自作「法定福利費計算書」の使い方と、実際の活用事例

Excel
みもすそ川公園

法定福利費とは、「法律で義務づけられた福利厚生費」という意味で「社会保険料の会社負担分」です。会社が役員や社員に支払う人件費(標準報酬月額)の金額に応じて所定の保険料を支払います。社会保険料の料率は合計約30%であり、会社と社員でほぼ折半して負担しています。毎月、年金機構より「社会保険料の納入告知書」が送付されますので、会社負担分と自己負担分とを合わせて、翌月末までに納付します。(雇用保険料は年1回、労災保険と一緒に労働局へ納めます。)
この「社会保険納入告知書」のチェックには、自己負担分に加えて、会社負担分(法定福利費)の社会保険料の算出が必要となります。また、介護業界では介護職員の賃金改善を目的として、処遇改善加算総額の配賦が行われていますが、ここでも法定福利費の算出が要求されます。さらには、建築業界でも、社会保険加入の推進を目的として「法定福利費を明示した見積書」の活用が始まっています。
このように、法定福利費の算出が求められるケースが多々あります。が、「法定福利費計算書」が搭載されている人事(給与)システムを、私は知りません。多くの会社では、人事(給与)システムが導入され、給与や賞与等はシステムで管理されていますので、人事(給与)システムに搭載されているととても重宝するのですが...
ネットで検索して表示される゛法定福利費計算書゛は使いにくく、結果から逆算して求める仕様が多く(標準報酬月額の入力不要)、人事情報(社保の有無、雇保の有無、年齢等)を入力して法定福利費を計算しているシートは、見つかりませんでした。そこで、「法定福利費計算書」を自作しましたので(すでに活用している)、今回公開します。
2017.06.30公開のブログ「処遇改善加算配賦の為の゛法定福利費計算書゛をExcelで作成する。」で、「法定福利費計算書excel」の作り方(関数の設定方法)を説明していますが、その使い方は説明しておらず、且つ、Excelシートのダウンロードも行っていませんでした。今回は、「法定福利費計算書」の使い方を解説し、Excelシートのダウンロードも可能としていますので、ご利用下さい。但し、当該計算書は人事情報(社保の有無、雇保の有無、年齢、標準報酬月額など)の設定が間違っていると正しい計算が行われませんので、記事の中でも記載しています通り、設定ミスにより、求められた額と異なる場合は、その使用を中止して頂くこととなります。よろしくお願いします。

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社会保険料納入告知書のチェック

毎月、年金事務所(年金機構)より社会保険料の納入通知書が送付されますので、社員の自己負担分と会社負担分を合わせて納付します。その際に、法定福利費計算書で求めた納付額と、年金事務所よりの納入告知書の額が一致するかを、以下のようにチェックします。

それでは、社会保険納入告知書の額をチェックする為に、法定福利費計算書を作成して法定福利費を求めます。

法定福利費計算書の準備

保険料率の設定

①健康保険料率

健康保険には国の「協会けんぽ」と企業グループ独自の「健康保険組合」があります。協会けんぽは都道府県支部毎に保険料率が異なり、概ね毎年3月に保険料率が見直されます。健康保険組合は、独自に保険料率を決定することができるため、協会けんぽの保険料率とは異なります。健康保険の料率が変更になる場合は、協会けんぽや各健康保険組合からの案内がありますので、忘れずに料率を変更しましょう。

②介護保険料率

40歳以上の従業員については、健康保険料とともに介護保険料も徴収します。介護保険料率は、協会けんぽは全国一律、健康保険組合は組合ごとに異なります。健康保険の料率は同じでも介護保険の料率だけが変更される年もありますので、注意が必要です。

③厚生年金保険料率

厚生年保険は全国同一の料率ですが、年金制度改正に基づき平成16年から段階的に引き上げられてきましたが、今年9月を最後に引上げが終了しましたので、以降の厚生年金保険料率は、18.3%で固定されることになりました。

