労働者名簿・賃金台帳・出勤簿は、各事業場毎に整備されていなければなりません。

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労働基準監督署の調査が行われる場合、まず「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の法定三帳簿がキチンと事業場に備え付けられているかが確認されます。本社の人事や総務が一括で整備するものではありません。事業場とは企業全体でなく、一定の場所で継続的に作業が行われる場所を指しますので、各事業場で整備しなければなりません。労働基準法の条文において、出勤簿の作成に関する明確な規定はありませんが、厚生労働省の通達「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」で、労働基準法第109条に基づき、出勤簿やタイムカードを保存しなければならないことが明記されています。

注意:従来3年、2020年4月から5年に延長されたが当面は3年との事。

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労働者名簿の整備

労働者名簿とは

労働者名簿とは、法定3帳簿のひとつで、従業員を雇う場合に作成、整備する義務がある書類です。労働者名簿は、労働者の氏名や採用した日など企業が雇用している従業員の情報を記した書類のことです。労働者名簿の整備の目的は、適切な労務管理を行うことですので、会社の規模などに関係なく、従業員を雇い入れている場合は、労働基準法第107条によって、作成、整備が義務づけられおり、整備の有無は労働基準監督署のチェックの対象となります。

労働者名簿の対象者

労働者名簿は従業員を雇っている会社に作成、整備する義務があります。会社の規模によって異なるものではありません。従業員を雇っていれば法人、個人にかかわらず作成、整備しなければなりません。個人事業主であっても、従業員を雇っている場合は、労働者名簿を作成、整備する必要があります。

対象となる人

労働基準法第9条によれば、「職業の種類を問わず、事業または事務所に使用され、賃金を支払われる者」となっています。つまり、賃金を支払っている労働者全てが対象となります。

対象とならない人

派遣社員については、賃金は派遣元が支払いますので、名簿の作成は不要です。また、日雇い労働者は、107条の記載にあるように例外として名簿の作成は不要です。

労働者名簿の書き方

記載事項

労働者名簿は、労働基準法第107条、労働基準法施行規則第53条によって、以下の項目の記載が義務付けられています。

・氏名
・生年月日
・性別
・住所
・従事する業務の種類
・履歴
 社内での履歴(昇進・異動など)を記載。法的な決まりはありません。
・雇入の年月日
・退職の年月日及びその事由
 起算日(従業員の死亡・退職・解雇の日)から3年間は、名簿を保存する義務がありますの
 で、退職日とその理由を記載しておきます。尚、自己都合での退職の場合は特に理由を
 記載する必要はありません。
・死亡年月日及びその原因
 従業員が在職中に死亡した場合、亡くなった日とその原因を記載します。死亡原因が労災に
 当たるかどうかを調べるために必要です。

記載様式

必要事項が記載されていれば、どのような書式・様式で作成しても構いません。1人1ずつ作成する必要はなく、縦に何人も記載していく一覧性の書式でも構いません。

①厚生労働省の様式

厚生労働省より、様式第19号がダウンロードできるようになっています。

②弊社の様式

※在職者と退職者とは、シートを分けています。

パソコンでの作成

労働者名簿も、次の条件を満たしている場合は、パソコンでデータとして管理することが認められています。

(1).必要な事項が記載されていること。
(2).画面に表示して記載内容を確認できること。
(3).労働基準監督官から求められたときは、直ぐに印刷して提出できること

労働者名簿の保管

労働基準法により、労働者名簿は「事業所ごとに作成しなければならない」と定められています。そのため、労働者名簿は本社で一括して全従業員分を作成・保管するのではなく、各事業所ごとに作成し、それぞれで保管しなければなりません。
そこで、全社員の労働者名簿を本部でデータとして作成・管理して、ポータルサイトのHeartful-Netの各事業所毎のフォルダに定期的にUPして、各事業所の管理者が各事業所のPCで閲覧、印刷ができるようにしています。
注意:このブログで利用していますポータルサイトは、Netcommons3というCMSで構築しています。

