評価項目は適切ですか?
フィードバック面談は行っていますか?
人事評価制度とは、従業員の能力や貢献度などについて評価し、その評価内容に応じた処遇をを行なうための制度のことです。多くの企業では、半年に1回、1年に1回など、定期的に評価を行います。また、評価基準については企業ごとに独自のものを定めるのが一般的です。人事評価制度は「評価制度」「等級制度」「報酬制度」という3つの要因から成り立ちます。
動画解説は、こちら→ 「人事評価シートの使い方」
評価制度は、従業員の行動や業績を評価するための制度です。企業の評価方針を定めた上で従業員の行動指標を策定し、評価対象期間における従業員の働きを指標に基づいて評価します。ここでの評価が従業員の等級や報酬を左右します。
等級制度は、社内の序列である等級を定義づけると共に、各等級に与えられる権限や役割を決定する制度です。
報酬制度は、従業員一人ひとりの報酬、給与や賞与の金額を決定するための制度です。評価や等級を基にすることで、従業員の能力や役割に見合った報酬を決めることが可能になります。
人事評価は従業員一人ひとりの昇給や昇格を適切に決めるための明確な根拠となるものです。
具体的な判断基準の設定により、従業員は進むべき方向性が明確となり、「成果を見てもらえている」という従業員のモチベーション向上に繋げることができます。
定期的な人事評価を通して、人材のスキルの管理ができます。個々のスキルや特性を把握する機会になるため、適切な採用や配置に活用することができ、企業における大切な人的資源を無理、無駄なく活用できます。
従業員に対して評価基準を明確化することで、会社の方向性を認識し、個々のレベルで求められていることがはっきりと理解できます。特に、理念に即した行動指針を評価項目の中に入れることで望ましい行動を意識して、日々の業務にも当たってもらうことができます。
経営学者であるピーター・ドラッカーが1950年代に提唱した有名なマネジメント手法で、MBOとはManagement By Objectivesの略称であり、直訳で「目標(Object)による管理(Management)」です。
簡単に言えば「チーム、或いは個人ごとに目標を設定してその達成度合いを元に評価する方法」です。従って、期首に発表される「経営方針」を各部署の目標、所属の社員の目標へと落として行くこととなりますので、従業員と企業間で目標が共有され、「自分の努力が企業に利益に直結している」という構造が生まれ、モチベーションUPに繋がります。が、実際に目標設定までには社員や人事担当の負荷が大きく、また少しでも経営状況や方針が変わればその都度修正を余儀なくされますので、取り組むためには、評価制度の仕組みを作ることが必要でしょう。
直属の上司だけでなく、複数の従業員で一人を評価する方式で、例えばAさんの評価は、上司であるBさん、同僚であるCさん、Dさん、そして部下であるEさんの4人で評価するという方式です。個人間の関係性に左右されず、公正な評価が実現しやすい方法といえますが、評価内容が漏れると、場合によっては、従業員同士が険悪な雰囲気となり、又評価する側は、何人もの従業員を相手にするので、かなりの時間と労力を割かれます。個人的には、行なうならば、プラス評価のみでマイナス評価はしてはならない等の取り決めが必要と思われます。
コンピテンシー評価とは、業務遂行能力が高い従業員の行動特性を把握し、それを基準として評価を行う方法のことです。「コンピテンシー」には「高い成果を上げるための行動特性」という意味があり、社内で高い業績を上げている従業員の行動特性を基にモデルを構築し、そのモデルから設定した評価項目と各従業員の行動を照らし合わせて評価を行います。簡単に言えば、会社の中で或いは、その職種の中で最も仕事のできる社員を決めて、その社員がどうして仕事ができるのか?具体的な行動を洗い出します。例えば毎日30分前には出社して、今日の仕事の段取りを決めているとか、机の上が整理整頓されているとか、とにかく数字に強い等の具体的な行動基準を評価項目としてまとめるのです。そのため、実際に高い業績を上げている従業員をモデルとする為、他の従業員は評価基準に納得しやすいのです。
但し、行動や特性を評価基準とするためモデルのコンピテンシー(能力・行動)をしっかりと分析・整理して正しい手順で評価を行わないと、期待した効果が得られない可能性もあります。優秀なモデルを部署ごとに考え、明確な評価基準を決めて運用しなければなりません。
留意:社内でモデルを決めて、評価基準を作ることは、現実的ではありませんので、標準となるコンピテンシーで運用し、カスタマイズするのが良いでしょう。
人事評価シートとは?