④雇用保険料率

雇用保険料率は事業によって変わり毎年失業保険の受給者や積立金の残高に合わせて料率が見直されています。

⑤こども子育て拠出金

子ども・子育て拠出金(旧:児童手当拠出金)は、企業が納付する義務を負う税金です。拠出金率は、ここ数年、毎年引き上げられていますので確認が必要です。従業員の報酬をもとに算出しますが、従業員の負担は発生しません。雇用者側が全額負担するものです。平成31年4月より子ども・子育て拠出金率が1,000分の2.9(0.29%)から1,000分の3.4(0.34%)に改定されました。

対象者の設定

①社員の入力

・社員№
・氏名

②社保対象

・加入している・・・スペース
・未加入・・・・・・1

③雇用保険

・加入している・・・スペース
・未加入・・・・・・1

④年齢区分

該当する年齢区分に1を設定します。
・40歳未満
・40歳以上65歳未満
・65歳以上70歳未満
・70歳以上75歳未満
・75歳以上

※社会保険料の控除は、年齢により以下の通りとなります。

※シート上の花岡実太さんは、社長と仮定していますので、雇用保険はない為、「雇用保険の有無=1(未加入)」としています。

標準報酬月額の設定

①通常
  • 給与の場合
    各社員の「標準報酬月額(健康保険)」を入力します。
  • 賞与の場合
    支給額(賞与支給額)から1,000円未満の端数を切り捨てた額(標準賞与額)を入力します。

注意:
会社負担月額算出用標準報酬及び標準報酬月額(介護保険)は、年齢区分により自動的に表示されます。健康保険、介護保険、厚生年金については標準報酬月額により計算されますのでこの時点で自動計算されます。が、雇用保険については支給額によって決定しますので、この時点では計算されません。

留意:
標準報酬月額については、入社時、定時改定及び随時改定により変更がありますので、間違えの無き様、設定願います。

②例外
  • 社員が70歳に到達した時
    70歳到達月の社員の年齢区分「70歳~75歳」に、1を設定します。年齢区分が設定されると、自動的に「会社負担月額算出用標準報酬」=0となります。
    <理由>
    70歳に到達すると、厚生年金保険の被保険者資格を喪失するため、70歳到達月以降の厚生年金保険料は給与からの控除はなくなります。(健康保険は控除されます。)資格喪失日は誕生日の前日となりますので、ご注意下さい。
    <例>
    中田朋子さんは1949.10.01日生まれとすると70歳到達日は、2019.09.30日となり、70歳到達月は2019年09月となり、9月分の給与より厚生年金保険料の控除はなくなります。
  • 社員が75歳に到達した時
    75歳到達月の社員の年齢区分「75歳~」に、1を設定し、標準報酬月額(健康保険)を0とします。
    <理由>
    75歳に到達すると、後期高齢者医療制度に加入するために、健康保険の資格を喪失します。(資格喪失日は、75歳誕生日の当日となります。)
    <例>
    中田朋子さんは1944.10.01日生まれとすると後期高齢者医療加入月は、2019年10月となり10月分の給与より健康保険料の控除はなくなります。
  • 社員が月の途中で退職した時
    対象社員の標準報酬月額(健康保険)を0とします。
    <理由>
    退職した日の翌日に厚生年金の被保険者資格を喪失することとなりますが、保険料は、資格喪失日が属する月の前月分まで納める必要があります。つまり月の「末日」に退職した場合は、翌月1日が資格喪失日となりますので、退職した月分までの保険料を納める必要があります。が、「末日」以外に退職した場合は、その月の社会保険料の控除はなくなります。
    <例>
    例えば、小野小町さんは、9月25日に退職しました。資格喪失日は9月26日となりますので、喪失日が属する月は9月となり、その前月は8月となりますので、9月度給与から社会保険料の控除はありません。

法定福利費計算書の作成

支給額の入力

給与発行した後、給与明細書の総支給額を法定福利費計算書の支給額欄へ入力します。
注意:
社会保険料納付額のチェックが目的ですから、給与発行した全員が対象ではなく、社会保険の納付の無い「週30h未満」のパート、アルバイトの方は除きます。

社会保険料のチェック

法定福利費計算書の支給額欄に、社員の給与明細書の総支給額を入力すると、自動的に社会保険の本人負担額を計算しますので、給与明細書の社会保険料と一致しているかをチェックします。

