繰越分(0.5年目の有給付与分)の10日が時効により消滅します。それから付与分(1.5年目の有給付与分)11日から5日間が控除され、残り6日と2.5年目の有給付与分12日を加算して、当月有給残は、18日となります。

有給休暇付与の事例

事例1

与謝野晶子さん、パートタイマー、週4日勤務

[有給付与履歴]
H27.07.01:入社
H27.11.01:0.5年目の有給付与(7日)
6ヶ月未経過だが、会社異動にて早めに付与
H28.04.01:1.5年目の有給付与(8日)
毎年の更新を4月に統一する為、1.5年経過せずとも付与。よって15日が有休残となる。
H28.12 :1日有給消化
H29.02 :2日有給消化
H29.04.01:2.5年目の有給付与(9日)
繰越分(0.5年目の)7日より有給消化(3日)を控除して、残り4日は時効により消滅する為、1.5年目の8日と、2.5年目の9日を加算した17日が有休残となる。
H29.04 :1日有給消化
H29.06 :1日有給消化
H29.09 :1日有給消化
H29.10 :1日有給消化
H29.11 :3日有給消化
H29.12 :1日有給消化
H30.01 :1日有給消化
H30.02 :1日有給消化
H30.03 :2日有給消化
H30.04.01:3.5年目の有給付与(10日)
繰越分(1.5年目の)8日より有給休暇(8日)を控除して、さらに2.5年目の9日より消化分の残り4日を控除して、残りの5日と、3.5年目の10日を加算した15日が有休残となる。

事例2

樋口一葉さん、パートタイマー、週2日勤務

[有給付与履歴]
H27.11.01:入社
H28.05.01:0.5年目の有給付与(3日)
6ヶ月経過して3日の有給を付与。
H28.12 :2日有給消化
H29.04.01:1.5年目の有給付与(4日)
毎年の更新を4月に統一する為、1.5年経過せずとも付与。よって5日が有休残となる。
H30.04.01:2.5年目の有給付与(4日)
繰越分(0.5年目の)3日より有給消化(2日)を控除して、残り1日は時効により消滅する為、1.5年目の4日と、2.5年目の4日を加算した8日が有休残となる。

事例3

清少納言さん、正社員、週5日勤務

[有給付与履歴]
H27.09.01:入社
H28.03.01:0.5年目の有休付与(10日)
6ヶ月経過したので、10日を付与
H28.04.01:1.5年目の有給付与(11日)
毎年の更新を4月に統一する為、1.5年経過せずとも付与。よって21日が有休残となる。
H29.04.01:2.5年目の有給付与(12日)
0.5年目の10日は時効により消滅する為、1.5年目の11日と、2.5年目の12日を加算した23日が有休残となる。
H29.07 :1日有給消化
H30.04.01:3.5年目の有給付与(14日)
繰越分(1.5年目の)11日より有給消化(1日)を控除して、残り10日は時効により消滅。よって2.5年目の12日と、3.5年目の14日を加算した26日が有休残となる。

有給休暇管理の実際

多くの場合、人事システムが導入され、給与発行と同時に有給休暇の管理もされていると思いますので、支給月もそのシステム(人事マスタ)に設定することとなります。そこで、当社に導入されている人事システムを例として、具体的な管理方法を説明します。

ケース1

入社時

安藤なつさんが、平成28年4月1日に入社されたので、人事マスタ中の有休情報を設定した。
最初の10日間の付与は、6ヶ月後の為、10月1日となり10月度より付与される。実際の有給休暇日数は、10月度の給与、つまり11月度支給分より給与に印字される為、人事マスタの更新月は、11月とします。

  • 更新月は、6ヶ月後の翌月(つまり、支給月を設定)
  • 前回付与日数は、10日の付与ならば、加算日数と前回付与日数を加算して10日となる様にする。つまり、初回は、前回付与日数=9、加算日数=1とする。
vacation3
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給与支給日

10月度給与(11月15日支給)にて、有給休暇が10日付与されている。
vacation4
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初回有休付与後

毎年4月1日に有休付与する為、更新月は5月とする。
vacation5
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※更新月を5月とするタイミングは、10月度給与を11月15日に支給して、12月度給与を支給する前におこなう。

ケース2

入社時

花岡実太さんが、平成27年11月4日に入社されたので、人事マスタ中の有休情報を設定した。
花岡さんは週2日の為、6ヶ月後の5月分給与(6月支給)で3日の付与となります。実際の有給休暇日数は、5月度の給与、つまり6月度支給分より給与に印字される為、人事マスタの更新月は、6月とします。

  • 更新月は、6ヶ月後の翌月(つまり、支給月を設定)
  • 前回付与日数は、3日の付与ならば、加算日数と前回付与日数を加算して3日となる様にする。つまり、初回は、前回付与日数=2、加算日数=1とする。
vacation6
vacation6

給与支給日

5月度給与(6月15日支給)にて、有給休暇が3日付与されている。
vacation7
vacation7

初回有休付与後

毎年4月1日に有休付与する為、更新月は5月とする。
vacation8
vacation8

※更新月を5月とするタイミングは、5月度給与を6月15日に支給して、6月度給与を支給する前におこなう。
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