考課方法を選べる!人事評価シートV3.0の使い方

自作の人事評価シートを改良しました。実際の評価で使用した際に発生した課題や頂いたご要望を取り入れて改善した人事評価シートV3.0となります。開発したV1.0から、V2.0、そしてV3.0と改善・改良してまいりましたので、大変使いやすいものとなっていますので、ご活用頂けますと幸いです。今回の改良点は2点、「二次考課の有無の選択」機能の改善と「確定考課計算方法の選択」機能の追加です。

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人事評価シートの改定内容

テンプレートは、こちら →「人事評価シートV3.0」

「二次考課の有無の選択」機能の改善

人事評価シートV2.0では、入力シート(コンピテンシー)の上部の項目で設定していた「2次考課」の選択欄を入力シート_基本情報のシートに移し、「二次評価」としてリストボックスで「有」、「無」を選択できるようにしました。デフォルトは「無」としています。

人事評価シートの改善点(二次評価の有無)

「確定考課計算方法の選択」機能の追加

人事評価シートV3.0では、入力シート(コンピテンシー)の各考課項目の考課点の算出方法を、「入力シート_基本情報」の「確定考課計算方法」で、「平均」と「最終」のいづれかを選べるようにしました。デフォルトは、「最終」としています。尚、この機能は、V3.0では取り入れたもので、V2.0では「平均」のみの算定方法しかありませんでした。

人事評価シートの改善点(確定考課の選択)

確定考課計算方法が「最終」の時

人事評価シートの改善点(確定考課計算=最終の時)

確定考課計算方法が「平均」の時

人事評価シートの改善点(確定考課計算=平均の時)
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人事評価シートの設定

評価シートの種類

以下の2種類の評価シートを準備しています。(記入例を含めると4種類となります。)

  • 人事評価シートV3.0_1-2等級(原本)
  • 人事評価シートV3.0_3-4等級(原本)

評価シートの違い

社員に対して等級付けを行ない、等級に応じて、評価シートを作成していますが、等級付けを行っていない場合等は、Aパターン(1-2等級)Bパターン(3-4等級)という分類で構いません。評価シート上での違いは、コミュニケーションシートに業績評価があるか否か?(つまり、配点の違い)です。
例えば、Bパターン(3-4等級)は、幹部社員用としてお使い頂くと良いと思います。

評価シートの使い方

全員Aパターンの評価シートを使っても、全員Bパターンの評価シートを使っても構いません。「人事評価シートV2.0_1-2等級」というタイトルを変更して、等級及び号棒の項目を削除してお使い下さい。
留意:
基本情報シートの項目は゛見出し゛なので、評価点が変わることはありません。

人事評価シート(評価シートの使い方)

評価シートの設定

二次評価者の設定

入力シート(コンピテンシー)で2次考課を行なう二次評価者がいる場合は、入力シート_基本情報の「二次評価」欄で、「有」を選択することで、入力シート(コンピテンシー)で、2次考課欄を使用できる様になります。

人事評価シート(二次評価者の設定)
二次評価者がいる場合

リストボックスからむ「有」を選択して、二次評価者氏名を入力します。

人事評価シート(二次評価者がいる場合)

二次評価者氏名は、「有」を選択しなければ、氏名を入力できません。次のようなエラーが発生します。

人事評価シート(二次評価者の入力制御)
二次評価者がいない場合

デフォルトを二次評価者がいないに設定していますので、何もする必要はありません。

人事評価シート(二次評価者がいない場合)

確定考課計算方法の選択

確定考課の計算を2名又は3名の「平均」とするか?最終評価者の評価点とするか?を選択できます。デフォルトは「最終」となっています。

人事評価シート(確定考課計算方法の選択)

注意:
計算方法は、全員同じ方法でなければなりませんので、変更する場合は必ず全員分同じ計算方法として下さい

確定考課計算方法が「最終」の時
人事評価シート(確定考課計算方法が「最終」の時)
確定考課計算方法が「平均」の時
人事評価シート(確定考課計算方法が「平均」の時)

設定時のご注意

一度、「二次評価」=「有」とした後、「無」に変えた場合、チェックは消えませんが、2次考課としての計算はされませんので、そのまま表示されていても問題ありません。

人事評価シート(二次評価設定時の注意)

注意:
オプションボタンは、一度チェックすると、チェックボックスグループ内のいづれかのチェックを選ぶことはできますが、グループ内のすべてのチェックを外すことはできませんので、どうしても残ってしまいます。これを消すには、「シート保護」を解除して、オブジェクトの選択から対象となるチェックボックスの範囲を選択して、その範囲内のいづれかのチェックボックスを選択して右クリック、「オブジェクトの書式設定」をクリックして、「コントロールの書式設定」で値を「オフ」とすることが必要です。

「オプションボタンの初期化」の概要

人事評価シート(オプションボタンの初期化)

人事評価シートの構成

評価シートの構成

構成全体

評価シートは「基本情報シート」、「入力シート」、「コミュニケーションシート」で構成されます。
コミュニケーションシートは、3-4等級(Bパターン)では「業績評価シート」がありますが、1-2等級(Aパターン)では「レーダーチャート」のみとなります。

