自分自身の有休残がどれくらいあるのか?消滅する有休が残っているなら使いたい、新たな有休はいつ付与されるのか等、気になります。2019年4月から年10日以上の年次有給休暇を付与される従業員については、最低5日以上の有給休暇を取得することが義務づけられました。法律で決められていますので、罰則もあります。キチンと取得する為にも、しっかりと管理しましょう。毎月、消化した有給休暇の日数を入力するだけで、自動計算して確実な有休管理を行うことができます。
解説動画は、こちら →「有給休暇管理表の使い方V3.0」
有給休暇制度とは?
使用者は、労働者ごとに、時季、日数及び基準日を明らかにした年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存しなければなりません。
有給休暇の付与
労働基準法39条では年次有給休暇の付与は業種や業態、正社員、パートタイム・アルバイトといった労働者区分に関係なく、要件を満たせば年次有給休暇の付与が義務づけられています。
通常の労働者
通常の労働者（正社員）には、雇い入れの日から起算して勤続勤務年数ごとに、勤続勤務年数に応じた年次有給休暇日数を付与しなければいけません。
全労働日の8割以上の出勤という条件を満たすと、雇用した日から6ヶ月後に10日付与されます。その後の1年間で同様に8割以上の出勤という条件を満たすと、継続勤務1年6ヶ月で11日の付与となります。翌年の継続勤務2年6ヶ月では12日、それ以降は毎年2日ずつ増えていき、6年6ヶ月以降の条件を満たした年は、年次有給休暇の付与は一律20日 となります。
パートタイマー
パートタイム・アルバイトの労働者には、週所定労働日数4日以下かつ週所定労働時間30時間未満の場合、以下の年次有給休暇日数が付与されます。付与日数は、週所定労働日数と勤続年数を基準に変わります。
パートタイムやアルバイト等、所定労働日数が少ない労働者も出勤率等の条件を満たすと、年次有給休暇が比例的に付与されます。たとえば、所定労働日数が週3日の場合、継続して6ヶ月勤務すると5日、1年6ヶ月の勤務で6日であり、6年6ヶ月での11日が限度として付与されます。
有給休暇の消滅時効
有給休暇の有効期限は発生日より2年間と定められています。
例えば、2015年10月1日に入社したAさんは、6ヶ月後の2016年4月1日に10日の有給休暇が、付与されます。そして、1年後の2017年4月1日には、11日が付与されます。つまり2017年4月1日には10日+11日=21日分の有給休暇が残っています。さらに有給休暇の消化をせずに1年経過して2018年4月1日になると、12日が付与されます。が、有給休暇の有効期限が2年の為、最初の10日間が消滅してしまいますので11日+12日＝23日が、有給休暇の残となります。
有給休暇の消化の順番
有給休暇の消化の順番については、労働基準法では決まりはありません。
つまり有給休暇が全部無くならず、且つ付与分・繰越分が残っている場合には、使用者は、有給休暇を与える時に、付与分から消化していくか繰越分から消化していくかを指定する事ができ、どちらから消化するかを定めていない場合は会社が指定する事ができます。但し、その場合は、就業規則等で明示しなければなりません。使用者が指定をしないときは、労働者は繰越分から消化することを指定できます。使用者も労働者も指定しないときは、使用者にとって有利な、本年度分からの消化となります。
例：
2017年4月1日から2018年3月31日までの間(有給休暇が21日残っている)で、5日間の有給休暇を取得した場合、繰越の有給日数は何日となるのでしょうか？
諸葛孔明さん、正社員、週5日勤務
2017年6月に5日の有給を消化した場合は、繰越分(0.5年目の有給付与分)10日から5日間が控除された上で、その残り5日分は時効により消滅します。よって付与分(1.5年目の有給付与分)11日は、そのまま繰り越されますので、2.5年目の有給付与分12日を加算して、当月有給残は23日となります。
諸葛孔明さん、正社員、週5日勤務
2017年6月に5日の有給を消化した場合は、先に付与分(1.5年目の有給付与分)11日から控除される為、まず繰越分(0.5年目の有給付与分)の10日が時効により消滅します。それから付与分(1.5年目の有給付与分)11日から5日間が控除され、残り6日と2.5年目の有給付与分12日を加算して、当月有給残は、18日となります。