注意:
一致していない場合は、法定福利費計算書の利用はお止め下さい。ここで、給与明細書の本人負担の社会保険料と一致しなければ、会社負担の社会保険料は求めることはできません。一致しない理由には、以下のような理由が考えられますので、原因を追究して解決できない限り、利用はできません。
・保険料率の設定が、人事(給与)システムと法定福利費計算書とで異なっている。
・保険料計算の端数処理が、人事(給与)システムと法定福利費計算書とで異なっている。
・標準報酬月額の設定が、人事(給)システムと法定福利費計算書とで異なっている。
・年齢区分の設定が、人事(給与)システムと法定福利費計算書とで異なっている。
・社保対象、雇用保険の設定が、人事(給与)システムと法定福利費計算書とで異なっている。

<人事(給与)ステムの設定例>

社会保険料合計のチェック

給与明細書の総支給額の入力を終え、法定福利費計算書が完成しましたら、給与システムより給与一覧表を出力して、社会保険料の合計が法定福利費計算書のそれと一致しているかを確認します。

注意:
健康保険、介護保険、厚生年金の合計が、給与システムと法定福利費計算書とで一致しています。雇用保険は、法定福利費計算書には給与対象者全員を入力していない為一致はしません。

納入告知書とのチェック

社会保険料納入告知書とのチェックを行います。社員の自己負担分と会社負担分を合わせた額が、法定福利費計算書で求めた額と年金事務所よりの納入告知書の額が一致しているかをチェックします。

注意:
社会保険料納入告知書と、1円の誤差が発生することがあります。(2年以上、毎月チェックしてきましたが、これまで1度だけありました。)原因は、法定福利費計算書では給与明細書に合わせるため、健康保険と介護保険をそれぞれで計算していますが、社会保険料納入告知書では、健康保険の中に介護保険を含めて計算している為に、端数処理で1円の差額が出ているようです。支払いは、納入告知書に記載された額で行いますので全く問題はありませんが、ご留意願います。

納入告知書と一致しない理由

通常、社会保険納入告知書と、法定福利費計算書で求めた納付額は一致します。が、一致しない場合は、以下のことが考えられます。

①社会保険納入告知書の額に賞与分が含まれている。

例えば、6月に給与に加えて賞与を支給した場合は、法定福利費計算書を給与分と賞与分の2つを作成して、その合計額で納入告知書と突合せが必要です。納入告知書には、給与分と賞与分に分けて記載はされません。

②標準報酬月額が、法定福利費計算書と年金機構とで異なっている。

例えば月額変更等により標準報酬月額がUPしたが、年金機構への手続きが完了していない場合、会社と年金機構とで異なってしまいます。

③入社や退社による手続きが年金機構に反映されていない。

例えば社員が退社する(月途中退社)と給与では、その月の社会保険料は控除しない為、社会保険料=0だが手続きが反映されていないと年金機構では退職となっていない為、社会保険料が控除されています。この場合、納入告知書の額>法定福利費計算書で求めた額となり、翌月には逆となります。尚、産休の場合もこれに当たります。

④社員が正社員からパートとなり、ご主人の扶養となった。

ご主人の扶養となると社会保険料の給与からの控除はなくなる為、会社では徴収しませんが、社会保険を外れる手続きが完了していないと、年金機構では徴収されています。

処遇改善加算配賦額の妥当性確認

処遇改善加算交付金の配賦を賞与で行っている場合の配賦額の妥当性確認について説明します。
処遇改善加算は、介護職員の賃金改善に使われていることが必要で、算定期間内に受け取った処遇改善加算交付金は、会社負担の法定福利費の増加分を除いて全額(1円以上多く)、介護業務に携わる介護職員に配賦しなければなりません。
妥当性確認とは、正しい額で配賦されているかをチェックすることを言い、その為に法定福利費計算書を作成して、会社負担の法定福利費の増加分を求め、配賦額を確認します。
注意:
「増加分を除いて」とは、゛支給した交付金にかかる経費として、交付金から増加分の支払に当てる゛という意味です。