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労働者名簿の閲覧

①サイトの表示

ポータルサイト「Heartful-Net」を起動して、事業所名:「デイサービス1号館」をクリックします。

留意:
ログインIDによって、表示されるメニューは異なり、閲覧できるページは厳格に制御しています。

②サブルームをクリック

管理者がログインすると、各事業所名をクリックするとサブルームが表示されますので、サブルーム「管理者の部屋」をクリックします。

③「労働者名簿」フォルダをクリック

キャビネット「人事管理」の中の「労働者名簿」フォルダをクリックして、2020年12月度時点の労働者名簿をクリックします。

④労働者名簿の閲覧

労働者名簿は、表紙と在職者、退職者の3枚で構成されています。

労働者名簿の印刷

印刷マークをクリックして、労働者名簿を印刷します。

賃金台帳の整備

賃金台帳とは

賃金台帳とは、労働基準法第108条によって使用者に作成が義務付けられている法定帳簿で、給与支払に関する情報を記録するためのものです。賃金台帳、出勤簿、従業員名簿を法定三帳簿と呼びますが、その中でも賃金は従業員の生活に直結する重要な事項です。日雇労働者については労働者名簿の作成は免除されていますが、賃金台帳に関しては免除はありません。

賃金台帳の対象者

賃金台帳の対象になるのは、事業所で働くすべての従業員です。
労働者名簿では、日雇い労働者などの短期労働者は対象となりませんが、賃金台帳では日雇い労働者でも記載の対象となります。

賃金台帳の書き方

記載事項

労働基準法施行規則第54条では、「使用者は、法第108条の規定によって、次に掲げる事項を労働者各人別に賃金台帳に記入しなければならない。」として、氏名、性別、賃金、計算期間、労働日数、労働時間数等々が定められています。

・氏名
・性別
・賃金計算期間
・労働日数
・労働時間数
・時間外労働時間数
・深夜労働時間数
・休日労働時間数
・基本給や手当等の種類と額
・控除項目と額

記載様式

必要事項が記載されていれば、どのような書式・様式で作成しても構いません。

①厚生労働省の様式

厚生労働省より、様式第20号がダウンロードできるようになっています。

②弊社の様式

給与システムから出力されますので、それを保管します。

パソコンでの作成

賃金台帳も、次の条件を満たしている場合は、パソコンでデータとして管理することが認められています。

(1).必要な事項が記載されていること。
(2).画面に表示して記載内容を確認できること。
(3).労働基準監督官から求められたときは、直ぐに印刷して提出できること

賃金台帳の保管

労働基準法により、賃金台帳は「事業所ごとに作成しなければならない」と定められています。そのため、賃金台帳は本社で一括して全従業員分を作成・保管するのではなく、各事業所ごとに作成し、それぞれで保管しなければなりません。
そこで、全社員の賃金台帳を本部の給与システムでデータとして管理して、ポータルサイトのHeartful-Netの各事業所毎のフォルダに定期的にUPして、各事業所の管理者が各事業所のPCで閲覧、印刷ができるようにしています。