有給休暇管理表は、労働者保護の観点から「繰越分から消化」を採用しています。
全て、管理できます。
有給休暇管理表
2022.02.13より有給休暇管理表V3.0に改定しました。V3.0では、時季(有給を消化した日)を入力すれば、自動的に消化日数を更新します。V2.0では時季と消化日数とは連動できていませんでしたが、V3.0より連動させることで、消化日数は自動更新となり、時季のみの入力となります。
時季を入力した上で、その回数をカウントして、さらに消化日数欄を書き換えねばなりませんでした。
時季を入力すると、自動的に消化日数欄へ反映されます。
注意:時季の入力は、全休と半休とでは入力する欄が異なりますので、ご注意下さい。
ここでは、令和3年1月度給与(令和3年2月15日支給)計算時の本阿弥光悦さんを例として、有給休暇管理表の更新の仕方を説明します。
本阿弥光悦さんのケース
シート(有給休暇管理表)の選択
本阿弥光悦さんのシートを選択して表示します。現在(令和3年2月15日)、有給休暇の残は、7.5日となっています。期首(令和2年4月1日)時点で19.5日あった有給休暇は、令和2年12月31日までに12日間を消化して、残り7.5日となっています。
注意:基準日が4月1日の為、期首は令和2年4月1日で、期末は令和3年3月31日となります。
有給休暇申請書の確認
本阿弥光悦さんは、令和3年1月度(令和3年1月1日から令和3年1月31日)は、3日間の有給休暇を取得しています。つまり、1月度の1ヶ月間の消化日数が3日ということです。
シート(有給休暇管理表)の更新
本阿弥光悦さんのシートの時季欄に消化した日付(1月1日、1月11日、1月31日)を「全休」欄に入力すると、全休の11日が14日となり、消化日数は15日となりました。よって期首残の19.5日-15=4.5日の有休残となります。
給与明細書の有給残と突合せ
更新した「有給休暇管理表」の期末残高が、給与明細書の「当月有給残」と一致するかを確認します。
有給休暇管理表の保管
印刷した更新済みの「有給休暇管理表」は、「有給休暇申請書」と共に個人毎に保管します。
有給休暇管理表テンプレートのダウンロード販売
有給休暇管理表は、毎月、有給を消化した日付を入力するだけで、自動計算して確実な有休管理を行います。2019年4月からの有給休暇の取得義務づけに伴い開発したもので、2019年より運用開始(社員50名)してV1.0→V2.0→V3.0に改良したexcelの管理表となります。無料で配布していたV1.0は、V2.0となるまで累計500本ダウンロードの実績がありますので、安心してご利用頂けます。
<有給休暇管理表の仕様>
- 時季、日数及び 基準日を労働者ごとに明らかにしたシートとなります。
- 有給休暇の消化順については、労働者に有利な「繰越分からの消化」を採用しています。
(付与分からの消化には対応しておりません。) - 週労働日数を入力することで、有給残高、時効消滅日数などを自動計算します。
- 半休の有給休暇に対応しています。
- 「シートの追加」ボタン(VBA)で簡単に新規入社の社員を追加できます。
- 有給消化日は、「カレンダー」から対象日をクリックするだけで入力できます。
- デフォルトで入社後21年6ヶ月まで、計算できます。
<収録内容>
(1).Excel
有給休暇管理表V3.0_20220808.xlsm
有給休暇管理表(V3.0)は、V2.0ではできなかった「時季」(有給休暇を消化した日)と消化日数とを連動させて、消化日付を入力するたびに自動で消化日数を更新するように改良したものです。
(2).説明書
1.有給消化日を入力するだけ!改良版「有給休暇管理表V3.0」の使い方.pdf(27ページ)
2.有給休暇管理表の「カレンダーから日付入力」の使い方.pdf(9ページ)
3.有給休暇の有効期限は2年間です.pdf(7ページ)
4.勤務形態変更による有給日数の付与.pdf(3ページ)
5.シートの保護と解除の方法(4ページ)
6.有給休暇管理表V3.0の関数設定(11ページ)
有給休暇管理表V3.0で使用しています関数を具体的に設定内容を解説しています
<テンプレート>
テンプレートは、こちら