人事評価シートとは、人事評価を実施するにあたって、スキルや課題などの重要項目を整理した上で、適切に管理するためのシートです。社員がどのような能力をどの程度保有しているのかを把握することは、組織運営において極めて重要です。社員の能力や課題を正確に把握することで、処遇や人材教育に繋げます。
ただし、適切な人事評価シートを作成することは簡単ではありません。人事評価の目的や期待する効果、また、職種や役職によってもその評価項目は変わってきます。
この評価シートは、開発してから今期まで3年間、実際に運用して昇給・昇格の際の評価シートとして使用しております実績のあるシートです。最終目的は、結果を教育訓練に繋げ、社員の成長・育成を目指しておりますので、このシートを元に必ず、評価面談を実施されることをお勧めします。
全体構成
評価シートは「基本情報シート」、「入力シート」、「コミュニケーションシート」「評価結果シート」で構成されます。
注意:コミュニケーションシートは、管理職用にはありますが、一般職用では「評価結果シート」のみとなります。
基本情報シート
評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、全ての対象者が同一のシートです。
入力シート
入力シートは「基本コンピテンシー」と「職務コンピテンシー」で構成され、「基本コンピテンシー」は等級に関わりなく同一ですが、「職務コンピテンシー」は、一般職用と管理職用とでは、一部コンピテンシーの考課項目が異なります。
コミュニケーションシートと評価結果シート
管理職用には、コミュニケーションシートがありますが、一般職用にはありません。
評価基準
評価基準は、単純に「a:このような行動がよくみられる」,「b:このような行動がたまに見られる」,「c:このような行動は殆ど見られない」の3段階評価として、1つの評価項目に対して3つの質問を投げかけ、その分布で評価する仕組みとしました。
この評価の仕組みは、岸和田市の「人材育成型の人事考課制度」の中の能力効果シートの計算方法を参考としています。
たとえば、「3:完全にできた」と評価された方が何を根拠として「3:完全にできた」と評価しているのか？又、「0:全くできなかった」のは何が理由なのか？を評価者は面談時に確認した上で評価しなければなりませんが、シフト制でコミュニケーションがとりづらい業界の場合、その機会が多くなく、本人評価がそのまま最終評価となる傾向があります。そこで、本人効果の考課理由や根拠を記述して頂くようにしました。
本人効果の考課理由や根拠は、評価者が「なるほどa考課だね。」と納得できれば良いので、記述がなければ「a考課とは認められない。」という訳ではなく、記述しずらい内容であれば、評価者に口頭で、意欲やその自信をPRして評価者が認めればOKという扱いです。但し、最も納得できるものは、具体的な行動であり、目に見える記録・数値であり、形のある成果物です。このような誰もが認めることのできる成果を残しましょう。
人事評価シートv4.0のExcelシートをココナラより販売しています。利用マニュアル、人事評価実施手順も収録しておりますので、よろしくご検討下さい。
[ 収録内容 ]
1.ReadMe_評価シートV4.0.txt
2.人事評価シート(Excelシート)
・人事評価シートV4.0_一般職(記入例)
・人事評価シートV4.0_一般職(原本)
・人事評価シートV4.0_管理職(記入例)
・人事評価シートV4.0_管理職(原本)
3.人事評価シートの使い方
・考課方法を選べる人事評価シートV4.0の使い方.pdf・・・・・・・・15頁
・人事評価実施の手順20240304.pdf・・・・・・・・・・・・・・・ 18頁
・人事評価及びフィードバック面談の仕方20240304.pdf・・・・・・・ 6頁
・考課項目、最終評価の配点方法V4.0.pdf・・・・・・・・・・・・・ 4頁
・シートの保護と解除の方法V4.0.pdf・・・・・・・・・・・・・・・ 3頁
・人事評価シートV4.0の関数設定マニュアル.pdf・・・・・・・・・・ 30頁
・Excelフォームコントロールのオプションボタンの挿入方法.pdf・・ 24頁
・人事評価シート(ペーパーバック)のご紹介.pdf・・・・・・・・・・ 3頁