人事評価シートの構成全体

基本情報シート

評価対象者の氏名、職種、等級、入社年月日等を設定するシートで、全ての対象者が同一のシートです。

人事評価シートの基本情報シート

入力シート

入力シートは「基本コンピテンシー」と「職務コンピテンシー」で構成され、「基本コンピテンシー」は等級に関わりなく同一ですが、「職務コンピテンシー」は、1-2等級(Aパターン)と3-4等級(Bパターン)とでは、一部の考課項目が異なります。

3-4等級(Bパターン)
人事評価シートの入力シート(3-4等級)
1-2等級(Aパターン)
人事評価シートの入力シート(1-2等級)

コミュニケーションシート

コミュニケーションシートは、3-4等級(Aパターン)には「業績評価」を記入するシートがありますが、1-2等級(Aパターン)にはありません。

3-4等級(Bパターン)
人事評価シートのコミュニケーションシート(3-4等級)
1-2等級(Aパターン)
人事評価シートのコミュニケーションシート(1-2等級)

人事評価シートの配点

評価シートの配点

3-4等級(Bパターン)

3等級及び4等級は、行動評価(基本コンピテンシー+職務コンピテンシー)80点、業績評価20点の合計100点満点です。

人事評価シートの3-4等級の配点
行動評価(80点満点)
人事評価シートの3-4等級の行動評価配点
業績評価(20点満点)
人事評価シートの3-4等級の業績評価配点

人事評価シートの運用

人事評価の実施方法

人事評価の実際の実施手順について、実例をもとに説明します
年1度、4月に昇給・昇格の為の人事評価を実施、本部又は人事が人事評価シートを準備して社員に配布して、本人、1次、2次考課を行い、シートを回収してデータ化します。

  • 人事評価シートは、PCを持たない社員もいますので、ペーパーとして配布します。
  • 人事評価シートは予め、氏名等の基本情報シートが入力されたものを印刷して本人へ配布します。(基本情報の入力は、本部又は人事が行います。)
  • 本人への配布は、2次考課者又は1次考課者が行うものとします。従って、本部又は人事は、人事評価シートの対象者分を、1次又は2次考課者へ渡します。
  • 1次又は2次考課者は、本人へ配布して各期日までに回収するものとします。
    本人考課後、1次考課、そして2次考課というワークフローとなる為、本人考課の納期、1次考課の納期、2次考課の納期及び回収先(提出先)を決めておきます。
    最終的に、本部又は人事へ回収されるように納期をチェックします。
  • 回収された人事評価シート(手書き)は、人事評価シート(excel)に入力して採点します。

人事評価シートの準備

基本情報シートの入力

人事評価シートの基本情報シートの入力

2次考課者が有る場合は、二次評価=有とすることを忘れないで下さい。

人事評価シートの二次評価の有無チェック

人事評価シートの印刷

基本情報シートの入力が完了しましたら、印刷します。1ブック1名で印刷します。つまり、人数分のセットを印刷します。
※印刷は、A4となっていますので、考課チェックがしづらいようでしたら、「入力シート」のみA3で拡大コピーして下さい。

注意:
人事評価シート(excel)は、原本をコピーして人数分のブックを作成します。よってブック名は、以下のようにするのが良いでしょう
例:小野小町さんの2022年04月の人事評価シートを作成する場合
人事評価シート_1-2等級→人事評価シート20220401_小野小町

人事評価シートの印刷

本人への配布

印刷した人事評価シートは1人分をクリップで止めて、対象者分を2次考課者又は1次考課者へ、まとめて渡し、2次考課者又は1次考課者から本人へ渡すように依頼します。
シートは回収して、1次考課又は2次考課を行いますので、回収納期を伝えておきます。

人事評価シートの本人への配布

本人考課

人事評価シートを受け取った本人は、本人考課欄等を埋めて、納期までに提出します。

1等級~2等級(Aパターン)の場合

  • 本人考課欄の選択
    該当するa,b,c欄を、鉛筆等で塗りつぶすか?レでチェックします。(採点は不要)
  • 考課理由と根拠の記入
    本人考課欄の選択で、aもしくはcを選択された場合は、できればその理由を記載して下さい。(フィードバック面談で確認する方法もありますので、理由を記載するか否かは、各々の会社で決めて下さい)
人事評価シートの本人考課の実施

3等級~4等級(Bパターン)の場合

「本人考課欄の選択」及び「考課理由と根拠の記入」は、1等級~2等級(Aパターン)の場合と同じですが、加えて、業績評価として「課題解決・目標達成」と「次期目標」シートの記載と自己評価が必要です。

人事評価シートの課題解決・目標達成の記入

1次考課又は2次考課

本人考課の済んだ人事評価シートを回収して、1次評価又は2次評価を行います。

人事評価シートの回収

人事評価シートの回収

1次考課又は2次考課

人事評価シートの1次考課又は2次考課

3-4等級(Bパターン)の人事評価シートの場合は、業績評価として「課題解決・目標成」と「次期目標」シートの1次評価又は2次評価も必要です。

採点と、評価結果のデータ入力

本人考課、1次考課、2次考課の完了した人事評価シートは、本部又は人事へ返却・回収されますので、回収した「人事評価シート」の結果をexcelデータとして入力します。

人事評価シートの採点と、評価結果のデータ入力

結果を入力することで、採点されます。

フィードバック面談の実施

評価結果の入力された人事評価シートは、各個人毎に印刷して、フィードバック面談に備えます。

人事評価シートのフィードバック面談の実施

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