社内文書は、電子印鑑でペーパーレス化を図ろう。

近年、インターネットの普及が進み、ちょっとした書類は、作成したデータをエクセルやPDFで、メールに添付してやりとりをすることが増えています。以前は、各書類をプリントアウトして封筒に詰めて郵送するのが当たり前でしたが、今ではこういった書類もメールでやりとりをします。

しかし、押印が必要となると、せっかくExcelやWordのデータで文書を作成したにもかかわらず、データをプリントアウトし、押印したあと、紙の文書でやりとりをするということをやっている人が、結構多いと思います。
そんなとき、使えるのが「電子印鑑(デジタルはんこ)」です。
電子印鑑は、ネットで検索すれば、フリーソフトも簡単に検索できます。簡単には、手持ちの印鑑を白い紙に押して、それをスキャナーで読み取り、画像編集ソフトを使って切り取り、必要に応じて書類のデータにペーストすることでもできます。電子印鑑は思っている以上に簡単に作れますが、反対に偽造も簡単です。

そこで、気になるのは、電子印鑑が「どんな書類でも使えるのか?」ということです。

結論から言いますと、電子印鑑に法的な効力がないため、現状では個人や企業内での社内文書など「認印」としての使用に限られます。「電子印鑑」 というのは単なる画像の貼り付けなので、法律上は捺印として認められていません。
請求書や見積書は捺印が無くても有効ですので、「電子印鑑」を押印してそのままPDFで送付することもできますが、トラブルが発生した場合に 「捺印していない請求書」が、会社にとって不利な状況になることも考えられます。
(相手先も相互に認めていれば電子印鑑で効率化することはできます。)

社外との取引にまつわるような書類や法定文書など公式な書類を電子ファイルで送付する場合は、電子印鑑とは別に「電子署名」を行うことが必要です。

結果として、現状では、「電子印鑑」の使用は、個人や企業内での社内文書(例えば、業務日報、出勤簿、残業申請書、有休申請書、稟議書、出張清算書など)に限っての使用となりますが、それでも、1度もプリントアウトせずにパソコン上で作業を完了することができることは、大きなメリットです。


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