【完全解説】googleスプレッドシートの使い方(交通費精算書の作成)

Googleスプレッドシートとは、Google社が無料で提供している「表計算ソフト」です。ソフトのダウンロードなど特別な手続きは不要で、Googleアカウントさえ持っていればすぐに利用できます。googleスプレッドシートはインターネット上のサービスとなりますのでインターネットに繋がっている必要がありますが、インターネットに繋がっていればスマホでもタブレットでも使うことができます。近年、テレワークの普及により、複数人での同時編集ができることから、スプレッドシートのユーザー数は年々増えています。

[ Googleスプレッドシートの特徴 ]

複数人で同時編集できる
Googleスプレッドシートは、複数人による同時編集が可能となっています。編集しているセルにメンバーの名前が表示される為、同じ箇所を重複して編集してしまうミスを防止することができます。
複数人で共有できる(共有範囲を柔軟に設定できる)
Googleスプレッドシートは、Gmailアドレスだけで簡単に他の人と共有することができます。共有するためのURL(リンク)を発行できるので、ファイルごとやりとりする必要がありません。共有はアカウント毎に、「閲覧のみ」・「閲覧とコメントを許可」・「編集を許可」の3種類から権限を設定できます。
Webブラウザで閲覧・編集できる
GoogleスプレッドシートはGoogleChromeやSafariといったWebブラウザから閲覧、編集できます。Excelとは異なりURLを設定し、作成したスプレッドシートのデータをWebコンテンツとしてそのまま公開することができます。
データが自動保存される
Googleスプレッドシートは、シート上で編集を加えるとその変更は常に自動保存されます。その為、保存しないでファイルを閉じてしまったり、パソコンがフリーズして編集前のデータに戻ってしまったりといった事態を防ぐことができます。
Googleツールと連携できる
アンケートを取って集計してくれる「Googleフォーム」のデータをスプレッドシートに変換したり、「Googleアナリティクス」のレポート作成をしたりすることが可能です。
データを復元できる
Googleスプレッドシートには過去のバージョンが編集履歴として保存されていますので、簡単に復元ができます。データを復元するためには、画面上部の「最終編集」若しくは「ファイル」→「変更履歴」から履歴一覧を表示して、復元したいバージョンが見つかれば画面左上にある [ この版を復元 ] をクリックすることで復元できます。

本記事では、実際の業務シート「交通費清算書」を作成しながらGoogleスプレッドシートの主な特徴、機能、基本的な使い方などをご紹介します。ぜひご参考にして作成してみてください。

スプレッドシートの起動
1. スプレッドシートの作成
交通費精算書の作成
交通費精算書の書式設定
交通費精算書の印刷設定
1. シートの印刷
2. 印刷の設定

スプレッドシートの起動

スプレッドシートの作成

Googleドライブから作成

GoogleChromeをブラウザとして使用している場合は、「アプリ」からGoogleドライブにアクセスし画面左上の「＋新規」ボタンを押して「Googleスプレッドシート」を選択すると、新しいシートが作成されます。

検索から作成

Google Chrome以外のブラウザを使用している場合は、「スプレッドシート」で検索します。

「スプレッドシートに移動」をクリック

ログイン認証

スプレッドシートの作成

空白ページ(+マーク)をクリックすることで新しいシートが作成されます。

交通費精算書の作成

Googleスプレッドシートとは、Google社が無料で提供している「表計算ソフト」です。Excelとあまり差のない機能を備えていますので、ここでは、Excelで作成していた実際に運用実績のあるExcelシートと同じシート(交通費精算書)をスプレッドシートで作成して、Excelとの違いや互換性、その使い方について解説します。

[ 作成するExcelフォーム ]

介護施設での立て替えた交通費の精算書です。デイサービスの送迎車を除いて社有車は少ない為、移動は自家用車を利用することが多く、このシートに記入して頂き精算します。

[ 完成したスプレッドシートのフォーム ]

細かな調整(幅を合わせたりetc)は行っていませんが、Excelと同じに作成することができます。

ヘッダーの作成

新しいシートの作成

シート起動後は、Googleドライブ内の「マイドライブ」に自動保存されます。続きから編集する際は、マイドライブ内の任意のシートをクリックすると、前回保存した状態から作業を開始することができます。

表題の編集

表題は「交通費精算書」とします。この表題がスプレッドシートのファイル名となります。

文字の大きさの変更

デファルトは、Arialの10pとなっていますので、25pとします。

セルの結合

「交通費清算書」の文字をセルEとセルFを合わせて結合します。
セルをドラッグ＆ドロップして「横方向に結合」をクリックします。

結合されました。

タイトル文字の配置調整

セル内の文字の配置を調整します。「目的・目的地」は縦2行でセルを併合しています。

垂直方向に中央寄せ

水平方向に中央寄せ

ボディの作成

セル幅の調整

№、月、日のセルは幅が広すぎる為、セル幅を狭くして幅を揃えます。

列A,B,Cのサイズを変更

幅を変更したい列を右クリックしてメニューを開き、「列A・Cのサイズを変更」をクリックします。

列サイズの入力

こごては、30pと入力します。

セル幅を拡げる

(自家用車,バスetc)の文字列がセルをはみ出していますので、セル幅を拡げて収まるようにします。

枠線を引く。

枠線の対象範囲を選択

対象のセルを選択します。

枠線の選択

枠線の完成

セルに対角線を引く

入力しないセルに対角線を引きます。Excelでは「セルの書式設定」から「罫線」で対角線を引くことができましたが、スプレッドシートでは、次の2つの方法で行います。

画像を貼り付ける方法

図形描画の選択

斜線を描画

斜線を描画して「保存して終了」をクリックします。

描画した画像の貼り付け

SPARKLINE関数を使う方法

セルにSPARKLINE関数を入力します。「=SPARKLINE({1,0})」で右下がりの斜線、「=SPARKLINE({0,1})」とすると右上がりの斜線になります。
注意:
線の太さはlinewidthオプションで指定します。線の色はフォント色の変更と同じ方法でできます。
例:=SPARKLINE({1,0},{“linewidth”,3})」とすれば3ポイント(太め)になります。

セル色の変更

「塗りつぶしの色」の選択

対象のセルの選択して、「塗りつぶしの色」をクリックします。

色の選択

部署名(プルダウンリスト)の挿入

「部署名」及び「移動区分」は、プルダウンリストを設定します。

「データの入力規則」のクリック

スプレッドシートでプルダウンを作成したいセルを選択して、「データ」→「データの入力規則」をクリックします。

「+ルールを追加」をクリック

画面右上の「+ルールを追加」をクリックします。

選択肢の入力

プルダウンリストの選択肢として、「HAPPY1号館」「HAPPY2号館」「本部」を設定します。

詳細オプションの設定

詳細オプションで、表示スタイルを選択できます。

ここでは、「矢印」を選択しました。

片道/往復(チェックボックス)の挿入

作成する元シートにはチェックボックスはありませんが、「片道/往復」をチェックボックスで選択できる様にしてみます。スプレッドシートにチェックボックスを作成する方法は、2つあります。「挿入からチェックボックスを作成する方法」と「データの入力規則からチェックボックスを作成する方法」の2つです。前者の方が、簡単にチェックボックスを作成することができます。