法定福利費計算書の準備

保険料率の設定

・健康保険料率
・介護保険料率
・厚生年金保険料率
・雇用保険料率
・こども子育て拠出金
※「保険料率の設定」の詳細については、別項の「社会保険納入告知書のチェック」を参照願います。

対象者の設定

①社員の入力

処遇改善加算配賦(賞与支給)対象の社員を入力します。
注意:
社会保険料納入告知書のチェックの場合と異なり、処遇改善加算配賦額のトータルのチェックも必要ですので、対象者全員を入力します。社会保険の発生がないパート、アルバイトさんも支給額は入力します。
・社員№
・氏名

②社保対象の設定

・加入している・・・スペース
・未加入・・・・・・1

③雇用保険の設定

・加入している・・・スペース
・未加入・・・・・・1

④年齢区分

該当する年齢区分に1を設定します。
・40歳未満
・40歳以上65歳未満
・65歳以上70歳未満
・70歳以上75歳未満
・75歳以上

法定福利費計算書の作成

各社員への処遇改善加算(賞与)の支給額は、予め、会社負担の法定福利費を交付金の何%と予測して交付金から控除した額を、実質の配賦額として「処遇改善加算手当評価・配賦一覧表」で評価を行い、各社員の配賦額を決定しています。この決定された配賦額を支給額として賞与明細書を発行しています。従って、法定福利費計算書の作成に必要な支給額は、最終結果である発行された賞与明細書の支給額から入力します。何故なら、別紙「処遇改善加算配賦額の妥当性確認」で゛妥当ではない。゛となった場合は、法定福利費の予測%を変更して、再度一覧表からやり直し、賞与明細書も再発行しなければならないからです。

支給額の決定

支給額の入力

賞与発行した後、賞与明細書の総支給額を法定福利費計算書の支給額欄へ入力します。
注意:
社会保険料納入告知書のチェックの場合と異なり、処遇改善加算配賦額のトータルのチェックも必要ですので、対象者全員を入力します。社会保険の発生がないパート、アルバイトさんも支給額は入力します。

例:九重佐智子さんは、232,937円を支給額(A)へ入力します。高村薫さんは、65,505円を支給額(A)へ入力します。

標準報酬月額(健康保険)の入力

賞与明細書の総支給額の1,000円未満を切り捨てた額を標準報酬月額へ入力します。但し、社保対象ではない介護職員(パート、アルバイト等)は、標準報酬月額は0と入力します。

例:
九重佐智子さんは、232,937円の1,000円未満を切り捨てた額=232,000円を標準報酬月額(B)へ入力します。
高村薫さんは社保対象ではありませんので、標準報酬月額(B)には、0を入力します。

法定福利費計算書の完成

処遇改善加算配賦(賞与支給)対象の全員を入力して、法定福利費計算書を完成させます。

社会保険料のチェック

法定福利費計算書の支給額及び標準報酬月額を入力すると、自動的に社会保険の本人負担額を計算しますので賞与明細書の社会保険料と一致しているかをチェックします。

注意:
一致していない場合は、法定福利費計算書の利用はお止め下さい。ここで、賞与明細書の本人負担の社会保険料と一致しなければ、会社負担の社会保険料は求めることはできません。一致しない理由には、以下のような理由が考えられますので、原因を追究して解決できない限り、利用はできません。
①保険料率の設定が、人事(賞与)システムと法定福利費計算書とで異なっている。
②保険料計算の端数処理が、人事(賞与)システムと法定福利費計算書とで異なっている。
③標準報酬月額の設定が、人事(賞与)システムと法定福利費計算書とで異なっている。
④年齢区分の設定が、人事(賞与)システムと法定福利費計算書とで異なっている。
⑤社保対象、雇用保険の設定が、人事(賞与)システムと法定福利費計算書とで異なっている。