賃金台帳の閲覧

①サイトの表示

ポータルサイト「Heartful-Net」を起動して、事業所名:「デイサービス1号館」をクリックします。

留意:
ログインIDによって、表示されるメニューは異なり、閲覧できるページは厳格に制御しています。

②サブルームをクリック

管理者がログインすると、各事業所名をクリックするとサブルームが表示されますので、サブルーム「管理者の部屋」をクリックします。

③「賃金台帳」フォルダをクリック

キャビネット「人事管理」の中の「賃金台帳」フォルダをクリックして、該当の従業員の賃金台帳をクリックします。

注意:
賃金台帳は、各個人毎に1年間の賃金支給の状況を収録していますので、年内に退職された方も収録されています。

④賃金台帳の閲覧

「19121 高村薫」フォルダをクリックして、令和2年分年間賃金台帳をクリックします。

賃金台帳の印刷

印刷マークをクリックして、賃金台帳を印刷します。

出勤簿の整備

出勤簿とは

「労働時間の正確な把握」は企業の義務であり、「適切な勤怠管理」は重要な課題です。労働基準法第32条では、法定労働時間は「1日8時間、週40時間」と定められています。これが適正に守られているか、正しい賃金を支払えているかを管理するのが、勤怠管理です。労働基準法の条文において、出勤簿の作成に関する明確な規定はありませんが、厚生労働省の通達で行なうべき対応が記述されています。
通達の第4項「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置」に従って、事業主は、労働者の始業・終業時刻の確認と記録を実施する必要があります。

出勤簿の対象者

出勤簿に含める従業員は、基本的に全員となります。例えば、パートタイム・アルバイトなどの雇用形態に関係なく、出勤簿に勤務状況を記載します。

出勤簿の書き方

記載事項

出勤簿に記載する内容は、労働基準法違反となる可能性を排除するためにも、以下の項目を網羅しなければなりません。

・氏名
・各労働者の出勤日と労働日数(出社・退社時刻を含む)
・日別の労働時間数、休憩時間数
・時間外労働を行った日付と時刻・時間数
・休日労働を行った日付と時刻・時間数
・22時から翌5時までの深夜労働を行った日付と時刻・時間数

記載様式

出勤簿は、労働者名簿や賃金台帳と違い、記載すべき事項は定められていません。出勤簿の様式については、特に取決めはありません。労働時間等を把握できるものであれば問題ありません。
ただし、厚生労働省による通達「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」により、会社がしなければならないことをまとめてられています。

次のいづれかの方法によって、労働者の始業時刻・終業時刻を確認・記録することが原則とされています。
1.上司などの管理者が、自ら現認することにより確認し、記録すること
2.タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること

留意:
自己申告も認められていますが、自己申告で記録する社員そしてその上司である管理職の方に、労働時間を正しく記録するように十分な説明を行い、さらに自己申告した労働時間が正しいものかどうか、定期的に調査や確認をする必要があります。また、使用者の残業命令書及びこれに対する報告書など、使用者が労働者の労働時間を算出するために有している記録とを突き合わせることにより確認し、記録することが必要とされています。

[ 弊社の様式 ]

パソコンでの作成

出勤簿も、次の条件を満たしている場合は、パソコンでデータとして管理することが認められています。
(1).必要な事項が記載されていること。
(2).画面に表示して記載内容を確認できること。
(3).労働基準監督官から求められたときは、直ぐに印刷して提出できること

出勤簿の保管

労働基準法の条文において、出勤簿の作成に関する明確な規定はありませんが、厚生労働省の通達「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」で、労働基準法第109条に基づき、出勤簿やタイムカードを保存しなければならないことが明記されています。
そこで、本部で給与発行のために収集した出勤簿をデータとして管理して、ポータルサイトのHeartful-Netの各事業所毎のフォルダに定期的にUPして、各事業所の管理者が各事業所のPCで閲覧、印刷ができるようにしています。

出勤簿の閲覧

①サイトの表示

ポータルサイト「Heartful-Net」を起動して、事業所名:「デイサービス1号館」をクリックします。

留意:
ログインIDによって、表示されるメニューは異なり、閲覧できるページは厳格に制御しています。

②「勤怠情報」フォルダをクリック

キャビネット「スタッフ管理」の「勤怠情報」フォルダをクリックします。

③該当年度のフォルダをクリック

出勤簿は年度毎にフォルダに格納していますので、該当の年度のフォルダをクリックします。

④該当ファイルをクリック

⑤出勤簿の閲覧

該当月の出勤簿が表示されますので、スクロールして該当の従業員の出勤簿を閲覧できます。

出勤簿の印刷

印刷マークをクリックして、出勤簿を印刷します。

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