※一般的に、給与システムで問題なければ、賞与も同じ゛人事マスタ゛を使用していると思われますので、賞与でも問題はないと思われます。

社会保険料合計のチェック

法定福利費計算書が完成しましたら、賞与システムより賞与一覧表を出力して、社会保険料の合計が、法定福利費計算書のそれと一致しているかを確認します。

処遇改善加算配賦額の妥当性確認

法定福利費計算書で求められた会社負担分の法定福利費を「妥当性チェックシート」に転記して、妥当性確認をします。

注意:
不等式が成立しない場合、つまり妥当ではない場合は「支給額の決定」に戻り、「処遇改善加算手当評価・配賦一覧表」で、法定福利費の予測%を変更して、再度、支給額(配賦額)を決定し直し、賞与発行からやり直します。

留意:
゛妥当゛の判定は、差額が2万円~4万円とみています。上記の例では、「第2回賞与」は゛妥当゛ですが「第1回賞与」は少し差額が大きすぎますので、゛妥当でない゛と見做し、やり直します。

法定福利費計算書の保管

作成した法定福利費計算書は保管しておくことが必要です。「社会保険料納入告知書のチェック」は、毎月の事ですから、チェックした際の「法定福利費計算書」は、保管しておくのが良いでしょう。シート名には、毎月チェックを行うとすれば、支給日付を含めた方が良いでしょう。
例:20191015支給給与、20190615支給賞与etc

シートのコピー

シートのコピーをして、翌月の為に新しいシートを作成します。

「移動またはコピー」を選択

シート名にカーソルを位置づけ、右クリックして「移動またはコピー」を選択します。

コピーを選択

「コピーを作成する。」にレを入れ、「OK」をクリック

シートのコピー完了

シート名の変更

①「名前の変更」を選択

シート名にカーソルを位置づけて、右クリックして「名前の変更」を選択します。

②シート名を変更

翌月のチェックの為のシートですので、「20191115支給給与」と変更します。

法定福利費計算書の初期化

新しいシートに残っている内容を初期化します。シートの以下、赤枠の範囲の内容を消せば、初期化されます。

留意:
毎月の「社会保険料納入告知書のチェック」であれば、毎月大きな人事の変動は、ありませんので、初期化せず前月のまま残しておき、変動のあった社員の情報のみを変更する方が、1から入力していくよりも現実的です。私は、そのような運用をしています。

①初期化の範囲選択

A5をクリックして、マウス左を押えたまま、K27まで選択して、DELETEを押下します。

②初期化

初期化されました。

③タイトルの変更

前月のシートをコピーした為、タイトルも前月のままとなっていますので変更しておきます。

④初期化完了

シートを保存して完了です。

行の挿入

行を挿入して、対象者の追加ができるようにします。サンプルシートでは30名の対象者の設定が可能ですが、さらに追加したい場合は、行を挿入することができます。

シート保護の解除

行を挿入するには、「シート保護の解除」が必要です。「シート保護の解除」を選択して、パスワードを入力して「OK」をクリックすると解除されます。

行の挿入

例えば、16行目の直前に行を挿入します。

①行№をクリック

16行目の行№をクリックして、カーソルを位置づけたまま右クリックします。

②「挿入」のクリック

「挿入」のクリックすると、行が挿入されました。

関数のセット

挿入された行には、関数が設定されていませんので、関数をセットします。

①範囲指定

挿入された行の直前の「前島絵美子」さんの会社負担月額算出用標準報酬(L15)から左クリックしたまま、W15までドラッグします。

②関数のコピー

プラス(+)を押え、左クリックしたまま1行下へドラッグします。

③関数セットの完了

左クリックを離すと、関数がコピーされて完了です。
※関数がセットされた証拠として、0が表示されます。

関数セットの確認

関数がコピーされていることを確認します。N16のセルをクリックして表示される関数を確認して、C16やF16やK16と16行目を現すセルが関数の中に記載されていれば、間違えなく関数セットが完了しています。

サンプルのダウンロード

法定福利費計算書のExcelサンプルをダウンロードできるようにしましたので、ご自由にご利用下さい。
但し、必要とご連絡頂いた方にのみ公開しておりますので、パスワードを必要としています。「法定福利費計算書のサンプル要」と「コメント」又は「問い合わせ」よりご依頼下さい。パスワードをメールします。よろしくお願いします。

コメント

  1. 森田友紀 より:

    サンプルを希望します。よろしくお願いいたします。

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